Ang isang overpayment sa isang empleyado sa pangkalahatan ay resulta ng isang error sa pagkalkula ng payroll. Bilang isang tagapag-empleyo, ang isang overpayment ay maaaring mangyari kung babayaran mo ang empleyado ng mas maraming oras o suweldo kaysa sa kanyang karapatan o kung hindi ka gumawa ng sapilitan o boluntaryong pagbawas. Sa alinmang kaso, maaari mong ayusin ang sitwasyon.
Sumangguni sa Batas ng Estado
Sa sandaling matuklasan mo ang pagkakamali, kumunsulta sa departamento ng paggawa ng estado para sa mga pamamaraan nito para sa pagkolekta ng sobrang bayad na sahod. Maraming estado ang nagpapahintulot sa iyo na gumawa ng mga pagbabawas na ito sa pamamagitan ng pagbawas sa payroll. Depende sa halaga na inutang, maaari mong ipagbayad ang bayad sa isang serye ng mga suweldo bilang isang bukol na halaga. Ang batas ng estado sa pangkalahatan ay naglilimita sa halaga na maaari mong ipagpaliban sa loob ng isang panahon ng suweldo. Tandaan na bukod sa sapilitan na pagbabawas, ang estado ay hindi maaaring pahintulutan kang gumawa ng anumang pagbabawas mula sa bayad ng empleyado nang wala ang kanyang nakasulat na pahintulot. Karagdagan pa, maaaring ipagbawal ng estado sa iyo na gawin ang pagbabawas kung ito ang sanhi ng kita ng empleyado na bumaba sa ibaba ng kinakailangang minimum na sahod.
Abiso sa Pagbabayad
Ang pagkolekta ng pagbabayad sa pamamagitan ng pagbawas sa payroll ay maaaring maginhawa para sa empleyado, lalo na kung ginawa mo ang error at ginugol na ng empleyado ang overpayment. Kung matuklasan mo ang pagkakamali sa ilang sandali matapos mabayaran ang empleyado at ipagbigay-alam kaagad sa kanya, ang empleyado ay maaaring magbayad ng labis na kabayaran. Kung kinokolekta mo ang sobrang pagbabayad sa pamamagitan ng pagbawas ng payroll, ipagbigay-alam sa empleyado ng sitwasyon sa pamamagitan ng pagsulat at isama ang mga detalye ng sobrang pagbabayad, tulad ng kapag naganap ang sobrang pagbabayad, ang halaga, kapag ang bawat pagbawas sa payroll ay magaganap at ang mga halaga ng pagbawas. Bigyan ang empleyado ng iba pang mga pagpipilian sa paraan ng pagbabayad, tulad ng personal check, pera order o cash. Kung kinakailangan ang nakasulat na pahintulot ng empleyado upang gawin ang pagbabawas at tanggihan ng empleyado, maaari mong subukang mabawi ang sobrang pagbabayad sa pamamagitan ng pag-file ng isang kaso sa korte laban sa empleyado.
Mga Pagsasaayos sa Payroll
Kapag kinokolekta mo ang sobrang bayad, dapat mo ring ayusin ang mga rekord ng payroll ng empleyado nang naaayon. Halimbawa, kung nagbayad ka ng suweldo sa pamamagitan ng $ 200 para sa isang partikular na panahon ng pagbabayad, gawin ang pagsasaayos bilang isang negatibong kaya kinuha ito mula sa taunang kita ng empleyado at ang kanyang W-2 ay tama para sa mga layunin ng buwis. Kapag binabayaran mo ang empleyado, ang mga buwis at mga pagbabawas na nauugnay sa sobrang bayad na halaga ay kinuha din mula sa kanyang suweldo. Ang payroll software ay awtomatikong inaayos ang mga talaan ng payroll ng empleyado kapag ipinasok mo ang overpayment bilang negatibo. Kung hindi ka gumagamit ng payroll software, manu-manong malaman ang pagkakaiba sa pagitan ng kanyang orihinal na pagbabawas at kung ano ang dapat na ito. Ang pagkakaiba ay ang sobrang bayad na halaga ng pagbawas. Kapag binabawasan mo ang sobrang bayad mula sa suweldo ng empleyado, binabawasan nito ang kabuuang kita nito at inaayos ang kanyang mga pagbabawas sa pamamagitan ng pagbawas ng mga halaga. Kung ang overpayment ay dahil sa isang pagbabawas na hindi kinuha sa lahat, ayusin ang pagbabawas bilang positibo upang ito ay ibabawas mula sa kanyang kita.
Labis na Pagbabayad ng Buwis sa Trabaho
Kinakailangan mong magbayad ng federal unemployment tax at state tax unemployment hanggang sa isang tiyak na halaga bawat taon sa lahat ng empleyado na binabayaran mo. Kapag nagbayad ka ng isang empleyado at hindi mo natugunan ang taunang limitasyon ng sahod, maaaring magresulta ito sa iyo ng overpaying tax federal at estado na walang trabaho. Sa kasong ito, iulat ang sobrang pagbabayad ng pederal na kawalan ng trabaho sa Internal Revenue Service at overpayment ng buwis sa pagkawala ng trabaho sa estado sa administering ahensiya ng estado upang makatanggap ka ng kredito para sa sobrang pagbabayad.
