Ang mga nakasulat na direktiba sa mga empleyado ay kadalasang higit na nakakatulong kaysa sa mga tagubilin sa salita. Ang isang sulat na naglalaman ng mga detalye ng isang bagong patakaran o pamamaraan ay nagbibigay ng mga empleyado ng isang dokumento para sa sanggunian sa hinaharap. Bilang karagdagan sa pagtulong sa kanila na matandaan kung paano sumunod sa isang bagong pamamaraan, ang isang direktibong liham ay tinutupad ang legal na kahilingan sa pagbibigay ng opisyal na abiso ng isang bagong patakaran na inuutos ng batas. Halimbawa, noong unang bahagi ng 2011, maraming mga lungsod ang nagtatag ng mga paninigarilyo na nakakaapekto sa mga negosyo sa lugar. Responsibilidad ng employer na ipaalam sa mga manggagawa kung paano sumunod sa bagong patakaran sa paninigarilyo.
Ipasok ang letterhead ng kumpanya sa iyong printer. Ang direktiba na ito ay isang opisyal na abiso, at ang letterhead ay magpapatibay sa pormal na kalikasan ng impormasyon.
I-type ang buong petsa. Dapat mong palaging isama ang petsa sa isang direktiba dahil itinatatag nito ang oras ng abiso. Laktawan ang isang linya.
I-type ang pangalan ng tatanggap at ang kanyang address kung ang direktiba ay papunta lamang sa isang tao. Kung ito ay isang kumot na sulat sa lahat ng empleyado, alisin ang pangalan at address.
I-type ang "Mahal na pinahahalagahang empleyado" na sinusundan ng isang colon kung ang sulat ay papunta sa lahat ng empleyado. Mag-type ng isang tiyak na pangalan kung ito ay papunta sa isang tao.
Simulan ang sulat na may direktang pahayag kung ano ang tungkol sa mga tagubilin. Bigyan ang mga kaugnay na detalye tungkol sa patakaran o pamamaraan, tulad ng kung kailan ito magkakabisa at kung sino ang apektado ng patakaran.
Ilista ang mga hakbang para sa pagkumpleto ng gawain o para sa pagsunod sa bagong patakaran. Gumamit ng malinaw, madaling-read na wika na maaaring sundin ng mga empleyado.
Ipaliwanag kung paano makikinabang ang bagong patakarang ito sa (mga) tatanggap at magpasalamat sa kanilang pakikipagtulungan. Ipaliwanag kung ano ang mangyayari kung pinipili ng empleyado na huwag sumunod sa direktiba.
Bigyan ang anumang naaangkop na deadline o impormasyon ng contact sa huling talata. Ilarawan ang pamamaraan para sa pagsusuri ng pagsunod ng mga empleyado, kung naaangkop. Mag-alok na sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring makuha ng mga tatanggap.
Isara ang sulat sa pamamagitan ng pag-type ng isang magalang pagsasara at pag-type ng iyong buong pangalan at pamagat. Mag-sign sa itaas ng iyong nai-type na pangalan.
Ipabasa sa isa pang superbisor ang sulat upang matiyak na hindi mo napalampas ang anumang impormasyon.
Ipadala ang (mga) titik. Kung ang direktiba ay resulta ng isang pagbabago sa isang batas, isaalang-alang ang paghiling ng kumpirmasyon ng pirma mula sa (mga) tatanggap upang patunayan na ang direktiba ay natanggap.
