Ang isang organisasyong sistema ay, medyo simple, kung paano ang isang kumpanya ay naka-set up. Ang isang mahusay na istraktura ng organisasyon ay nagpapakita ng parehong isang hierarchy at ang daloy ng komunikasyon sa isang kumpanya. Mahalaga para sa bawat negosyo, kahit na laki nito, upang ipatupad ang isang sistema ng organisasyon. Maraming mga benepisyo ang pagkakaroon ng mahusay na tinukoy na istraktura ng organisasyon, kabilang ang pinabuting kahusayan, pagiging produktibo at paggawa ng desisyon. Ang bawat istraktura ay may mga lakas at kahinaan nito. Sa huli, ang mga kalamangan at kahinaan na ito ay nakasalalay sa uri ng negosyo na pinapatakbo mo, sa iyong industriya, sa laki ng iyong samahan at iba pang mga kadahilanan. Mahalagang isaalang-alang ang lahat ng uri ng sistema ng organisasyon bago magpasya kung saan ay tama para sa iyong kumpanya.
Ano ang Mga Sistema ng Organisasyon?
Ang isang organisasyong sistema ay ang istraktura kung paano itinatag ang isang organisasyon. Ang istraktura na iyon ay tumutukoy kung paano naitayo ang bawat dibisyon ng isang negosyo, ang hierarchy ng mga ulat kung kanino at kung paano dumadaloy ang komunikasyon sa buong organisasyon. Mas malala pa, ang isang istrakturang organisasyon ay tumutukoy sa kung paano ang bawat papel sa mga function ng organisasyon. Sa isang mahusay na tinukoy na istraktura ng organisasyon sa lugar, alam ng lahat ng mga empleyado kung ano ang inaasahan sa kanila at kung kanino sila ay nag-uulat. Ang mga may-ari ng negosyo ay dapat mag-isip nang mahaba at mahirap tungkol sa kung anong sistema ang pipiliin, dahil ang bawat organisasyon ay may mga natatanging pangangailangan. Ang isang istrakturang pangsamahang tama para sa isang kumpanya ay hindi tama para sa iba.
Mga Halimbawa ng Mga Sistema sa Organisasyon sa Negosyo
Mayroong apat na pangunahing uri ng mga kaayusan ng organisasyon: functional, divisional, matrix at flat. Ang bawat sistema ay may natatanging mga tampok.
Functional na istraktura ng organisasyon: Ang isang istrakturang istrukturang organisasyon ay isang tradisyonal na hierarchy. Maraming mga kumpanya, lalo na ang mga malalaking korporasyon, sundin ang functional structure. Nagtatampok ang system na ito ng ilang mga espesyal na dibisyon tulad ng marketing, finance, benta, human resources at operasyon. Pagkatapos ng isang senior manager ay nangangasiwa sa lahat ng mga dalubhasang dibisyon. Ang daloy ng pag-uulat ay malinaw. Ang bawat empleyado ay nag-uulat sa kanilang senior, kabilang ang mga ulo ng dibisyon, na nag-ulat sa senior management. Ang pamamahala ng senior ay nangangasiwa sa buong istraktura. Dahil ang kumpanya ay nananatiling nahati sa mga dalubhasang dibisyon, ang mga empleyado ay may tendensiyang maging dalubhasa rin. Ito ay nagiging sanhi ng isang malinaw na landas para sa pagsulong at paglago. Gayunpaman, ang mga dibisyon ay maaaring magkaroon ng problema sa pakikipag-usap sa isa't isa. Dahil ang lahat ng mga kagawaran ay nag-uulat nang paitaas, may maliit na pahalang na komunikasyon sa pagitan nila, na nag-iiwan ng maliit na puwang para sa holistic, buong-pag-iisip ng kumpanya, maliban sa top management level. Ginagawa nitong mabagal ang sistema ng pagganap na organisasyon upang umangkop sa pagbabago.
