Parami nang parami ang mga kumpanya ay alinman outsourcing pamamahala ng proyekto o hiring mga propesyonal upang mahawakan ang gawaing ito. Gamit ang mga pagbabago sa industriya, maaari itong maging mahirap na makahanap ng mga kwalipikadong tao na nasa tuktok ng mga pinakabagong uso at estratehiya. Tanging 2.5 porsiyento ng mga organisasyon ang matagumpay na nakumpleto ang lahat ng kanilang mga proyekto. Ang isang nakapagtataka 70 porsiyento ng mga proyekto ay nabigo. Isinasaalang-alang ang mga numerong ito, maaari kang magtaka kung o hindi ito nagkakahalaga ng pagtanggap ng isang tagapamahala ng proyekto. Tulad ng lahat ng iba pa, may mga pakinabang at disadvantages upang isaalang-alang. Maaaring mabawasan ng isang skilled project manager ang iyong mga gastos, i-streamline ang pamamahala ng workflow at tulungan na palaguin ang iyong negosyo.
Pro na Pamamahala ng Proyekto
Kung nagpapatakbo ka ng isang maliit na negosyo o isang naitatag na samahan, maaaring hindi mo mahawakan ang lahat ng uri ng mga proyekto mula simula hanggang katapusan. Ang ilang mga proyekto ay sobrang kumplikado at may isang mahigpit na deadline o nangangailangan ng espesyal na mga kasanayan na hindi maaaring magkaroon ng iyong koponan. Ang isang kuwalipikadong tagapamahala ng proyekto ay makatutulong sa iyo upang maisaayos at mapamahalaan ang pinakamaraming oras na mga gawain. Ang isang nakaranas na tagapamahala ng proyekto ay mag-uudyok din sa iyong koponan, pamahalaan ang mga mapagkukunan, sukatin ang mga kinalabasan, magbigay ng feedback at maghanap ng mga paraan upang madagdagan ang kalidad at i-cut ang mga gastos o oras. Kabilang sa iba pang mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto ang mga pinahusay na pamamaraan sa pag-iiskedyul, pagtugon sa pagbabago, pinabuting komunikasyon, kontrol sa kalidad at pangangasiwa ng peligro.
Mahusay na Pagtatakda ng Layunin
Ang karamihan sa mga proyekto ay nabigo lamang dahil ang mga tagapamahala ay walang malinaw na layunin. Noong 2013, wala pang 1/3 ng lahat ng mga proyekto ang naihatid sa oras at sa loob ng inilalaan na badyet. Para sa kadahilanang ito, ang pagtatakda ng mga layunin sa SMART ay higit sa lahat. Ang mga layunin sa SMART ay tiyak, masusukat, matatamo, makatotohanang at makatipid sa oras. Iyan ang ibig sabihin ng acronym SMART. Ang mga layunin ng SMART ay matiyak na ang iyong mga proyekto ay inihatid sa oras na hindi lumalagpas sa badyet. Ang mga propesyonal na tagapamahala ng proyekto ay may kadalubhasaan at mga tool na kinakailangan upang lumikha ng mga pagtataya, pamahalaan ang mga gastos sa proyekto at tukuyin ang mga panganib sa kabuuan ng isang buong ikot ng buhay ng proyekto.
Pinahusay na Komunikasyon
Pinapayagan ng pamamahala ng proyekto ang mas mahusay na komunikasyon sa pagitan ng mga lider at iba pang empleyado na kasangkot sa proyekto. Ang mga nakaranas ng mga tagapamahala ng proyekto ay epektibo sa pamamahala ng mga stakeholder na kritikal sa tagumpay ng proyekto. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay nagpapanatili ng pagkakaisa ng koponan, pinapadali ang mga pagpupulong, humingi ng mga eksperto sa paksa, mga ideya sa pag-iisip at subaybayan ang feedback sa real-time. Ang komunikasyon ay madali ang pinaka-kritikal na aspeto ng anumang proyekto, at isang kinakailangang kasanayan para sa bawat propesyonal na proyekto.
Mas Dakilang Kasiyahan ng Customer
Ang mga proyekto ay maaaring maghatid ng mga bagong tampok at magbukas ng mga bagong serbisyo o produkto upang galakin ang mga customer, o maaaring mag-ambag ang mga proyekto sa pagbawas ng mga gastos para sa mga customer. Dahil ang mga pamamaraan sa pamamahala ng proyekto ay inuuna ang mga kadahilanan ng kalidad, tulad ng mga tampok na nais ng mga mamimili, ang mga kumpanya na may matagumpay na pamamahala ng proyekto ay nakakaranas ng higit na kasiyahan sa customer. Ito ay sinasalin sa mas maraming kita at paglago ng negosyo. Ang iyong organisasyon ay kilala para sa paghahatid ng mahusay na mga resulta.
Mataas na Antas ng Kadalubhasaan
Sa pamamagitan ng pagkuha ng isang proyektong manager o outsourcing na proyekto, ang iyong kumpanya ay makikinabang mula sa isang mataas na antas ng kadalubhasaan. Ang mga tao sa loob ng iyong organisasyon ay matuto ng mga bagong bagay at makakuha ng isang bagong pananaw na makakatulong sa kanilang propesyonal na paglago. Bukod pa rito, mapapalaya ng pamamahala ng proyekto ang iyong oras upang makapag-focus ka sa mga pangunahing aspeto ng iyong negosyo. Isang nakaranas na tagapamahala ng proyekto ang makakapagsalita sa proseso ng proyekto at pamahalaan ang lahat ng mga lugar ng proyekto kabilang ang mga tauhan at pagsunod.
