Ang mga pagpupulong ay maaaring ang pinaka-produktibong bahagi ng iyong araw, o isang ganap na pag-aaksaya ng oras. Ang lahat ay depende sa istraktura ng pulong, at sa kakayahan ng pinuno na nagsasagawa ng pulong. Kung ang iyong trabaho ay mag-set up ng isang pulong, isa sa iyong pinakamahalagang mga layunin ay ang lumikha ng agenda. Ang angkop na pag-label ng mga item sa agenda para sa pagpupulong ay mahalaga, dahil itinakda ng mga item na pang-adyenda ang tono para sa pagpupulong at tumulong na panatilihin ang talakayan mula sa pagpunta sa track.
Lagyan ng label ang isang agenda item bilang "impormasyon" kung ang layunin nito ay upang magbigay ng background para sa iba pang mga dadalo sa pulong. Halimbawa, maaaring kailanganin ng isang miyembro ng pangkat ng proyekto na ipaliwanag ang saklaw ng mga ipinanukalang pagbabago ng software sa isang paunang kick-off meeting. Ang uri ng item sa agenda ng pagpupulong ay impormasyon. Ang mga dadalo ay hindi kailangang sumang-ayon o hindi sumang-ayon sa bagay na ito; kailangan lang nilang makuha ang impormasyon.
Gumawa ng mga agenda ng pagpupulong ng advisory para sa mga item na nangangailangan ng talakayan ngunit hindi inaasahan na malutas sa pulong. Ang mga item ng advisory agenda ay nagbibigay ng pagkakataong ibahagi ang kanilang mga alalahanin at bigyan ang kanilang mga opinyon tungkol sa mga bagay na tinalakay. Halimbawa, ang isang pagpupulong tungkol sa isang ipinanukalang pag-upgrade ng hardware sa computer ay maaaring magsama ng maraming mga bagay sa adyenda ng advisory, kabilang ang isang diskusyon ng mga solusyon sa hardware na isinasaalang-alang. Ang lider ng proyekto ay maaaring magbigay ng isang maikling pangkalahatang ideya ng bawat ipinanukalang solusyon, na sinusundan ng isang pangkalahatang diskusyon ng natitirang mga kalahok sa pulong.
Lagyan ng label ang isang item sa agenda ng pulong bilang "paglutas ng problema" kung ang layunin nito ay upang makabuo ng isang resolusyon sa panahon ng pulong. Ang label na ito ay batay sa layunin para sa partikular na pagpupulong na iyong pinaplano. Ang isang item sa adyenda ay maaaring mamarkahan bilang advisory sa isang pulong at paglutas ng problema sa susunod habang ang proyekto ay gumagalaw mula simula hanggang sa resolusyon. Halimbawa, ang item na adyenda ng advisory tungkol sa mga pagpipilian sa hardware ay maaaring maging problema sa paglutas ng problema sa susunod na pagpupulong, kapag hiniling ang mga kalahok na pumili ng isang hardware na solusyon.
Gumawa ng isang item sa agenda ng pulong na may label na "humiling ng tulong" kung ang layunin nito ay humingi ng tulong sa ibang mga kalahok sa pagpupulong. Ang mga item na ito ay maaaring magsilbing mga followup para sa susunod na pagpupulong, sa bawat miyembro ng koponan ng proyekto na nagbibigay ng isang pag-update at pagbibigay ng natitirang impormasyon ng koponan sa katayuan ng proyekto.