Pamamahagi ng istrakturang organisasyon: Binubuo ng isang istrakturang pangsamahang pang-organisasyon ang negosyo hanggang sa mga koponan batay sa mga proyekto na pinagtatrabahuhan ng mga empleyado. Kasama sa sistemang ito ang maraming iba't ibang uri ng mga koponan, kabilang ang legal, relasyon sa publiko, pananaliksik at pagpapaunlad ng negosyo. Dagdag dito, ang mga koponan ay nilikha sa paligid ng mga partikular na proyekto. Halimbawa, ang isang pharmaceutical company ay maaaring magkaroon ng hiwalay na mga koponan na nakatuon sa bawat gamot na kanilang ginagawa. Ang bawat koponan ng proyekto ay may direktor o bise presidente at nagsasagawa ng isang tiyak na antas ng awtonomiya sa loob ng samahan. Ang divisional structure ay nagpapahintulot sa mga empleyado na maging malalim na pamilyar sa trabaho ng kanilang koponan. Gayunpaman, ang mga dibisyon ay madalas na walang kamalayan sa ginagawa ng iba pang mga koponan, at hindi nakikipag-usap sa isa't isa. Ang mga empleyado ay hindi maaaring gumana nang epektibo sa buong dibisyon kung kinakailangan. Sa huli, ang sistemang ito ay maaaring maging mahirap na pamahalaan dahil sa pagkalat nito ng istraktura.
Structural na organisa ng Matrix: Ang sistema ng matris ay isang krus sa pagitan ng functional structure at isang divisional structure. Mula sa perspektibo ng ibon-mata, ang negosyo ay naka-set up sa isang functional na istraktura, na may tradisyonal na hierarchy at specialized divisions. Gayunpaman, kapag tiningnan mo ang mga dibisyon na malapit, sila ay naka-set up sa isang istraktura ng pang-organisasyon. Nangangahulugan ito na sila ay nahahati sa mga proyekto at mas maliit na mga koponan. Ang matrix uri ng istraktura ng organisasyon ay medyo kumplikado at nangangailangan ng maraming pagpaplano, hindi upang mailakip ang malakas na sistema ng komunikasyon sa buong organisasyon. Gayunpaman, kapag gumagana ang istraktura ng matris, ito ay nag-aalis ng maraming mga isyu na nag-pop up sa divisional o functional-only na mga organisasyon. Ang komunikasyon ay maaaring maglakbay sa mga tamang tao, na nagdaragdag ng pagiging produktibo at panlahatang pag-iisip. Dagdag pa, ang mga empleyado ay nakalantad sa iba pang mga kagawaran at proyekto, na naghihikayat sa cross-collaboration. Sa downside, ang matrix istraktura ay maaaring mabilis na maging nakalilito para sa mga empleyado kapag may masyadong maraming mga tagapamahala, at hindi malinaw kung sino ang mag-ulat sa.
Flat na istraktura ng organisasyon: Ang flat na istraktura ng organisasyon ay nagpapalakas ng marami sa hierarchy at nagpapahintulot sa mga empleyado ng higit na awtonomya sa kanilang trabaho. Kadalasan, ang mga flat organization ay nahahati sa mga pansamantalang koponan, bagama't kadalasan ay walang pormal na istruktura. Mayroon pa ring ilang mga dinamika ng top-down sa isang patag na sistema. Kadalasan, may hindi bababa sa ilang mga senior pamumuno steering ang barko. Gayunpaman, ang sistemang ito ay nakatuon sa pagsira sa tradisyunal na hierarchical na istruktura ng mga negosyo. Maraming mga startup at tech na mga kumpanya ang may posibilidad na patungo sa isang patag na samahan, dahil hinihikayat nito ang pagbabago at input ng empleyado. Ang pag-iisip ay na kapag ang mga empleyado ay hindi napapansin ng red tape, sila ay malayang mag-iisip at makabuo ng mga sariwang, kapaki-pakinabang na mga ideya. Ito ay nagdaragdag ng komunikasyon sa lahat ng mga koponan at inaalis ang ilan sa mga isyu sa komunikasyon na maaaring mangyari kapag ang mga mensahe ay naglalakbay sa isang top-down na istraktura. Sa kasamaang palad, ang isang patag na sistema ay mahirap mapanatili habang lumalaki ang isang kumpanya, at ang pangangailangan para sa higit pang mga nakabalangkas na mga sistema ng komunikasyon ay dumating sa paglalaro. Dagdag pa, ang mga empleyado sa isang patag na samahan ay maaaring mabigla sa paggawa ng napakaraming iba't ibang gawain, at walang maraming silid na lumago o maipapataas.
Bakit Kailangan ng Mga Negosyo ng Mga Sistema ng Pangsamahang
Mahalaga ang mga organisasyong sistema para sa mga negosyo ng bawat laki. Ang pagkakaroon ng solid, mahusay na tinukoy na istraktura sa lugar ay nagpapawala ng pagkalito at naglalagay ng mga simpleng proseso para sundin ng mga empleyado. Dapat malaman ng bawat manggagawa kung anu-ano ang kanilang iniuulat. Nang walang ilang uri ng hierarchy o istraktura sa lugar, ang isang lugar ng trabaho ay maaaring magulong. Maaaring hindi maunawaan ng mga empleyado kung sino ang may pananagutan sa kung ano, na nagiging sanhi ng mahahalagang bagay na mahulog sa mga bitak. Ang isang matatag na istraktura ng organisasyon ay nagpapalakas ng isang kumpanya at pinanatili ang lahat sa parehong pahina.
