Ang mga transaksyon sa accounting ay hindi naitala sa isang cash base ngunit sa isang accrual na batayan. Nangangahulugan ito na ang transaksyon ay nangyayari kapag ito ay tumatagal ng lugar, hindi kinakailangan kapag ang pera ay ipinagpapalit. Ang resibo o pagbabayad ng cash ay maaaring isang hiwalay na transaksyon mula sa kung kailan ibinebenta ang mga kalakal, binili o binayaran ng isang empleyado. Ang bawat transaksyon ay naitala sa isang journal, o libro, at pana-panahon ang isang negosyo ay nais na isara ang mga aklat na ito upang makita kung paano ito gumaganap.
Accrual Accounting
Ang isang panahon ng accounting ay karaniwang isang buwan, isang-kapat o taon. Kinikilala ng akrual accounting ang mga transaksyon sa panahon kung saan nakakaapekto ito sa alinman sa kita o gastos. Halimbawa, ang mga materyales ay maaaring binili sa isang buwan ngunit hindi binabayaran hanggang sa susunod na buwan. Gayunpaman, kailangan nilang makilala sa mga unang buwan na gagamitin upang lumikha ng mga kalakal na ibenta para sa kita. Kapag binabayaran sila, magkakaroon ng hiwalay na transaksyon.
Ano ang Transaksyon?
Ang isang transaksyon ay anumang kaganapan na nagaganap sa isang negosyo at may epekto sa pera. Ang pagbili ng mga supply, ang pagbebenta ng mga kalakal at isang empleyado na nagtatrabaho at kumita ng suweldo ay lahat ng mga halimbawa ng mga transaksyon sa negosyo. Ang bawat isa ay kailangang maitala sa angkop na journal na may isang debit at isang credit entry para sa parehong halaga. Ang pag-debit ng isang account sa pangkalahatan ay idaragdag dito. Upang kredito ay alisin ang halaga mula dito.
Ang Pangkalahatang Ledger
Kapag ang mga transaksyon ay naitala sa kanilang naaangkop na mga journal, ang mga ito ay naitala sa general ledger. Ito ay pinakamadaling mag-isip ng pangkalahatang ledger bilang detalyadong ulat ng mga pang-araw-araw na transaksyon. Ang mga transaksyong ito ay naitala nang magkakasunod.
Pagsara sa Mga Aklat
Sa pagtatapos ng isang cycle ng accounting, ang mga libro ay kailangang sarado upang magsimula ng isang bagong cycle. Ang pagsasaayos ng mga entry sa journal ay kailangang gawin upang i-record ang anumang mga halaga na naipon para sa panahon na hindi pa nakalista at upang alisin ang anumang ipinagpaliban na mga item. Ang pagsara ng mga entry sa journal ay kailangang gawin upang mapupuksa ang mga account ng kita at gastos, na tumutukoy sa mga halaga sa kita at natitirang kita.
Iba Pang Mga Dahilan na Isara ang Mga Aklat
Kapag ginawa ang pagsasara ng mga entry, ang mga halaga ay naitala sa kita at natitirang kita. Nakakatulong ito na lumikha ng mga pinansiyal na pahayag para sa negosyo upang masukat ang pangkalahatang pagganap nito. Mayroong tatlong pangunahing uri ng mga pampinansyang pahayag: ang balanse, ang pahayag ng kita at ang pahayag ng mga daloy ng salapi. Ang isa pang dahilan upang isara ang mga libro ay upang makita ang mga pagkakamali. Ang pagdaragdag ng sama-sama ng mga debit at kredito ay magpapakita ng anumang mga pangunahing error dahil ang mga kabuuan ay dapat laging tumutugma.
