Isinasara mo ang iyong negosyo. Marahil ay nagretiro ka o nagpapasok ng pagkakataon para sa ibang venture. Ang lahat ng mga negosyo ay gumagawa ng mga gawaing papel, at sa sandaling sarado ang iyong negosyo, ang tanong kung gaano katagal dapat ituloy ang mga dokumentong iyon.
Ang Mga Dahilan Para sa Pagpapanatiling Mga Rekord
Ang mga ahensya ng gobyerno, tulad ng Internal Revenue Service at kagawaran ng kagawaran ng estado, ang pinaka-malamang na mga entity na maaaring humiling ng iba't ibang mga nakaraang dokumento sa negosyo. Ang pagpapanatili ng lahat ng uri ng mga rekord na may kaugnayan sa negosyo ay mahalaga kung kailangan ang pangangailangan upang patunayan ang mga claim, mga transaksyon at impormasyon na isinampa sa mga pagbalik ng buwis. Kahit na mayroong isang batas ng mga limitasyon sa maraming mga bagay sa negosyo sa ilang mga kaso tulad ng isang pandaraya pagsisiyasat o iba pang mga sibil o kriminal na aksyon na dinala laban sa isang kumpanya, nakaraang mga rekord ng negosyo ay maaaring kinakailangan hindi alintana kung gaano katagal ang nakalipas ang mga kaganapan na naganap. Hindi mo alam kung ang mga lumang rekord ng negosyo ay maaaring maging kapaki-pakinabang, kaya ipinapayong maingatan ang lahat ng mga talaan ng negosyo hangga't maaari. Na sinabi, may mga pangkalahatang alituntunin tungkol sa haba ng panahon para sa pagpapanatili ng mga karaniwang dokumento.
Mga Tiyak na Panahon ng Holding ng Item
Mula sa petsa ng pag-file, pindutin nang matagal ang mga tseke, mga deposito ng bank deposit, mga pahayag ng credit card at mga pangkalahatang ledger nang hindi bababa sa tatlong taon. Maghintay ng mga pahayag sa bangko, mga talaan ng imbentaryo, mga invoice, mga talaan ng benta, mga cash register tape, W-2s, 1099s, at iba pang mga dokumento sa pag-file ng buwis para sa hindi bababa sa anim na taon. Kung ang iyong negosyo ay itinatag bilang isang korporasyon, panatilihin ang buwanang at quarterly corporate financial statement para sa hindi bababa sa tatlong taon.
Mga Talaan Upang Panatilihing Walang Katiyakan
Mag-imbak ng mga pagbabayad na nauugnay sa tauhan at mga nauugnay na dokumento, tulad ng kompensasyon ng manggagawa, mga rekord ng pensyon at mga pagtanggap ng buwis sa kita ng empleyado, hangga't makakaya mo. Kung ang isang nakaraang empleyado ng mga empleyado ng mga empleyado para sa mga benepisyo sa pagkawala ng trabaho, ay nalalapat para sa isang bagong trabaho, o may mga katanungan na nakabalik sa kanyang oras ng trabaho, ang pagkakaroon ng mga rekord na ito ay maa-access ay pinakamahalaga. Lahat ng mga dokumentong may kaugnayan sa korporasyon ay dapat manatili sa walang katiyakan, kahit na ang korporasyon ay wala na sa negosyo. Kabilang sa mga dokumentong ito ang sertipiko ng pagsasama, mga pulong ng board of directors, mga kontrata ng paggawa, mga transaksyon ng stock, mga patent at mga trademark, at anumang mga dokumento na may kinalaman sa hukuman. Ang mga rekord ng mga asset ng korporasyon at mga account na maaaring tanggapin at babayaran ay dapat itago.Ang batas ng mga limitasyon ng IRS ay tatlong taon mula sa petsa ng paghaharap ng mga form ng buwis kung saan i-audit ang mga pagbalik. Gaya ng nabanggit, gayunpaman, ang pagpapanatili ng mga rekord na nagpapatunay ng kita at pagbabawas ay dapat manatili nang walang katiyakan kung maaari.
Mga Entity na Maaaring Humiling ng mga Nakalipas na Mga Talaan
Ang mga pederal na ahensya na malamang na humiling ng nakaraang impormasyon ng dokumento ay ang Internal Revenue Service, ang Kagawaran ng Paggawa, ang Social Security Administration, ang Equal Employment Opportunity Commission at Immigration at Naturalization. Ang mga rekord para sa mga ahensiya ng estado, tulad ng dibisyon ng pagbubuwis at mga lokal na munisipyo ay dapat ding itago hangga't maaari, kahit na matapos ang negosyo ay tumigil sa operasyon. Mag-imbak ng mga file sa isang ligtas na lugar, mas mabuti sa isang lugar na protektado mula sa apoy, baha, pagnanakaw at iba pang pagkawala. Ang isang tao maliban sa iyong sarili ay dapat ding malaman kung saan itinatago ang mga mahahalagang talaan.
