Kabilang sa larangan ng komunikasyon sa negosyo ang maraming uri ng mga pormal na titik. Ang sulat ng pagtatanong, kung minsan ay nabaybay na "pagtatanong," kadalasan ay nagsisilbing unang hakbang sa patuloy na komunikasyon. Ang negosyo sa pagitan ng isang consumer at producer, sa pagitan ng dalawang negosyo o sa pagitan ng isang employer at empleyado ay madalas na nagsisimula sa pagtatanong ng isang partido. Maaaring matapos din ang komunikasyon kapag natanggap ng manunulat ang paunang sagot na iyon.
Mga Tip
-
Sa tuwing magsusulat ka sa isang tao upang humiling ng impormasyon, iyon ay isang sulat ng pagtatanong. Maaari mong gamitin ang mga ito upang harapin ang lahat ng mga uri ng mga bagay tulad ng sponsorship, mga bakanteng trabaho, mga benta, mga proyekto at pagpopondo.
Liham ng Pagtatanong Pangunahing Kahulugan
Kaya, ano ang isang sulat ng pagtatanong? Kapag ang isang tao ay nangangailangan ng tiyak na impormasyon mula sa ibang partido, ang taong iyon ay maaaring isaalang-alang ang pagsulat ng isang liham ng pagtatanong. Talaga, ang liham na ito ay nagpapakita ng isang tanong o kahilingan sa mambabasa na may intensyon na hikayatin ang mambabasa na tumugon. Ang perpektong pagtatanong ay nagpapakilala sa isang partikular na indibidwal na may kakayahang magbigay ng sapat na tugon sa isang maikli at maayos na paraan. Halimbawa, ang may-ari ng isang kumpanya ng accounting ay maaaring magpadala ng isang sulat ng pagtatanong sa isang tagapamahala ng benta sa opisina na humiling ng isang katalogo o isang pagbisita mula sa isang sales representative, na nagpapaliwanag na plano niyang i-update o ilipat ang kanyang kompanya.
Pangunahing Format
Kalimutan ang tungkol sa pagtugon sa iyong sulat ng pagtatanong "Kung kanino ito ay maaaring pag-aalala;" sa halip, kilalanin ang isang partikular na tao ng contact sa loob ng heading at pagbati ng iyong sulat hangga't maaari. Halimbawa, kung sumusulat ka upang magtanong tungkol sa isang internship, gawin ang isang maliit na araling-bahay, sa pamamagitan ng telepono o sa online, upang matukoy ang pangalan ng pagkuha ng manager. Ang isang standard na liham ng pagtatanong ay halos tatlong talata. Ang unang talata ay nagpapahiwatig kung ano ang nais ng manunulat, tulad ng impormasyon tungkol sa isang produkto, pagbubukas ng trabaho o iba pang kahilingan; Halimbawa:
Mahal na Ms Smith,
Ako ay isang (pangalan ng kolehiyo) mag-aaral, nagtatrabaho patungo sa isang Bachelor of Arts sa pag-aalaga ng bata at kabataan. Habang naghahanap ng internship para sa tag-init ng 20XX, natagpuan ko ang iyong listahan ng programa para sa mga pagkakataon sa internship sa (pangalan ng website.)
Ipinapaliwanag ng ikalawang parapo ang mga dahilan ng manunulat sa paggawa ng kanyang kahilingan sa mambabasa. Ipaliwanag kung bakit pinili mong kontakin ang partikular na mambabasa na ito at kung paano ang magiging hiniling na impormasyon ay magiging kapaki-pakinabang sa iyo:
Bilang ikaw ang contact person para sa internship program, sumusulat ako upang humingi ng karagdagang impormasyon. Sa huli, naghahangad ako ng isang posisyon sa loob upang mapabuti ang aking mga kasanayan at karanasan sa pag-aalaga para sa mga kabataang nasa panganib. Sa ngayon, kasama ang aking coursework at karanasan (mga kurso sa listahan, kamag-anak na boluntaryong trabaho, iba pang mga internship.)
Ang huling talata ay dapat itali ang sulat kasama ang pagpapahayag ng pasasalamat para sa oras at tulong ng mambabasa. Ang sulat ay karaniwang tinatapos na may isang komplimentaryong malapit, tulad ng "Taos-puso," na sinusundan ng pangalan ng manunulat.
Solicited and Unsolicited
Ang mga titik ng pagtatanong ay nagmumula sa alinmang solicited o hindi hinihinging mga katanungan. Ang mga solicited letters sa pag-uusapan ay madalas na nangyayari kapag ang isang negosyo ay nag-anunsiyo ng produkto o serbisyo nito sa pag-asang makapag-trigger ng kuryusidad ng mga prospective na kliyente. Sa mga pagkakataon kung saan ang mamimili ay hindi maaaring siyasatin ang produkto sa kanyang sarili, ang mamimili ay dapat makipag-ugnayan sa negosyo sa pamamagitan ng isang solicited letter of inquiry. Sa isang hindi hinihinging liham ng pagtatanong, ang tagatanggap ay walang nag-aalok ng paunang impormasyon. Ang nagpadala ay humihiling ng impormasyon mula sa pinagmulan na pinaniniwalaan na may sagot sa isang katanungan, nang walang isang paanyayang gawin ito mula sa pinagmulan.
Solicited Example: Grants and Funding
Maraming mga pundasyon o mga kumpanya na nag-aalok ng mga gawad ang mas gusto ng pagtanggap ng isang sulat ng pagtatanong bago makatanggap ng isang buong panukala ng bigyan. Ito ay karaniwang solicited sulat ng pagtatanong ay dapat na ganap na ipaliwanag ang iyong pangangailangan para sa pagpopondo at maaaring lumagpas sa pangunahing tatlong format ng talata, ngunit hindi dapat lumagpas sa tatlong mga pahina. Bukod sa pangunahing pagpapakilala, ang isang matagumpay na sulat ng pagtatanong para sa isang hinihiling o pondo sa pagpopondo ay dapat magsama ng isang maikling paglalarawan ng iyong organisasyon, isang pahayag ng pangangailangan, ang pamamaraan na plano mong gamitin upang makamit ang iyong ninanais na resulta at anumang iba pang mga pinagkukunan ng pagpopondo plano sa pagkuha ng bentahe ng.
Hindi Hinihiling na Halimbawa: Internships at Trabaho
Karamihan sa mga liham ng pagtatanong para sa mga trabaho at internships dumating sa isang hindi hinihinging paraan. Isaalang-alang ang pagpapadala ng mga katanungan kapag hinahangaan mo ang isang kumpanya at sa tingin maaari mong ibahagi ang isang kapwa kapaki-pakinabang na relasyon sa trabaho. Simulan ang iyong sulat sa pamamagitan ng pagpapakilala sa iyong sarili at sa iyong interes sa trabaho sa kanilang kumpanya. Sumunod sa pamamagitan ng maikling kasama, sa isa o dalawang talata, ang impormasyon tungkol sa iyong mga kwalipikasyon at kung paano ka naniniwala na karanasan sa loob ng kumpanya ng mambabasa ay makikinabang kapwa mo at ng kumpanya. Ang pagkuha ng iyong paa sa pintuan sa isang kumpanya na hinahangaan mo ay gumagawa para sa isang kasiya-siyang karanasan sa internship. At sino ang nakakaalam? Kung ikaw ay isang mahusay na magkasya, maaari itong humantong sa isang matatag na posisyon.