Ang isang organisasyong sistema ay naglalagay ng bawat tao sa kanilang tamang lugar, na maaaring mag-ambag sa kanilang bahagi sa kumpanya. Ang pagkakaroon ng isang sistema ay nagpapabuti sa pangkalahatang kahusayan, nagpapataas ng produktibo at nagbibigay ng kaliwanagan sa lahat ng tao sa organisasyon. Ang bawat departamento ay maaaring gumana nang mas mahusay kapag ang mga tungkulin ay malinaw na tinukoy at ibinabahagi ang mga layunin. Dagdag pa, ang tamang sistema ng organisasyon ay maaaring mapabuti ang paggawa ng desisyon, habang dumadaloy ang impormasyon sa buong organisasyon. Maaaring mangolekta ng mga tagapangasiwa sa itaas na antas ang impormasyon mula sa lahat ng mga dibisyon, na nagbibigay sa kanila ng mas malawak na pananaw sa kabuuan ng mga operasyon ng isang kumpanya.
Ang isang matatag na sistema ng pag-aayos ay nagtatanggal ng maraming problema sa negosyo, kabilang ang pagkopya ng trabaho at mga salungatan sa pagitan ng mga posisyon. Kung ang isang negosyo ay mahusay na naisip, ang bawat empleyado ay may isang natatanging papel, at ang mga tungkulin ay hindi magkakapatong sa isa't isa. Walang "runaround" kung saan walang sinuman ang tiyak na responsable para sa isang partikular na gawain o proyekto. Dahil dito, ang kooperasyon ay nadagdagan at nadarama ng mga empleyado ang pagmamataas sa kanilang gawain. Iniwasan ng mga manggagawa ang kabiguan ng pagkakaroon ng patuloy na paglilipat ng mga tungkulin at mga post ng layunin. Maaari silang tumuon sa kung ano ang pinakamahusay na ginagawa nila.
Ang pagpili ng wastong sistemang pang-organisasyon ay maaaring tumagal ng iyong negosyo sa susunod na antas. Halimbawa, kung ang iyong negosyo ay nakabatay sa produkto, malamang na maging isang matrix o divisional na istraktura. Ang mga ito ay mga proyektong nakabatay sa proyekto na nakatuon sa mga nagdadalubhasang grupo Ang mga maliliit na startup, sa kabilang banda, ay maaaring isaalang-alang ang isang patag na istraktura upang pahintulutan ang lahat ng empleyado na mag-ambag sa kanilang mga kasanayan at kadalubhasaan nang walang hierarchy na nakakasagabal.
Mga Halimbawa ng Mga Negosyo na may Mga Sistema ng Organisasyon
Mga halimbawa ng pagganap na sistema: Ang mga sistemang pang-organisasyong pang-organisasyon ay kasaysayan na ginamit ng militar, unibersidad at entidad ng pamahalaan. Sa paglipas ng mga taon, ang mga functional hierarchies ay naging hindi gaanong popular, at maraming organisasyon ang lumipat mula sa kanila. Gayunpaman, ginagamit pa rin sila ng ilang mga negosyo. Ang isang halimbawa kung paano maaaring gamitin ang ganitong uri ng sistema ng organisasyon ay sa isang tradisyunal na setting ng pabrika. Pinangangasiwaan ng tagapangasiwa ng pabrika ang iba't ibang dibisyon ng pabrika, na bawat dalubhasa. Ang bawat dibisyon ay may sariling tagapamahala, na lahat ay direktang nag-uulat sa tagapangasiwa ng tagapangasiwa ng pabrika. Ang isa pang halimbawa ay maaaring isang retail store. Ang isang tagapamahala ng tindahan ay nangangasiwa sa mga operasyon mula sa tuktok ng pyramid. Nasa ibaba ang iba't ibang mga kagawaran. Marahil mayroong isa para sa imbentaryo, isa para sa serbisyo sa customer at isa para sa pagmemerkado at pag-promote. Ang bawat isa ay may sariling superbisor, at lahat ng ulat sa general manager.
