Ang mga pamamaraan sa pagpapareserba ng serbisyo sa pagtutustos ng pagkain ay nagpoprotekta sa vendor at sa client. Ang mga Vendor ay nagsisiguro na ang mga kliyente ay susundin sa pamamagitan ng kanilang pangako sa pamamagitan ng pagkakaroon ng kliyente na kumpirmahin ang petsa, ang bilang ng mga bisita, ang menu at iba pang mga detalye ng kaganapan. Tinitiyak ng mga kliyente na ang petsa ng kanilang pagdiriwang ay nakumpirma sa pamamagitan ng pagtatapos ng mga deadline ng pagbabayad at sa pakikipag-usap din sa kanilang mga karagdagang pangangailangan sa mga tauhan ng banquet.
Pagpupulong at Pagsusuri sa Kontrata
Ang isang serbisyo sa catering ay may paunang pagpupulong at pagsusuri ng isang kontrata sa isang prospective na customer bilang bahagi ng mga pamamaraan ng booking. Susuriin ng kinatawan ng isang sales ang mga tuntunin at kondisyon pati na rin ang lahat ng aspeto ng proseso ng booking habang tinatalakay din ang mga gastos. Ang mga lagda mula sa mga kliyenteng booking ay kinakailangan at nasaksihan. Ang kontrata ay ibinibigay sa client at ang isang kopya ay pinananatiling ng vendor.
Deposito
Karaniwang kinakailangan ang isang deposito kapag nag-order ng mga serbisyo ng pagtutustos ng pagkain.Maaaring kailanganin ang isang deposito upang magkaroon ng isang petsa at partikular na lugar; depende sa vendor, ang deposito na ito ay maaaring kailanganin bago pa napirmahan ang isang kontrata at maaaring lumagda ang kontrata sa ilang sandali pagkatapos. Ang mga kopya ng mga resibo para sa mga pagbabayad na ibinigay ay ibinigay sa client.
Bayad sa Pagkansela
Ang mga deposito ay hindi karaniwang ibinalik ngunit maaaring ibayad ang mga bayarin sa pagkansela. Ang bayad sa pagkansela ay sisingilin kung ang isang kaganapan ay ipinagpaliban. Ang iba pang mga patakaran at pamamaraan ng booking ay maaaring binuo para sa mga sitwasyon kung saan nais ng isang kliyente na ilipat ngunit hindi ipagpaliban ang isang petsa. Ang bayad ay maaaring ibibigay para sa mga pagbabago sa petsa. (ref 2)
Oras ng Pagkain
Ang isa pang pamamaraan ay ang pagtatakda ng mga deadline para sa pangwakas na mga order sa pagkain. Kahit na ang isang kontrata at iba pang mga pamamaraan ay magdikta ng mga gastos, deposito at mga kinakailangan sa pagkansela, ito ay palaging isang bahagi ng proseso upang magtakda ng isang deadline kapag ang huling bilang ng mga kinakailangang pagkain at inumin ay ibinibigay sa kumpanya ng catering. Ang mga kasal, partido, kombensiyon at mga palabas sa kalakalan ay nagsusumite ng kanilang mga huling bilang tatlong araw bago ang mga pangunahing kaganapan; Nagbibigay din sila ng mga update sa mga espesyal na pangangailangan sa pagkain tulad ng mga pagkain para sa mga may diyabetis, allergies o para sa mga bata.
