Mahalaga na magsulat ng isang ulat ng data na epektibong ipapaalam ang paksa sa abala na mga executive na mayroon lamang ilang minuto upang mapasa ang iyong ulat. Ang isa sa mga pangunahing bagay na isasama ay isang visual na representasyon ng pinakamahalagang data, tulad ng mga tsart at mga graph. Dapat mo ring panatilihing maikli ang wika at walang pananalita.
Pangkalahatang-ideya ng Pagsusulat ng isang Magandang Ulat ng Analytical
Ang unang hakbang ay upang balangkasin ang ulat ayon sa anumang mga patnubay na kailangan mong sundin. Ang bawat kumpanya ay karaniwang may sariling format para sa pagsusulat ng mga ulat, at dapat mong sundin ang format ng iyo. Ang balangkas na ito ay karaniwang magbibigay sa iyo ng isang roadmap na susundan habang isinusulat mo ang ulat at sana ay makakatulong sa iyo na makitungo sa anumang bloke ng manunulat na maaaring lumitaw mamaya sa linya. Dapat mong i-craft ang iyong ulat upang ipaliwanag at pag-aralan ang lahat ng data at ang mga konklusyon na naabot sa isang madaling-read na format. Kung mahaba ang iyong ulat, maaari mo ring isama ang isang talaan ng mga nilalaman.
Isaalang-alang ang Visual Aspect
Ang data, sa sarili nito, ay maaaring abstract at mahirap na ilagay sa konteksto. Kaya, dapat kang maging mapagbigay sa iyong paggamit ng mga tsart, mga graph at mga talahanayan upang ilarawan ang mga resulta ng iyong pagsusuri. Kung kinakailangan, maaari mong isama ang mga sanggunian sa teksto upang ipaliwanag ang mahahalagang graphics. Dapat malaman ng iyong mambabasa kung ano ang pinakamahalaga sa bawat graphic, at kaya dapat mong i-highlight ito, sa halip na ilarawan lamang kung ano ang nakikita. Gayundin, siguraduhin na ang iyong mga sanggunian ng teksto ay malapit sa graphics na reference nila, upang ang iyong mga mambabasa ay maaaring gumawa ng koneksyon sa pagitan ng dalawa.
Gumawa ng isang Magaspang na Draft
Kapag tapos ka na sa isang outline, lumikha ng isang magaspang draft na kasama ang pinaka-mahalagang impormasyon, nakabalangkas ayon sa balangkas. Ang mga teknikal na detalye ay hindi mahalaga ngayon; maaari silang idagdag sa ibang pagkakataon. Ang ideya ay upang isama ang pinakamahalagang impormasyon muna upang ang mambabasa ay makakahanap ng madali kapag natanggap nila ang iyong ulat. Tandaan na marami sa iyong mga mambabasa ay abala. Gayundin, tandaan na mag-ingat sa iyong paggamit ng hindi maintindihang pag-uusap, iwasan ito hangga't maaari.
Ang Executive Summary at Abstract
Kahit na lumitaw ang mga ito sa simula ng iyong ulat, ang buod ng eksperimento at abstract ay ang huling aspeto na iyong isusulat. Ang dalawang seksyon ay kumakatawan sa isang buod ng ulat, na nagpapakita ng mahahalagang konklusyon ng ulat. Iyan ang dahilan kung bakit isinusulat mo ang mga ito.
Ang buod ng tagapagpaganap ay may sariling kabuluhan sa isang ulat ng pagtatasa ng data. Ang dahilan kung bakit ito ay tinatawag na isang buod ng tagapagpaganap ay na ito ay isang buod para sa mga executive ng kumpanya. Ang mga ito ay malamang na abala sa mga tao na walang oras upang mabasa sa buong ulat, sa paglipas ng lahat ng mga mas pinong detalye. Dapat mong subukan, hangga't maaari, upang makuha ang mga kapansin-pansin na mga punto ng ulat sa buod ng tagapagpaganap, tulad ng layunin, ang mga pangunahing punto ng datos at ang konklusyon. Maging hangga't maaari at isama lamang ang pinakamahalagang punto. Kung agad na maunawaan ng mga executive kung ano ang ulat, sa pamamagitan lamang ng pagbabasa ng buod ng tagapagpaganap, pagkatapos ay nagawa mo na ang iyong trabaho.
Gumawa ng Mga Pagbabago
Baguhin ang pagsusuri ng iyong data nang maraming beses hangga't kailangan mo, siguraduhing maisaayos ang impormasyon sa isang lohikal na magkakaugnay na paraan. Iwasan ang napakalaki, nakakainip na mga talata at gumamit ng puting espasyo upang gumawa ng ulat na aesthetically nakakaakit. Ang kasalukuyang itinakdang impormasyon bilang mga tsart. At, sa wakas, iwasan ang paggamit ng tinig na tinig sa buong panahon.
