Ang pagsusulat ng isang liham sa isang marangal ay maaaring maging isang napaka-komplikadong bagay. Dapat mong hampasin lamang ang tamang tono ng paggalang na walang nakakatawa. Bilang karagdagan, dapat mong malaman ang naaangkop na pagbati na gagamitin at tiyakin na ang pamagat ng tao ay tama sa sulat at sa sobre. Hindi lahat ng mga dignitaryo ng pantay na ranggo ay itinuturing ding pareho. Halimbawa, ang pangulo ng isang republika ay tinutugunan bilang "Excellency" sa pagbati, samantalang ang pangulo ng Estados Unidos ay tinutugunan bilang "Mr. President."
Pag-aralan ang pamagat ng tatanggap. Siya ba ay senador ng estado, isang kinatawan o iba pa? Hindi mo nais na maging mali, dahil ito ay magpapakita sa iyo na hindi alam at bawasan ang iyong kredibilidad.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pag-type ng iyong address ngunit hindi ang iyong pangalan. Laktawan ang isang linya, at i-type ang buong petsa. Laktawan ang isang karagdagang linya, at i-type ang opisyal na address ng dignitary at ang kanyang pisikal na address. Halimbawa, kung sumulat ka sa reyna ng Inglatera, sasabihin mo: "Ang Kamahalan ng Reyna," na sinusundan ng tirahan ng kanyang tahanan. Bilang ng 2011, ang monarkiyang konstitusyunal ay Queen Elizabeth II. Ang kanyang pangalan ay aktwal na si Elizabeth Alexandra Mary, ngunit hindi iyon kung paano siya tinutugunan.
Simulan ang pagbati. Kadalasan ito ay naiiba mula sa address. Halimbawa, kung nagsusulat ka sa reyna ng Inglatera, gagamitin mo ang alinman sa "Madam" o "Mahalin mo ang Kamahalan." Sundin ang dalawa sa isang colon.
I-type ang katawan ng iyong sulat. Mag-ingat upang mapanatili ang isang magalang na tono sa buong panahon. Kung ikaw man ay isang paksa o mamamayan sa ilalim ng paghahari o termino ng dignitaryo, pakitunguhan siya sa paggalang na angkop sa posisyon.
Tapusin ang sulat sa pagsasara ng pahayag na tumutugma sa titulo ng dignitary. Para sa reyna, ang isang paksa ay dapat mag-sign off sa "Mayroon akong karangalan na manatili, Madam, ang pinakamababa at masunurin na paksa ng Kanyang Kamahalan," na sinusundan ng buong pangalan at pirma ng paksa na na-type sa itaas. Gayunpaman, para sa presidente ng Estados Unidos, kailangan mo lamang isulat ang "Respectfully," na sinusundan ng iyong na-type na pangalan at pirma. Kapag sumulat sa isang dating pangulo, "Taos-puso" ay sapat.
Talakayin ang sobre gamit ang parehong pormal na address na lumilitaw sa liham. Halimbawa, para sa isang dating pangulo ng Estados Unidos, isusulat mo ang "Honorable (Pangalan)," na sinusundan ng pisikal na address. Para sa reyna ng Inglatera, nais mong i-type ang "Kamahalan ng Queen," na sinusundan ng pisikal na address.