Tumpak na Pagtatasa ng Panganib
Higit sa 75 porsiyento ng mga kumpanya ang walang kumpiyansa sa tagumpay ng proyekto. Ang labis na pagrerepaso, paggalaw ng saklaw, mahihirap na komunikasyon at di-malinaw na mga layunin ay kadalasang ang mga may kasalanan. Pinapayagan ka ng pamamahala ng proyekto na kumuha ng mga kinakailangang panganib at maglaan ng mga mapagkukunan nang mas mahusay. Matutukoy mo kung ano ang mga panganib bago pa magsimula. Sa ganitong paraan, maaari kang magplano para sa anumang mga problema sa maagang yugto at gumawa ng mas matalinong mga desisyon habang lumalabas ang mga panganib sa buong ikot ng buhay ng proyekto. Ang epektibong pamamahala ng peligro ay nagpapahintulot din sa iyo na sakupin ang positibong mga panganib o pagkakataon kapag lumabas sila.
Pamamahala ng Proyekto Cons
Kung ang isang tagapamahala ng proyekto ay walang tamang karanasan o kaalaman, may maraming mga problema na maaaring lumabas. Ang pagkawala ng mga mapagkukunan, mga problema sa pag-iskedyul, mga isyu sa seguridad at mga kontrahan sa interpersonal ay mga pangunahing disadvantages ng pamamahala ng proyekto. Karagdagan pa, ang iyong organisasyon ay maaaring magkaroon ng mataas na gastos sa pamamagitan ng outsourcing trabaho o sa pamamagitan ng pagkuha ng mga bagong empleyado upang makumpleto ang proyekto. Minsan, ang pamamahala ng proyekto ay maaaring makagambala sa iyong mga pang-araw-araw na operasyon o labis na mali.
Mataas na Gastos
Kung nag-hire ka ng isang proyektong manager, asahan mong mamuhunan sa software ng specialty. Ang mga programang ito ay maaaring magastos at mahirap ipatupad. Dahil ang iyong koponan ay gumamit din ng mga ito, maaaring kailanganin nila ang pagsasanay. Depende sa iyong mga pangangailangan, maaari mo ring mag-hire ng mga eksperto sa paksa o mga espesyalista upang tumulong sa isang proyekto. Kadalasan, magkakaroon ng push mula sa mga nagmamay-ari upang isama ang mga tampok na hindi pa pinlano nang una. Ang lahat ng mga isyung ito ay maaaring mabilis na magdagdag ng gastos ng isang proyekto.
Nadagdagang Pagiging kumplikado
Ang pamamahala ng proyekto ay isang kumplikadong proseso na may maraming yugto. Ang ilang mga eksperto ay may pagkahilig na kumplikado sa bawat proseso, na maaaring malito ang iyong koponan at magdulot ng mga pagkaantala sa paghahatid ng proyekto. Maaari rin silang maging matibay o tumpak sa kanilang mga plano, na lumilikha ng isang nakababahalang kapaligiran sa loob ng samahan. Karaniwan, ang mga proyekto na may malaking saklaw ay magiging mas kumplikado upang maihatid, lalo na kung walang koponan na nakatuon lamang sa pagtatrabaho sa proyekto. Maaaring mahulog ang mga miyembro ng koponan na may kapansanan sa kanilang pang-araw-araw na gawain, na nagdadagdag ng isang karagdagang layer ng pagiging kumplikado.
Communication Overhead
Kapag kumuha ka ng isang koponan ng pamamahala ng proyekto, ang mga bagong empleyado ay sumali sa iyong kumpanya. Nagdaragdag ito ng isang dagdag na layer ng komunikasyon at maaaring hindi laging tumutugma sa iyong kultura ng organisasyon. Iyon ang dahilan kung bakit inirerekomenda ng mga eksperto na mapanatili ang iyong koponan bilang maliit hangga't maaari Ang mas malaking koponan ay, mas mataas ang overhead ng komunikasyon. Kung minsan, ang isang malaking koponan ay kinakailangan para sa isang proyekto, kaya mahalaga na makahanap ng mga tagapamahala ng proyekto na may malakas na mga kasanayan sa komunikasyon sa kabuuan ng pagkakaiba-iba ng mga tao.
Kakulangan ng pagkamalikhain
Kung minsan, ang pamamahala ng proyekto ay umalis ng kaunti o walang silid para sa pagkamalikhain. Ang mga lider ng koponan ay nakatuon nang labis sa mga proseso ng pamamahala o nagtakda ng mas mahigpit na mga deadline, na pinipilit ang kanilang kawani na magtrabaho sa loob ng mahigpit na mga parameter. Maaaring mapahina nito ang malikhaing pag-iisip at makahadlang sa pagbabago na maaaring makinabang sa proyekto. Mahalaga para sa isang tagapamahala ng proyekto na malaman kung upang pukawin ang pagkamalikhain at kung kailan mahigpit na sundin ang plano ng proyekto.
Ang isang organisasyon ay maaaring lumago at makamit ang tagumpay nang walang isang proyektong pamamahala ng proyekto sa lugar. Gayunpaman, ang pagkuha ng isang dalubhasang propesyonal upang mahawakan ang mga aspeto ay maaaring magbukas ng mga bagong pagkakataon at tulungan ang iyong kumpanya na maabot ang mga layunin nito nang mas mabilis.
