Kapag ang isang panloob na pagsisiyasat ay humahantong sa pagdidisiplina o legal na pagkilos, kakailanganin mong magsulat ng ulat sa pagsisiyasat upang suportahan ang iyong kaso. Ang pagtatanghal ng mga natuklasan ay malinaw at may katunayan ay maaaring magtatag ng isang hindi mapag-aalinlanganang rekord, habang ang isang nakasulat na ulat na masama ay maaaring potensyal na pahinain ang iyong kaso. Dapat malaman ng bawat may-ari ng negosyo kung ano ang dapat isama sa ulat ng pagsisiyasat at kung anong format ang dapat itong gawin.
Ang Mga Pangunahing Kaalaman
Ang isang ulat sa pagsisiyasat ay nagsasagawa ng mga katotohanan at kung minsan ay gumagawa ng mga rekomendasyon batay sa mga katotohanan at ang katangian ng mga paratang. Ang pagiging perpekto at kawalang-kinikilingan ay mahalaga bilang ang tumpak na impormasyon ay ang pagtatag ng kredibilidad. Ang isang pormal na ulat sa istilo ng balangkas na nakasulat sa unang tao ay nagdaragdag din ng kredibilidad. Para sa napakahabang mga ulat, ang isang talaan ng mga nilalaman at may bilang na mga pahina ay maaaring gawing mas madali ang paghahanap ng partikular na impormasyon. Kabilang ang isang pabalat na pahina, kahit na para sa isang maikling ulat, ay mahalaga para sa privacy ng impormasyon.
Pagbubukas ng mga Seksyon
Ang unang seksyon ng ulat ay dapat isama ang pangunahing impormasyon, tulad ng mga pangalan ng nagpadala at tatanggap, at isang paksa na tumutukoy sa paksa ng pagsisiyasat. Sa ikalawang bahagi, tukuyin ang nagrereklamo, ilarawan ang paratang o paratang, tukuyin ang petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng pagtatanong at tukuyin ang mga pinagkukunan ng impormasyon at katibayan na ginamit upang magsagawa ng pagsisiyasat o sumulat ng ulat. Ang mga listahan ng bulleted ay kapaki-pakinabang para sa paggawa ng impormasyon sa seksyon na ito na mas madaling basahin.
Mga Katotohanan at Mga Natuklasang Pag-investigate
Kasalukuyan natuklasan ng katotohanan sa isang bulleted listahan, sa talata ng salaysay o isang kumbinasyon ng pareho. Ang mga natuklasan ay dapat ilarawan ang bawat hakbang ng pagsisiyasat sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at isama ang mga petsa at oras kung maaari. Kahit na maaari mong isama ang pagsuporta sa katibayan sa seksyon ng mga napag-alaman, ang sanggunian at pagkatapos ay naglalagay ng katibayan bilang mga eksibisyon sa dulo ng ulat ay kadalasang isang mas mahusay na pagpipilian, dahil hindi ito nakakaantala sa daloy ng ulat. Kabilang dito ang mga pahayag ng saksi, mga litrato, mga email ng video, mga dokumento at mga na-scan na file.
Konklusyon
Tapusin ang ulat na may isa o higit pang mga talata sa pagsasalaysay kung saan mong ibuod ang pagsisiyasat at, kung angkop, inirerekumenda kung paano magpatuloy. Ang isang buod ay dapat magsama ng isang pahayag ng mga paglabag at magbigay ng sapat na impormasyon na naiintindihan ng mambabasa kung ano ang nagpapatunay sa imbestigasyon nang hindi binabasa ang buong ulat. Ang mga rekomendasyon ay dapat na naaaksyunang mga hakbang na tumutugma sa kalubhaan ng paratang, ang katibayan na ipinakita, mga legal na implikasyon at ang iyong code of conduct o patakaran sa pag-uugali ng empleyado.
