Kapag ang mga organisasyon o mga ahensya ng gobyerno tulad ng mga lungsod at mga county ay nangangailangan ng mga kalakal o serbisyo, nais nilang makuha ang posibleng pinakamahusay na pakikitungo. Upang makuha ang pinakamahusay na bargain, nag-isyu sila ng mga dokumento ng paghingi ng tawad na tinatawag na kahilingan para sa mga panukala (RFP), humiling ng mga quotes (RFQ) o kahilingan para sa mga bid (RFB). Ang mga legal na dokumento na ito ay nag-aanyaya sa mga kumpanya na mag-bid sa pagbibigay ng mga kalakal o serbisyo na hiniling. Kapag kailangan ang mga materyales na ito nang mabilis, maaaring matanggap lamang ang mga bid sa loob ng ilang araw. Kung ito ang kaso, ang mga organisasyon o mga ahensya ng gobyerno ay maaaring humiling ng mga bidders na kumpletuhin at magpasok ng memo ng bid sa halip na isang buong bid, na maaaring maraming mga pahina ang haba.
Isulat ang numero ng bid sa kahon o sa linya na may label na "Bid Number." Inaabisuhan nito ang organisasyon o ahensya ng gobyerno na humihiling ng mga bid nang eksakto kung anong proyekto ang iyong hinihiling. Isama ang petsa na iyong pinupunan ang numero ng bid sa kahon o linya na may label na "Petsa."
Isulat ang pamagat ng bid sa kahon o sa linya na may label na "Pangalan ng Proyekto" o "Pamagat." Makikita ito sa front page ng mga dokumento ng paghingi. Isulat ang lokasyon ng proyekto sa kahon o sa linya na may pamagat na "Lokasyon." Kung ikaw ay nag-bid upang magbigay ng mga produkto, ang lokasyon ay kung saan ikaw ay naghahatid ng mga produkto sa.
Isama ang impormasyon ng iyong kumpanya. Mayroong mga kahon o linya upang isulat ang pangalan ng iyong kumpanya, numero ng telepono, address at ang pangalan ng pagsulat ng empleyado at pag-apruba sa bid.
Isulat ang uri ng trabaho na hiniling sa kahon o sa linya na may label na "Uri ng Trabaho." Halimbawa, kung nag-bid ka upang magbigay ng mga serbisyo sa pamamahala ng konstruksiyon, isulat ang "Pamamahala ng Konstruksyon."
Isulat kung ano ang ibibigay mo sa organisasyon o ahensiya ng pamahalaan sa ilalim ng seksyong "Kasama sa Trabaho". Para sa bawat serbisyo o produkto na ibinigay, isulat ang halagang iyong hinihiling na mabayaran sa ilalim ng seksyong "Bid Halaga" sa kanan ng seksyong "Kasama sa Trabaho". Kabuuang haligi ng "Halaga ng Bid" sa "Kabuuang Bid" na kahon o linya.
Kumpletuhin ang seksyong "Pagkilala sa Addenda". Ang mga dagdag na ibinibigay ng mga organisasyon o mga ahensya ng pamahalaan kapag may pagbabago sa mga dokumento ng paghingi. Isama ang bilang ng mga addenda sa seksyon na ito at ang petsa na ibinigay. Ang impormasyong ito ay matatagpuan sa indibidwal na addendum. Hindi laging idinagdag ang addenda; iwanan ang seksyon na ito kung walang addenda.
