Ang mga miyembro ng lupon ay kinakailangang mag-ehersisyo ng makatwirang pangangalaga sa pamamahala ng mga pangyayari sa negosyo ng isang korporasyon, at kabilang dito ang pananatili sa itaas ng mga pondo ng isang organisasyon. Ginagawa nila ito gamit ang mga ulat mula sa ingat-yaman ng samahan, na tumatanggap ng mga ulat sa iskedyul na nakasalalay sa mga batas ng organisasyon o mga tagubilin mula sa kasalukuyang lupon.
Mga Tungkulin ng Lupon
Ang isang lupon ng mga direktor ay ang opisyal na katawan na nangangasiwa sa mga affairs ng isang para-profit o hindi pangkalakal na negosyo. Ang isang lupon ay maaaring umarkila sa isang kompanya ng pamamahala o mga tagapangasiwa ng negosyo upang magpatakbo ng mga operasyon nito, ngunit itinatakda pa rin ng lupon ang pangkalahatang mga layunin at misyon para sa samahan. Ang mga board ay dapat manatiling abreast ng pagganap sa pananalapi, mga numero ng pagiging kasapi at mga gawain ng organisasyon bilang bahagi ng kanilang mga tungkulin. Nagtatakda sila ng isang ingat-yaman upang mamahala sa mga pondo ng organisasyon, alinman sa pamamagitan ng pagsunod sa mga aklat nang direkta o sa pamamahala ng isang kontratista o empleyado.
Mga Tungkulin ng Treasurer
Ang ingat-yaman ng isang lupon ay ang taong sinusubaybayan ang mga pondo ng organisasyon. Sa mas maliit na mga organisasyon, lalo na sa mga di-kinikita, maaaring panatilihin ng treasurer ang mga aklat, gumawa ng mga deposito, magsulat ng mga tseke at magtrabaho sa isang tax preparer upang gawin ang mga buwis ng organisasyon. Sa mga mas malalaking organisasyon, maaaring suriin lamang ng ingat-yaman ang gawain ng isang may-bayad na tagapangasiwa, aka, direktor ng ehekutibo o punong pampinansyal na opisyal. Ang ilan sa mga treasurer ay nagtuturo sa isang komite sa pananalapi na binubuo ng ilang mga miyembro ng lupon o mga hinirang na lupon.
Mga Kinakailangan sa Pag-uulat
Ang mga Treasurer ay nagpapakita ng regular na mga ulat sa pananalapi sa kanilang mga board. Ito ay madalas na nangyayari sa mga opisyal na pulong ng board, na gaganapin buwan-buwan o quarterly. Ang ulat ng ingat-yaman ay karaniwang isa sa mga unang order ng negosyo sa isang pulong ng board, kasama ang board taking time upang talakayin ang ulat kung ito ay detalyado o tumatanggap ng isang buod mula sa ingat-yaman kung hindi. Ang treasurer taun-taon ay nagpapakita ng board na may badyet sa darating na taon, isang ulat sa pagganap ng taon at ang mga pag-file ng buwis ng organisasyon. Kung ito ay isang pampublikong traded na kumpanya, ang treasurer ay nagtatanghal ng impormasyon na papasok sa taunang ulat ng korporasyon.
Mga Nilalaman ng Ulat
Ang mga ulat ng Treasurer ay maaaring simple o kumplikado, depende sa mga hangarin ng board at pangangailangan ng board para matugunan ang katungkulan nito sa pamamahala ng mga gawain ng organisasyon. Maaaring itanong lamang ng mga maliliit na organisasyon ang treasurer upang mabasa ang balanse sa bangko sa huling pagpupulong at kasalukuyang balanse sa bangko, na nagpapahintulot sa mga miyembro ng board na magtanong tungkol sa anumang makabuluhang pagkakaiba. Maaaring magtanong ang mas malaking organisasyon para sa mga detalyadong ulat sa pananalapi, mga paliwanag ng mga malalaking transaksyon at mga pagpapakita para sa darating na quarter. Ang higit na kontrol sa isang board ay may higit sa mga pananalapi nito, ang mas kaunting impormasyon na maaaring kailanganin sa mga pulong ng board. Halimbawa, kung ang lupon ay nagtatalaga ng isang ingat-yaman, may isang komite sa pananalapi at nagsasagawa ng isang ehekutibong direktor na responsable sa pamamahala ng isang accountant, ang buong lupon ay maaaring hindi kailangang repasuhin ang mga pondo ng organisasyon nang mas malalim sa bawat pagpupulong.
