Paano Panatilihin ang Mga Records ng Kumpanya. Ang maayos na pagpapanatili ng mga rekord ng korporasyon ay maaaring maging kritikal sa tagumpay ng iyong organisasyon. Sundin ang mga hakbang.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer na may Internet access
-
Pag-file ng system
Unawain ang Anong Mga Rekord ng Kumpanya Sigurado
Panatilihin ang malinaw, mahusay na track ng mga pagpapasya sa korporasyon sa pamamagitan ng paggamit ng mga minuto ng pagpupulong at iba pang mga tala na kinuha. Kabilang sa mga rekord ng korporasyon ang lahat ng mahahalagang dokumento na may kinalaman sa iyong negosyo, mula sa mga kontrata hanggang sa mga resolusyon ng empleyado ng kumpanya sa mga pormularyo ng pag-apruba sa pag-aari ng ari-arian
Alamin na ang pagpapanatili ng mga rekord ng korporasyon ay hindi ang mga gawaing pang-araw-araw na ito ay mukhang kapag ikaw ay unang nagsisimula sa isang korporasyon. Sa hinaharap, ikaw ay tumutukoy sa mga rekord na ito upang matukoy ang mga layunin ng kumpanya, input ng kasosyo at kahit na manirahan sa mga hindi pagkakaunawaan sa loob ng direksyon at misyon ng korporasyon.
Itala ang lahat ng mga pangunahing desisyon ng korporasyon. Kung hindi ka sigurado, i-record ito. Sa modernong mga kakayahan sa pag-scan at pangangasiwa ng off-site na papel, maayos na magkaroon ng makapal, malusog na mga file bilang mga talaan ng mga pulong sa korporasyon. Ang isang masusing talaan ng mga nilalaman ay makatipid ng oras sa hinaharap kapag kinakailangan ang impormasyon.
Malaman Kapag Mag-Record
Itala ang mga minuto ng mga pulong ng taunang shareholders 'at mga pulong ng mga direktor, kahit na maganap ang mga ito sa isang conference call o sa pamamagitan ng Internet. Ang mga ito ay malamang na maging mas pormal kaysa sa mga pulong sa bahay, ngunit ito ay madalas na kung saan ang pinakamahusay na mga ideya ay bandied tungkol sa.
Alamin na ang mga resolusyon, kung ang mga nasa pagitan ng mga kasosyo o mga nagpasya sa pamamagitan ng mga empleyado ng kumpanya, ay lamang bilang malakas na bilang ng papel na nakasulat sa. Ang mga kasunduan sa pandiwa ay may maliit na timbang sa mga setting ng korporasyon, na ang dahilan kung bakit napakahalaga ang pagpapanatili ng pag-record ng korporasyon.
Mga Tip
-
Ang pagpapanatili ng guidebook ng mga rekord ng korporasyon sa tanggapan ay makakatulong sa sinumang itinalaga bilang tagapagtala ng talaan upang maayos na ma-format at i-index ang mga minuto. Kapag ang mga rekord ay dapat na ipadala off-site, panatilihin ang mga kopya sa opisina at sa isang fireproof, off-site na lokasyon. Ang oras na ginugol mo sa pagpapanatili ng isang corporate record book ay karaniwang nakadepende sa laki ng kumpanya. Maaaring kailanganin ng malalaking kumpanya ang pag-upa ng isang empleyado na partikular na makitungo sa mga rekord. Ang mga maliliit na kumpanya ay maaaring makakuha ng madalas sa pamamagitan ng paggastos ng isang oras o higit pa sa bawat linggo na ina-update ang mga talaan.
Babala
Huwag isipin na wala kang panahon upang maitala nang maayos ang pagpapasiya ng iyong corporate. Ang pag-iingat ng isang mahusay na na-index na mga aklat ng rekord ng korporasyon ay maaaring i-save ka ng oras at pera, at maaaring i-save ka kapag nahaharap sa litigating sa hinaharap. Ang isang aklat ng rekord ng korporasyon ay naglalaman ng lihim na impormasyon na mahalaga sa iyong kumpanya. Huwag dalhin ito sa bahay o alisin ito mula sa lugar ng trabaho. Hindi mo nais na maging mananagot sa pagkawala nito.
