Ang regular na naka-iskedyul na mga sesyon sa pag-aaral ay isang mahalagang tool sa komunikasyon. Sa halip na umasa sa mga memo o e-mail, kumukuha ka ng face-to-face na diskarte. Hindi lamang ito nag-aalok ng mga pagkakataon upang magbigay ng may-katuturang impormasyon, kundi pati na rin upang sagutin ang mga tanong at linawin ang mga potensyal na hindi pagkakaunawaan. Gayunpaman, hindi katulad ng iba pang mga uri ng mga pulong, ang mga sesyon sa pagtuunan ay karaniwang tumutuon sa mga pagpapatakbo ng negosyo o proyekto at huling hindi hihigit sa 15 minuto hanggang 30 minuto.
Pangunahing panuntunan
Kahit na ang mga sesyon sa pagtatagubilin ay madalas na impormal, ang mga panuntunan sa lupa para sa mabuting pag-uugali at komunikasyon ay dapat pa ring magamit. Ang isang maikling panahon ay ginagawang mahalaga upang magtatag ng mga patakaran na tinitiyak na nakikinig ang iba kapag may nagsasalita, na nagpapanatili ng mga komunikasyon sa punto at propesyonal, at hinihikayat ang mga tanong at produktibong feedback. Bukod pa rito, dahil ang mga sesyon ng pagtatagubilin ay nakatuon sa pagbibigay ng mga update at iba pang may-katuturang impormasyon, dapat na maunawaan ng mga miyembro ng kawani na hindi ito ang lugar na pag-debate ng mga patakaran o desisyon ng kumpanya.
Magtrabaho mula sa isang Natukoy na Agenda
Maghanda ng agenda bago magsimula ang briefing. Ito ay kinakailangan upang matiyak na ang pagtatagal ay may kasamang parehong karaniwang mga item at anumang breaking balita. Halimbawa, ang isang adyenda para sa isang pag-aaral ng pre-shift staff ay maaaring magsama ng mga takdang-trabaho, pag-iiskedyul ng mga pagsasaayos at impormasyon tungkol sa mga pangyayari na naganap sa nakaraang paglilipat. Maaari mong ipamahagi ang agenda o hilingin sa mga miyembro ng kawani na kumuha ng mga tala. Ang layunin ay upang panatilihing ka sa track at tiyakin na ang pagtatagubilin ay kapaki-pakinabang.
Magsimula sa isang Bang
Gastusin ang unang dalawang minuto ng bawat pagtataguyod ng energizing at motivating members. Magsimula sa mga pahayag ng mabuting balita, tulad ng pagbati sa koponan para matugunan ang mga layunin ng benta sa nakaraang araw, pagtanggap ng bagong empleyado o pagpapahayag ng petsa para sa araw ng pagpapahalaga ng empleyado. Ayon sa Albert Mensah, isang propesyonal na coach at may-akda, ang iyong pinag-uusapan ay hindi mahalaga kung ito ay gumagawa ng isang motivational effect.
Magtustos ng mga Tanong para sa Pagtatapos
Reserve ang karamihan ng oras para sa pamamahagi ng impormasyon. Sabihin sa mga miyembro ng kawani na kukuha ka ng mga tanong at linawin ang impormasyon sa dulo, hindi sa panahon ng pagtatagubilin. Mahalaga ito upang tiyakin na manatili ka sa loob ng time frame at panatilihing nakatuon ang pansin ng lahat sa impormasyon na nasa kamay. Kung hindi mo agad masagot ang tanong, makuha ang sagot sa sandaling matapos ang pagtatapos at sundan kaagad sa lalong madaling panahon, lalo na sa mga katanungan sa oras na sensitibo.