Mga halimbawa ng sistema ng divisional: Ang mga sistema ng dibisyon ay popular sa mga malalaking, maraming nasyonalidad na korporasyon. Halimbawa, ang Johnson & Johnson ay may divisional na istraktura. Ang bawat tatak ng Johnson & Johnson ay nagpapatakbo bilang sarili nitong kumpanya, na may sariling pamumuno at panloob na istraktura. Ang lahat ng mga tatak ay nag-ulat sa parent company. Ang isa pang halimbawa ng isang istrakturang pangsamahang pang-organisasyon ay General Electric. Ang CEO ay nakaupo sa itaas, at lampas pa, ang kumpanya ay nahahati sa iba't ibang grupo. May ilang mga grupo ng pagpapatakbo, tulad ng para sa pananalapi, legal, relasyon sa publiko at pandaigdigang pananaliksik. Ang ilang mga koponan ay nakatuon sa mga tiyak na proyekto, kabilang ang aviation, enerhiya, pangangalaga sa kalusugan at higit pa.
Mga halimbawa ng sistema ng matris: Ang sistema ng organisasyong matrix ay kumplikado, at samakatuwid ay kadalasang pinagtibay ng malalaking, matatag na mga kumpanya. Isang sikat na halimbawa ng isang kumpanya ng matrix ay ang Starbucks. Ang pinakamalaking kumpanya ng kape sa mundo ay gumagamit ng isang functional na istraktura upang hatiin ang negosyo nito sa mga dibisyon, kabilang ang HR, financing at marketing. Ang mga departamentong ito ay matatagpuan sa punong tanggapan ng tatak ng kumpanya at mag-uulat sa itaas na antas ng pamamahala. Ang departamento ng HR, halimbawa, ay lumilikha ng mga patakaran na nakakaapekto sa lahat ng mga lokasyon ng Starbucks sa buong board. Susunod, ang Starbucks ay may magkakahiwalay na dibisyon para sa bawat geographic na rehiyon. Kabilang sa mga rehiyon na ito ang Americas, China at Asia-Pacific, Europe, Middle East, Russia at Africa. Ang rehiyon ng Amerika, na pinaka-popular sa kumpanya, ay higit pang nahati sa apat na mas maliit na dibisyon. Ang Starbucks ay mayroon ding divisions ng produkto. Halimbawa, mayroong isang dibisyon para sa mga kalakal tulad ng Starbucks mugs at isa pa para sa mga inihurnong kalakal. Sa mas mababang antas ng organisasyon, ang mga Starbucks ay may mga koponan ng mga empleyado, lalo na sa antas ng tindahan. Ang kumplikadong matris na istraktura ay naghahain ng mahusay na kape ng kape, na nagpapahintulot sa kumpanya na magpatakbo ng libu-libong mga tindahan sa buong bansa na matagumpay.
Mga halimbawa ng flat system: Ang mga flat na sistema ay popular sa mga startup at tech na kumpanya. Isang sikat na halimbawa ng flat system ang Zappos. Noong 2013, inihayag ng CEO ng napakalaking kumpanya ng sapatos ang isang bagong istraktura ng pamamahala na tinatawag na holacracy, isang pag-setup upang hikayatin ang pakikipagtulungan sa pamamagitan ng pag-aalis ng hierarchy sa lugar ng trabaho. Pinagbawalan ng kumpanya ang mga pamagat ng manager. Hindi na ito magkakaroon ng mga pamagat ng trabaho at walang mga bosses. Ang bawat empleyado ay namamahala sa kanilang sariling gawain. Inaasahan ng kumpanya na maglikha ng pagbabago at paglikha sa pamamagitan ng pag-aalis ng red tape na kasangkot sa hierarchy at paggawa ng desisyon. Gayunpaman, Zappos struggles upang mapanatili ang operasyon tunay flat.
Ito ay isang pakikibaka ng maraming malalaking kumpanya na nagpapatupad ng isang patag na istraktura. Maraming mga startup ang nagsalita tungkol sa kahirapan sa pagpapanatili ng isang flat na istraktura ng organisasyon kapag nakakaranas ng pagpaparami ng paglago. Natuklasan ng mga pag-aaral na mahanap ng mga empleyado ang mga istrukturang hierarchical na umaaliw at praktikal. Kaya, ang isang patag na istraktura ng organisasyon ay marahil isang mahusay na pagpipilian para sa isang negosyo na nasa maagang yugto nito, upang magsulong ng pagbabago at paglago. Gayunpaman, ang mga mas malalaking kumpanya ay lumilipat mula sa isang patag na sistema dahil maaari itong maging masalimuot sa pamamahala sa paglipas ng panahon.
