Ang isang payroll ledger ay naglalaman ng impormasyon na may kaugnayan sa sahod at suweldo na ibinayad sa mga empleyado. Ang impormasyon ay madalas para sa isang solong panahon ng accounting. Kailangan ng mga kumpanya na lumikha ng isang partikular na pangkalahatang ledger para sa impormasyon sa payroll. Ang isa pang pangalan para sa ledger na ito ay maaaring isang payroll journal. Ang journal ay maaaring magkaroon ng karagdagang impormasyon kaysa sa isang tradisyonal na ledger. Ang bawat account ay may hawak na impormasyon na may kaugnayan sa sahod, suweldo, benepisyo, mga buwis sa payroll at iba pang impormasyon. Karaniwang kailangan ng mga kumpanya na i-set up ang mga account ng gastos at pananagutan.
Lumikha ng payroll na pagkontrol ng mga account. Ang mga ito ay mga top-level general ledger account na kumokontrol sa bawat account sa ilalim nito. Ang isang numero ng pagkontrol ng account ay maaaring 200500 para sa mga payables at 600500 para sa mga gastos.
Gumamit ng iba't ibang mga numero ng account para sa sahod at sweldo. Ang mga account sa sahod ay dapat na humawak ng impormasyon para sa mga empleyado na binabayaran oras-oras Ang mga account ng suweldo ay dapat na partikular para sa mga nakapirming gastos sa paggawa. Ang numero ng account ay dapat magsimula sa 200501 at 600501 (mga bayad at gastos), magpatuloy sa ganitong paraan para sa bawat account na kinakailangan.
Listahan ng bawat payroll tax nang hiwalay sa general ledger. Ang mga buwis sa payroll ay kinabibilangan ng federal, estado, Social Security, Medicare at pagkawala ng trabaho. Lumikha ng isang gastos sa account para sa bahagi ng tagapag-empleyo at isang kaukulang mga account na payable para sa bawat buwis.
I-record ang mga entry ng payroll sa isang accrual na batayan. Halimbawa, maghanda ng payroll sa dulo ng bawat dalawang linggo na panahon ng payroll. I-post ang impormasyon sa nararapat na gastos at maaaring bayaran ang mga account.
Limitahan ang access sa payroll ledger sa mga senior accountant. Ang mga indibidwal na ito ay dapat lamang ang mga na may access sa ledger para sa paggawa ng mga pagbabago.
