Ang pagpupulong ng isang pulong ay hindi laging madali. Ang mga tao ay kilalang-kilala dahil sa hindi paggastos sa mga pagpupulong, paglaktaw at hindi nagbigay ng pansin kapag sila ay dumalo. Kung kailangan mong humantong sa isang pagpupulong, ang pagpapatupad ng ilang mga hakbang na pangkaraniwan ay tiyakin ang konklusyon sa iyong mga dadalo na ang iyong pagpupulong ay kapaki-pakinabang at epektibong pinangungunahan.
Ipahayag ang petsa at oras ng pulong nang maaga nang maaga upang mapanatiling malinaw ng mga dadalo ang kanilang mga iskedyul. Gayundin, magpadala ng isang paalala sa email sa araw bago. Sa wakas, isang pahayag sa intercom 15 minuto bago ay kapaki-pakinabang. Pinabababa nito ang posibilidad ng sinuman na nalilimutan na dumalo.
Magsimula sa oras. Ito ay nagpapakita ng paggalang sa mga hindi tamang panahon. Kilalanin ang mga latekomer na may tumango, kung sa lahat. Ang pagbanggit ay hindi dapat gawin ng pagkahuli sa pulong.
Susuriin ang iyong teknolohiya nang maaga at tiyaking lahat ay nagtatrabaho. Wala nang mas masahol pa para sa mga dadalo kaysa sa panoorin mong labanan sa iyong laptop na link sa loob ng 15 minuto.
Magkaroon ng agenda, panatilihing maikli hangga't maaari at manatili dito. I-email ang agenda sa isulong upang madama ng mga dadalo ang tungkol dito. Sa pagpupulong, kung ang isang tao ay nakaligtaan mula sa adyenda, sabihin, "Pag-isipan natin ang paglalagay ng pag-aalala sa agenda para sa susunod na pagpupulong."
Siguraduhin na ang layunin ng iyong pagpupulong ay napakalinaw. Ang agenda ay dapat makatulong sa mga ito ngunit kailangan mo upang higit pang linawin. Tiyaking nauunawaan kung ang iyong layunin ay upang malutas ang problema, talakayin ang mga pagpipilian o magsagawa ng pagsasanay. Siguraduhing alam ng lahat kung bakit naroroon ang mga ito.
Tandaan na ang mga tao ay natututo sa iba't ibang paraan. Gumamit ng iba't ibang media - visual, pandinig, kahit pisikal na gawain - upang ihatid ang iyong mga puntos.
Hilingin sa mga tao na isulat ang anumang mga karagdagang ideya na may kaugnayan sa paksa at iwanan ang mga ito sa isang stack sa kanilang paraan sa pagtatapos ng pulong. Mamaya, bigyan ang bawat dadalo ng isang hard copy ng pulong minuto o sa halip ng email.
Mga Tip
-
Kung ang pulong ay mas mahaba kaysa sa 30 minuto, isaalang-alang ang paglalagay ng ilang mga tsokolate sa mga talahanayan para sa mga dadalo.
Babala
Iwasan ang pagkuha ng paksa. Ito ay isa sa mga pangunahing dahilan na ang mga tao ay nararamdaman ang mga pagpupulong ay isang pag-aaksaya ng panahon.