Ang mga administratibong katulong at mga sekretarya ng club ay maaaring mag-imbak ng mga minuto ng pagpupulong sa iba't ibang paraan. Pinakamainam na magkaroon ng elektroniko at isang hard copy upang ang isa ay magsisilbing back-up para sa isa kung ang isang kopya ay mawawala o di-sinasadyang sira.
Pag-save ng File sa Elektroniko
I-save ang mga minuto ng pagpupulong sa iyong computer sa parehong lokasyon kapag ang iyong organisasyon ay may isang pulong. Bigyan ito ng katulad na pangalan ng file sa bawat oras upang madaling hanapin ang eksaktong file na kailangan mo sa hinaharap. Halimbawa, maaari kang maging pamagat ng hindi pangkalakal na pulong ng board na "Board_Minutes_21 Abril 2011," at pagkatapos ay sa susunod na buwan i-save ito bilang "Board_Minutes_20 Mayo 2011." Kung mayroon kang iba't ibang mga tipanan upang subaybayan ang mga minuto para sa, i-save ang bawat isa sa ibang folder. Ang isa ay maaaring may label na "Mga Pulong ng Lupon" at isa pang "Mga Pulong sa Kolehiyo," na parehong iniingatan sa isang "Mga Pagpupulong" na folder sa iyong computer.
Online Storage
I-save ang iyong mga minuto gamit ang isang online na serbisyo sa imbakan ng dokumento. Ang mga serbisyong ito ay kadalasang naniningil ng bayad, ngunit kung bumaba ang iyong computer o server, maaari mong ma-access ang Internet mula sa ibang lokasyon at kunin ang iyong mga file.
Mga presyo
Ang mga kompanya ng online na imbakan ay maaaring mag-alok ng isang libreng panahon ng pagsubok para sa iyo upang masubukan ang kanilang produkto. Ang LiveDrive, halimbawa, ay nag-aalok ng dalawang linggo na libreng pagsubok at naniningil ng $ 6.95 bawat buwan para sa isang computer na naka-back up at $ 16.95 bawat buwan para sa hanggang tatlong computer upang mag-back up online, sa Abril 2011. Ang parehong mga plano ay may walang limitasyong bandwidth (halaga na maaari mong mag-upload at mag-download). May 15-araw na libreng pagsubok ang Elephant Drive. Nag-aalok ito ng isang indibidwal na plano na may hanggang sa 100 GB ng imbakan para sa 2 mga computer para sa $ 9.95 bawat buwan o $ 99.50 bawat taon. Saklaw ng plano ng pamilya ang hanggang sa limang mga aparato, may hanggang sa 500 GB na imbakan para sa $ 19.95 bawat buwan, o $ 199.50 bawat taon.
Hard Copies
Mag-print ng isang kopya ng mga minuto ng pagpupulong. Maglagay ng mga divider na may label na may buwan at taon ng mga pagpupulong sa isang panali. Ipasok ang kopya ng mga minuto sa tamang bahagi ng buwan at taon. Habang punan ang iyong mga binder, lagyan ng label ang gulugod sa taon ng mga minuto sa loob, at magsimula ng isang bagong panali. Isaalang-alang ang pag-iingat ng dalawang mahigpit na kopya ng iyong mga minuto ng pagpupulong na nakaimbak sa dalawang lokasyon kung sakaling may mangyayari sa isa sa mga ito.
