Ang kahusayan ay susi lamang tungkol sa anumang setting ng opisina o negosyo. Ang pagiging organisado ay isang kasanayan na makikinabang sa anumang kapaligiran sa opisina. Ang isang bagay na maaari mong mapabuti, kahit na nalaman mo na sa pangkalahatan ka organisado, ang iyong dokumento sa pag-file at pagpapanatili ng mga pamamaraan. Maaari kang gumastos ng mga oras na naghahanap para sa mahahalagang dokumento kung walang sistema sa lugar upang pamahalaan ang mga ito. Ang pagkakaroon ng kakayahang makakuha ng mga kinakailangang dokumento kapag ikaw ay nasa ilalim ng presyon ay mahalaga. Kahit na ang ilang mga lugar ng trabaho ay maaaring magkaroon ng aktwal na pisikal na mga file, ang karamihan sa pag-file ng dokumento ay nangyayari sa computer.
Naming
Pangalanan ang lahat ng mga file at folder sa isang pare-parehong paraan. Huwag pangalanan ang ilan sa kanila sa pamamagitan ng petsa at iba pa sa pamamagitan ng pangalan ng proyekto. Siguraduhin na ang bawat file ng isang partikular na proyekto ay may isang bagay na natatangi sa proyekto sa pamagat nito. Lumikha ng isang master folder ng proyekto na may madaling makilala na pangalan. Hatiin ang folder na ito sa mga subfolder na may malinaw na mga pamagat na maaari mong gamitin upang ilista ang mga pangalan ng mga nagtatrabaho dito o iba pang mga kinakailangang bagay.
Pag-save
Magtatabi ng magkatulad na mga dokumento. Kung nagtatrabaho ka sa isang partikular na proyekto, i-save ang lahat ng mga dokumento sa parehong folder ng master sa iyong computer. Ito ay mas mahusay at lohikal kaysa sa pagtatago ng lahat ng mga spreadsheet o lahat ng mga graphics sa iba't ibang lugar. Kapag nakikipag-away ka sa mga detalye, aabutin ka ng isang pag-click sa proyekto.
Nilalaman
Bago ka magsimula ng mga dokumento sa pag-file, tumagal ng ilang oras upang suriin ang nilalaman. Huwag i-save ang lahat ng impormasyon na ipinadala sa iyo. Ito ay nangangahulugan ng mas maraming oras sa pagtingin sa hindi kailangang mga bagay sa ibang pagkakataon. Kung ang dokumento ay may kaugnayan sa iyong partikular na proyekto, i-save ito. Kung hindi, tanggalin ito mula sa iyong computer.
Katayuan
Paghiwalayin ang mga dokumento na bahagi ng patuloy na gawain mula sa mga dokumento na para sa nakumpletong trabaho at i-save lamang para sa mga layuning reference at rekord. Gamitin ang iyong folder system. I-save ang kasalukuyang mga dokumento sa isang madaling ma-access na lugar, tulad ng desktop ng iyong computer. Kapag nakumpleto na ang trabaho, ilipat ito sa folder ng proyekto kung saan nag-iimbak ka ng nakumpletong trabaho. Iangkop ang pamamaraang ito upang umangkop sa iyong negosyo.
