Kapag ang isang kumpanya gumastos ng pera upang magbayad ng isang gastos, kung sa pamamagitan ng cash, tseke, electronic transfer o anumang iba pang paraan, ito ay kilala bilang isang cash pagbabayad sa mundo ng accounting. Ang ulat ng cash disbursement ay isang talaan ng bawat transaksyon na may kinalaman sa cash na binabayaran ng kumpanya sa anumang dahilan. Ang ulat ay kadalasang binuo ng software ng software ng kumpanya ng pakete, tulad ng QuickBooks.
Mga Tip
-
Ang ulat ng cash disbursement ay isang rekord ng lahat ng mga indibidwal na transaksyon na may kinalaman sa cash na binabayaran ng isang kumpanya.
Ano ang Pagbabayad ng Cash?
Ang mga pagbabayad ng cash ay kumakatawan sa mga transaksyon ng indibidwal na gastusin na bumubuo sa mga kabuuan ng gastos na ipinapakita sa pahayag ng kita ng isang kumpanya. Kabilang dito ang mga pagbabayad para sa sahod at suweldo, imbentaryo, sa labas ng mga serbisyong legal, sa upa sa gusali at sa bawat iba pang gastos na kinukuha ng kumpanya. Kapag nagbayad ang kumpanya ng mga invoice, itinatala nito ang mga pagbabayad sa isang cash disbursement journal sa kanyang accounting software system.
Ang pahayag ng kita at pagkawala ng kumpanya ay nagpapakita ng mga cash disbursements sa isang mataas na antas, at ang mga gastos ay ipinapakita sa iba't ibang mga tagal ng panahon depende sa kung gumagamit ang kumpanya ng cash- o accrual-basis accounting.
Ang Cash Disbursement Journal
Sa accounting, ang terminong "journal" ay ginagamit upang ilarawan ang isang listahan ng mga naitalang transaksyon na na-segregated ayon sa uri. Ang isang negosyo ay karaniwang gumagamit ng ilang mga journal sa kanyang sistema ng accounting, tulad ng isang journal para sa mga benta, mga resibo ng salapi, cash disbursements at isang pangkalahatang journal. Sa maraming mga pakete ng software sa accounting, hindi nakikita ng mga user ang mga indibidwal na mga journal.
Ang mga transaksyon na ito ay nai-post sa pangkalahatang journal ng kumpanya dahil kapag ang isang gumagamit ay bumubuo ng mga tseke o nagpasok ng mga invoice sa system, ang mga entry ay awtomatikong ginawa sa bawat partikular na journal at pagkatapos ay ililipat sa pangkalahatang journal. Naalis na ang pangangailangan na manu-manong i-record ang mga transaksyon sa isang indibidwal na journal tulad ng cash disbursement journal. Kapag ang mga transaksyon sa accounting ay naitala sa pamamagitan ng kamay, ang mga entry ay dapat na manu-manong naitala sa isang cash disbursement journal una at pagkatapos ay mailipat sa isang pangkalahatang journal.
Pagprotekta sa Cash ng Kumpanya
Ang isa sa mga pinakamahalagang gamit para sa isang ulat ng cash disbursement ay upang makatulong sa pagpapanatili ng masikip na panloob na kontrol sa cash na nag-iiwan ng kumpanya upang hindi ito magtapos sa maling mga kamay. Ito ay bahagi ng isang mas malaking proseso ng mga panloob na kontrol ng salapi na kinabibilangan ng maraming mga hakbang, tulad ng paghihiwalay ng mga tungkulin, ibig sabihin na walang mga transaksyong pinansyal ang hawakan mula simula hanggang katapusan ng isang empleyado lamang.
Ang ulat ng cash disbursement ay maaaring magbigay sa mga may-ari ng negosyo ng kinakailangang impormasyon tungkol sa mga gastusin upang makatulong sa pamahalaan ang mga ito sa paglipas ng panahon. Halimbawa, ito ay nagpapakita kung magkano ang ginugol sa imbentaryo para sa buwan, ang halaga na ginugol sa mga tauhan ng sahod, renta at mga pagpapaupa at gastos para sa anumang mga serbisyo sa labas. Ang journal ng cash disbursement ay maaaring gamitin bilang isang mapagkukunan upang magplano ng mga hinaharap na mga pagpapasiya ng cash management. Ang ulat ay nagbibigay din ng isang antas ng detalye na kinakailangan upang makatulong na maiwasan ang sinuman sa kumpanya mula sa maling paggamit o misdirecting cash. Halimbawa, ang pagsusuri sa ulat sa paglipas ng panahon ay maaaring makatulong sa subaybayan ang mga pattern ng pagbabayad upang makita ang hindi pangkaraniwang aktibidad o upang makita at i-verify ang malalaking pagbabayad upang matiyak na lehitimo ang mga ito.
Kapag ibinubuhos ng kumpanya ang cash, dapat itong laging gumamit ng preprinted, numbered check at may mga patakaran sa lugar kung sino ang maaaring magpahintulot ng kumpanya sa mga pagbabayad sa tseke. Gayundin, kapag ang isang kumpanya ay nagbabayad ng mga invoice, ito ay dapat markahan ang mga ito bilang bayad upang maiwasan ang walang prinsipyo o maling double bayad. Ang pagrepaso sa ulat ng cash disbursements bawat buwan ay isang mahusay na paraan upang makuha ito at iba pang mga isyu.
Mahalaga para sa isang kumpanya na magkaroon ng isang limitadong bilang ng mga tao, marahil tatlo o apat na pinakamataas, na may awtoridad na mag-sign ng mga tseke ng kumpanya. Kung ang isang hindi pangkaraniwang pagbabayad ay nagpapakita sa isang ulat ng cash disbursement, ito ay nagiging isang simpleng bagay upang subaybayan ang kopya ng tseke at makipag-usap sa taong pumirma sa tseke upang i-verify ang transaksyon. Ang check signers ay dapat magkaroon ng isang makabuluhang at angkop na antas ng awtoridad sa loob ng kumpanya.
