Bilang isang tagapag-empleyo, kailangan mong malaman ang mga batas ng estado at pederal na nagtatakda ng uri ng impormasyon na dapat panatilihin sa mga tauhan ng mga file. Ang ilan sa mga kinakailangang dokumento ng tauhan ay kinabibilangan ng personal na impormasyon ng pakikipag-ugnay para sa empleyado, katayuan sa trabaho, impormasyon sa payroll at impormasyon sa pagganap.
impormasiyon sa pagtanggap ng empleyado
Ang impormasyong empleyo sa isang tauhan ng file ay kadalasang lumalabas sa anyo ng aplikasyon sa pagtratrabaho o bagong pag-hire ng papeles. Ang file ay maaari ring magsama ng isang kopya ng sulat ng alok sa trabaho na ipinadala sa empleyado at isang naka-sign na resibo mula sa empleyado na tinatanggap na siya ay nakatanggap ng isang kopya ng handbook ng empleyado ng kumpanya. Habang ang file ng tauhan para sa isang empleyado ay dapat magsama ng isang petsa ng kapanganakan para sa layunin ng mga benepisyo, ito ay iligal upang makuha ang impormasyong ito upang gamitin sa pagtukoy kung o hindi upang umarkila ng indibidwal.
Katayuan sa trabaho
Ang katayuan sa trabaho ay ang legal na dokumentasyon na nagpapatunay na ang empleyado ay makakapagtrabaho sa Estados Unidos. Bilang patunay ng katayuan sa trabaho, dapat isama ng isang tauhan ng tauhan ng empleyado ang isang kopya ng social security card ng empleyado. Kung ang empleyado ay hindi isang mamamayan ng Estados Unidos, ang isang nakumpletong I-9 na form (ang hindi mamamayang US na katumbas sa isang form na W-4), isang kopya ng pasaporte ng empleyado at isang kopya ng work visa ng empleyado ay dapat kasama sa file ng tauhan ng empleyado.
Payroll
Isa pang pangunahing bahagi ng isang tauhan ng file ang tungkol sa payroll. Ang isang tagapag-empleyo ay dapat magpanatili ng isang up-to-date na pederal na form sa buwis na W-4. Kasama ang form na W-4, isang tauhan ng file ay maaari ring maglaman ng timesheets para sa mga panahon ng pay kung saan gumagana ang empleyado. Kung ang empleyado ay may anumang pera na legal na kinuha mula sa kanyang mga sahod, ang utos ng korte o kopya ng tadhana ay dapat ding nasa file ng tauhan.
Impormasyon sa Pagganap
Ang mga appraisal ng pag-iisip ay isa pang mahalagang bahagi ng isang file ng tauhan ng empleyado. Ang mga ito ay maaaring magsama ng mga kopya ng mga propesyonal na layunin ng empleyado at mga pagtatasa ng pagganap na isinulat ng superbisor o tagapangasiwa ng empleyado. Kung angkop, naglalaman din ang tauhan ng file ng anumang mga reprimand o mga babala na tinatanggap ng empleyado sa panahon ng kanyang oras sa kumpanya.
Impormasyon sa Buwis sa Estado
Kung ang estado kung saan ka nagpapatakbo ng iyong negosyo ay may mga buwis ng estado, ikaw ay kinakailangang mapanatili ang isang form na W-4 para sa mga buwis na may pananagutan. Katulad ng form ng pederal na W-4 na buwis, ang pormularyo ng estado ay dapat panatilihing napapanahon at pinanatili sa file ng tauhan ng empleyado bilang isang backup na rekord para sa wastong pagbabawas mula sa suweldo ng empleyado at sa kaso ng pag-audit ng IRS o ahensiya ng buwis ng estado.
