Ang isang dokumento na malambot ay isang alok upang matustusan ang mga produkto o serbisyo o magpatupad ng trabaho sa tinukoy na presyo at sa ilalim ng nakasaad na mga kondisyon. Kung ikaw ay nagbibigay ng mga produkto sa ibang mga negosyo o sa pampublikong sektor, ang proseso ng pagsusumite ng isang malambot sa kumpetisyon sa iba pang mga negosyo ay karaniwan. Sa esensya, ang isang malambot na dokumento ay isang sulat na nagpapaliwanag kung paano mo matutugunan ang mga inaasahan ng iyong customer at kung bakit ikaw ang pinakamahusay na gawin ito. Sa pamamagitan ng pagsulat ng isang malambot, maaari mong maayos sa iyong mga layunin, lakas at kahinaan at palakasin ang iyong profile sa iyong customer.
Ang Kahilingan ng Impormasyon
Ang isang malambot na dokumento ay tumutukoy sa ilang mga inaasahan mula sa isang potensyal na kliyente, simula sa layunin ng iyong bid. Kailangan mong i-spell ang iyong mga kredensyal, na naglalarawan sa nakaraang karanasan. Ang isang pag-aaral ng kaso ng matagumpay na trabaho na ginanap para sa isa pang kliyente ay may posibilidad na maging mapang-akit. Ipaliwanag kung paano mo ibigay ang serbisyo o produkto, na nagsasabi ng mga proseso ng iyong kumpanya pati na rin ang mga tao at teknikal na mapagkukunan na kinakailangan para sa pagpapatupad. Magbigay ng isang timeline ng mga naghahatid at ilarawan kung paano gagawin ang proyekto. Kilalanin ang mga panganib o potensyal na mga isyu na maaaring tumigil o humadlang sa pagpapatupad. Detalye ng iyong istraktura ng pagpepresyo pati na rin ang mga pagsasaalang-alang ng aftercare. Gusto din ng mga potensyal na kliyente na malaman ang tungkol sa mga kasanayan at karanasan ng iyong koponan. Sa wakas, bumuo ng isang pabalat sulat na nagbubuod sa punto ng malambot pati na rin ang istraktura nito.
Isang Response sa Koponan
Kapag alam mo kung ano ang inaasahan sa isang malambot, ayusin ang isang koponan upang matugunan ang iba't ibang mga seksyon at pamahalaan ang proseso ng pagsulat. Sa isang diwa, nagsusulat ka ng condensed business plan para sa isang partikular na produkto o serbisyo. Alamin kung sino ang may pananagutan sa pagsasaliksik at pangangalap ng kinakailangang impormasyon. Maaaring kailanganin ng isang tao na i-coordinate ang iba't ibang mga materyales na makakatulong sa iyo o isang manunulat na sumulat ng dokumento ng malambot. Kung ang anumang bagay tungkol sa malambot ay hindi malinaw, telepono o makipagkita sa kliyente at magtanong. Sa pangkalahatan, ang mga kliyente ay nais na walang higit kaysa sa mag-ambag ng mga ideya sa iyong proseso ng pagtugon sa kanilang mga pangangailangan.
Planuhin at Isulat sa Panalo
Ang kaalaman sa mga paraan na maaari mong makilala ang iyong sarili mula sa mga katunggali ay makakatulong sa iyo na sumulat ng isang panalong dokumento na malambot. Mag-isip ng mga bagong ideya upang matugunan ang mga alalahanin ng potensyal na kliyente tungkol sa mga produkto at serbisyo na iyong ibinigay. Kung mayroon siyang mag-alala tungkol sa pagpapanatili ng isang produkto, maghanap ng solusyon na tumutugon sa pag-aalala. Sa pangkalahatan, nais ng mga kliyente ang halaga para sa kanilang pera, kaya ang pagpepresyo ay hindi ang tanging determinant ng kung sino ang lumalakad palayo sa negosyo. Alamin kung ano ang maaari mong mag-alok na ang iyong mga kakumpitensya ay hindi maaaring, tulad ng isang pagpapabuti sa serbisyo, nabawasan ang mga panganib, higit na kahusayan o mas mahusay na kalidad. Bilang karagdagan sa pagtugon sa nais ng kliyente, magbigay ng isang kapaki-pakinabang na ideya.
Mga Tip sa Komposisyon
Ang isang hindi maayos na nakasulat at ipinakita na dokumento ay maaaring hadlangan kahit ang pinakamainam na tenders. Panatilihin ang dokumento ng negosyo-tulad ng, gamit ang maikling punchy mga pangungusap at mga talata. Ang mga bullet point at header ay makakatulong upang i-segment ang dokumento. Siguraduhin na ang lahat ng mga elemento ng dokumento, tulad ng mga resume ng mga miyembro ng koponan, ay nilagyan ng pamantayan. Ang font ay dapat na pare-pareho sa buong malambot. Magkaroon ng pagsusuri ng editor at baguhin ang dokumento, at pagkatapos ay dalhin ang isang proofreader upang magsuklay para sa mga typo at pagtanggal. Isama ang isang table ng mga nilalaman upang ang mambabasa ay maaaring dahon sa pamamagitan ng dokumento at madaling mahanap ang partikular na mga seksyon.
