Ang mga kumpanya ay madalas na lumikha ng mga kahilingan para sa mga panukala (RFPs) kapag mayroon silang mga proyekto na nais nilang makumpleto. Ang isang RFP ay isang kahilingan para sa mga kontratista na mag-bid sa mga proyektong pinaplano ng mga kumpanyang ito. Ang isang RFP ay nagsasaad ng paglalarawan ng proyekto, mga kwalipikasyon, impormasyon ng tiyempo at iba pang mga detalye tungkol sa proyekto. Ang mga kontratista ay tumatanggap ng RFP at dapat malaman kung gusto nilang lumikha ng isang panukala para sa trabaho. Ang kumpanya na nagbigay ng RFP ay tumatanggap ng mga panukala hanggang sa isang tiyak na petsa at pagkatapos ay pipili ng isang kontratista upang ibigay ang proyekto sa.
Ilarawan ang iyong kumpanya. Ang unang hakbang sa paglikha ng isang RFP ay upang ilarawan ang iyong kumpanya. Sabihin ang haba ng oras na ito ay nasa negosyo, ang mga produkto o serbisyo na inaalok nito at iba pang mga detalye na naglalarawan sa kumpanya.
Sabihin ang paglalarawan ng proyekto. Ilarawan nang detalyado kung ano ang iyong hinahanap. Isama kung ano ang proyekto, ang lokasyon ng proyekto at ang layunin nito. Ilarawan ang mga tungkulin ng proyekto at ang mga layunin ng proyekto.
Mga pagtutukoy sa balangkas. Magbigay ng tumpak na detalye tungkol sa proyektong ito. Mahalagang magbigay ng kontratista ng pag-bid ang lahat ng impormasyong kailangan nila upang matagumpay na makumpleto ang isang masusing, tumpak na panukala para sa trabaho.
Sabihin ang deadline. Mga detalye ng alok tungkol sa timeline ng proyekto. Estado kapag inaasahan mong simulan ang proyekto at ang petsa na dapat itong makumpleto. Magbigay ng petsa ng deadline para sa pagsusumite ng mga panukala ng mga kontratista na pipili na mag-bid sa trabaho.
Ilarawan ang mga paraan para sagutin ng mga kontratista. Magbigay ng mga tagubilin sa mga kontratista na nagpapaalam sa kanila kung saan ipapadala ang kanilang mga panukala at ang mga katanggap-tanggap na pamamaraan. Mas gusto mong matanggap ang mga ito sa pamamagitan ng koreo o maaari mong piliin na tanggapin ang mga fax o email na naglalaman ng mga panukala. Isama ang isang pangalan ng contact at numero ng telepono upang payagan ang mga kontratista na tumawag para sa karagdagang impormasyon tungkol sa proyekto o upang masagot ang mga tanong.
Ipaliwanag kung paano mapili ang nagwagi ng proyekto. Isama ang mga pamantayan na gagamitin mo upang gawin ang desisyon kung aling kumpanya ang mag-upa. Ilarawan ang mga bagay na may malaking kahalagahan kasama ang kahalagahan ng mga kontratista na nagpapadala ng kumpleto, tumpak na mga panukala at pagpapadala ng mga ito sa pamamagitan ng mga deadline.
