Matapos makumpleto ang mga ito, hindi mawawalan ng bisa ang mga form ng iyong mga vendor, freelancer at contractor na W-9. Gayunpaman, hinihiling ng IRS na mapalitan sila kapag nagbago ang partikular na impormasyon, kabilang ang mga pagbabago sa mga pangalan, uri ng entidad ng negosyo o numero ng ID ng nagbabayad ng buwis. Kahit na hindi kinakailangan ng IRS, ang iyong negosyo ay maaaring humiling ng na-update na mga form ng W-9 para sa layunin ng pagpapanatili ng mga tumpak na talaan ng iyong mga service provider.
Mga Tip
-
Kabilang sa mga form na W-9 ang mahalagang impormasyon ukol sa buwis tungkol sa mga nagbibigay ng serbisyo ng iyong negosyo, at hindi sila nag-e-expire. Gayunpaman, ang ilang mga pagbabago sa impormasyon ay maaaring magresulta sa isang bagong W-9 na kinakailangan.
Ang Layunin ng isang W-9
Ang mga IRS W-9 form ay ginagamit ng mga negosyo upang mangolekta ng impormasyon ng nagbabayad ng buwis ng mga di-empleyado ng mga service provider. Ginagamit din ng mga kompanya ng pananalapi ang form na W-9 para sa pag-uulat ng interes sa pagbubuwis at mga dividend na ibinayad sa kanilang mga kliyente. Ang impormasyong ipinasok sa form ay ipinadala sa IRS upang mag-dokumento ng mga pagbabayad na ginawa ng negosyo sa mga freelancer, mga independyenteng kontratista at mga nagbebenta na binayaran ng higit sa $ 600 para sa mga serbisyo na isinagawa sa paglipas ng kurso ng isang taon sa kalendaryo. Ang IRS ay nangangailangan ng mga indibidwal na kumpletuhin ang form kasama ang kanilang pangalan, address, numero ng ID ng buwis o numero ng Social Security at isang pirma. Ang mga vendor at mga independiyenteng kontratista ay hiniling na ang pangalan ng kanilang negosyo, ang uri ng entidad ng negosyo, isang numero ng pagkakakilanlan ng empleyado at lagda ng punong-guro. Dapat sabihin ng lahat ng mga tagapagbigay ng serbisyo kung sila ay exempt o hindi-exempt mula sa backup withholding.
Kapag Kinakailangan ang Bagong W-9 Form
Upang matiyak na ang kita na iniulat ng isang negosyo ay tumutugma sa impormasyong isinumite sa mga tax returns ng mga tagapagbigay ng serbisyo nito, ang IRS ay nangangailangan ng pagpapalit ng isang umiiral na form na W-9 sa ilalim ng ilang mga pangyayari. Ang isang bagong W-9 ay kinakailangan kung ang pangalan ng isang tao ay nagbabago, tulad ng pagkatapos ng kasal; gayunpaman, ang isang pagbabago ng address ay hindi nangangailangan ng pagpapalit ng W-9. Ang isa pang dahilan ay kung ang isang negosyo ay nagbabago mula sa isang uri ng legal na entity sa isa pa. Halimbawa, kung ang isang nag-iisang pagmamay-ari ay nagbabago sa isang LLC, isang bagong form na W-9 ang kinakailangan. Katulad nito, ang isang pagbabago mula sa isang numero ng ID ng nagbabayad ng buwis sa numero ng pagkakakilanlan ng employer ay nangangailangan ng kapalit na form.
Mga Pagbabago sa Backup Withholding
Ang IRS ay maaaring magtuturo sa isang negosyo na magbawas ng isang porsyento ng kita na binabayaran sa mga partikular na tagapagkaloob ng serbisyo. Ito ay tinatawag na backup na paghawak. Ang pera ay ipinagpaliban ng negosyo at ipinadala sa IRS para sa mga kadahilanan na maaaring isama ang mga hindi sapat na pagbabayad ng buwis, isang hindi tamang numero ng ID ng buwis o kabiguang magbigay ng numero ng tax ID. Ang IRS ay nangangailangan ng isang bagong W-9 form kapag ang isang negosyo ay inutusang magsimula ng backup na pag-iingat para sa isang freelancer, independiyenteng kontratista o vendor. Ang kapalit na form ay dapat magpahiwatig ng pagbabago sa backup na pagbabawas mula sa exempt sa hindi-exempt.
