Maraming tao ang hindi magbabasa ng mga tagubilin maliban bilang isang huling paraan. Kapag nabasa na ng mga tao ang mga ito, nakatutulong lamang ang mga ito kung nakasulat ang mga ito sa malinaw at madaling salita. Kapag naintindihan mo ang iyong tagapakinig, magiging mas handa ka na magbigay ng panimula, na sinusundan ng mga tagubilin.
Pag-aralan ang Iyong Madla
Ang mga tagubilin ay karaniwang nagsasabi sa isang mambabasa kung paano gumawa, magtayo, magpatakbo o magpanatili ng isang produkto o pamamaraan. Una, kwalipikado ang iyong nilalayon na madla upang malaman kung gaano kahusay ang nauunawaan nila ang paksa. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng mga tagubilin para sa mga bagong hires, dapat silang nakasulat sa simpleng wika, habang ang mga tagubilin para sa senior management ay maaaring magsama ng higit pang mga industriya ng wika. Gamitin ang wika na angkop sa mga mambabasa, at isama ang maraming mga detalye na kailangan nila upang maisagawa ang gawain.
Gumawa ng Panimula
Napakadalas ng mga mambabasa laktawan ang isang pagpapakilala ng pagpapakilala at lumipat pakanan papunta sa mga tagubilin. Ang isang paraan upang matulungan ang mga mambabasa na lumipat sa pamamagitan ng pagpapakilala ay upang makapagsulat ng isang paliwanag o dahilan para sa mga tagubilin sa isang listahan na may bilang sa halip na form ng talata. Ang mga mambabasa ay mas malamang na suriin ang listahan. Isama ang layunin ng mga tagubilin, kung sino ang dapat basahin ang dokumento at kung ano ang kasama nito, bawat isa ay sa ilalim ng isang hiwalay na heading. Ang pagpapakilala na ito ay nagbibigay din sa mga mambabasa ng isang pahiwatig kung ano ang hindi sakop.
Gumamit ng Aktibong Boses
Iwasan ang paggamit ng tinig na tinig, tulad ng "Ang puting kawad ay dapat na ipasok sa plug A." Sa halip, isulat ang pagtuturo bilang mga utos na nangangailangan ng aktibong boses, tulad ng "Ipasok ang puting wire sa plug A." Nagsusulat ka man ng listahan, isang salaysay o isang buklet, magbuwag ng matagal na mga pangungusap na may maraming hakbang sa maikling mga tagubilin na nakalista sa ilalim ng mga heading. Buwagin ang mga pangungusap na kasama ang salitang "at" sa mas maiksing magkakahiwalay na mga pangungusap. Sa halip na magsulat "Ang cable ay dapat na spliced at ilagay sa pulang labasan," sumulat ng dalawang mga pangungusap na nagsisimula sa mga pandiwa ng pagkilos, tulad ng "Magdugtungin ang cable. Ilagay ang spliced cable sa pulang outlet. "Ang isang malinaw, naka-bold heading ay maaaring sabihin ng isang bagay tulad ng" Hook Up the Wires."
Paghiwalayin ang mga Pagkilos mula sa Paliwanag ng Impormasyon
Kadalasan, kailangan din ng mga tagubilin ang mga paliwanag. Isulat ang mga paliwanag sa isa sa dalawang paraan. Bold ang aktwal na mga tagubilin upang tumayo sila, o magbigay ng mga paliwanag sa isang magkahiwalay na haligi para sa sanggunian. Ang isang taktika ay ilagay ang mga hakbang sa isang bahagi ng dokumento, kasama ang mga paliwanag sa isang maikling talata sa isang haligi sa tabi-tabi. Ang isa pa, mas epektibong paraan ay ang naka-bold sa aktwal na mga tagubilin at kumpletuhin ang hakbang sa pamamagitan ng pagsusulat ng paliwanag. Halimbawa, "Pindutin ang pulang butones para sa tatlong segundo (naka-bold). Papayagan nito ang liwanag upang maisaaktibo."
