Ang mga cash disbursements ay kung paano ang isang organisasyon, tulad ng isang negosyo o ahensiya ng pamahalaan, ang namamahala sa paggamit nito ng mga pondo. Ang mga diskwento ay ginawa sa iba't ibang lugar ng negosyo o iba't ibang mga account na itinakda para sa mga benepisyo ng empleyado at iba pang gamit. Ang mga organisasyon ay bumuo ng mga panloob na kontrol, o mga patakaran at regulasyon na nilikha sa sarili, para sa pagbubukod ng pera sa ganitong paraan. Ang mga naturang panloob na kontrol ay karaniwang kinakailangan para sa samahan upang gumana, ngunit may mga likas na kahinaan na dapat tandaan ng mga pinuno ng samahan.
Mga Hindi Kontroladong Kontrol
Ang mga panloob na kontrol ay nilikha at nagpasya sa pamamagitan ng negosyo, karaniwan sa pamamagitan ng isang lupon ng mga direktor para sa isang korporasyon ngunit sa pamamagitan ng mga lider sa lahat ng uri ng mga organisasyon. Ang mga desisyong ito ay hindi laging angkop. Ang mga kontrol ay maaaring masyadong malala sa ilang mga lugar, na nagiging sanhi ng mga alalahanin sa seguridad, at masyadong mahigpit sa iba, na humahantong sa mga pagkaantala sa oras at hindi naaangkop na pagpopondo. Ito ay isang dahilan kung bakit maaaring magpasiya ang mga organisasyon na mag-audit para sa mga panloob na kontrol, upang makakuha ng isang opinyon sa labas.
Nawawalang Kontrol at Tukoy na mga Kalagayan
Kung ang mga panloob na kontrol ay hindi kinokontrol ng isang awtoridad sa labas, mayroon ding pagkakataon na ang ilang kinakailangang mga kontrol ay maaaring lumaktaw. Halimbawa, ang isang organisasyon ay maaaring magkaroon ng detalyadong mga kontrol para sa mga cash disbursement para sa normal na mga proyektong pangnegosyo, ngunit maaaring mawalan ng pagdating sa mga pagbabayad para sa isang bagong programa ng grant lamang dahil ang mga tuntunin ay hindi nilikha para sa pangyayari na iyon. Ang gayong mga bulag na lugar ay maaaring humantong sa mga problema sa hinaharap sa mga kakulangan ng mga kontrol.
Pananagutan
Ang pananagutan ay tumutukoy sa seguridad ng mga panloob na kontrol at ang kanilang kakayahang mapaglabanan ang maling pag-uugali at maling paggamit. Kapag nakikitungo sa malalaking cash disbursements, ang paglustay at iba pang mga uri ng pagnanakaw o pandaraya ay posibilidad. Ang mga panloob na kontrol na may mga may kapintasan na sistema ng pagsubaybay (tulad ng kawalan ng pag-log in sa system) o iba pang mga isyu ay may mahinang mga tungkulin sa pananagutan. Lumilikha sila ng mga puwang na maaaring maging sanhi ng isang kumpanya na mawalan ng pera sa pamamagitan ng walang prinsipyo na pag-uugali.
Mga Patuloy na Mga Isyu sa Pagsasaayos
Ang pagbubukod ng pera ay bihirang ginawa sa parehong paraan para sa buong buhay ng isang samahan. Ang mga sistema at proseso ng pag-apruba ay nagbabago sa hugis ng organisasyon at sa pagbuo ng bagong teknolohiya. Maaaring baguhin ng mga panukalang seguridad ang mga channel kung saan gumagalaw ang cash. Ang mga bagong regulasyon ng pamahalaan ay maaaring magdagdag ng higit pang mga hakbang. Ngunit ang mga panloob na kontrol ay hindi maaaring magbago nang mabilis, na nag-iiwan ng isang organisasyon na nahihirapan habang sinusubukan nito na matugunan ang mga bagong kinakailangan sa mga diskarte sa lipas na sa panahon.
