Karamihan sa sinuman na gumagawa ay pinapadpad ng araw-araw ng walang katapusang mga email. Marami sa mga email na ito ay mabilis na na-scan at tinanggal, kung kahit na sila ay mabuksan sa lahat. Kapag nagpadala ka ng isang email ng negosyo sa isang kasamahan, isang empleyado o isang kliyente, hindi mo nais na magwakas ito sa pagtapon ng pile. Ang pagpapamilayan sa iyong sarili sa format ng email sa negosyo ay maaaring gumawa ng pagkakaiba sa pagitan ng pagkakaroon ng iyong email na basahin at pagkakaroon ng dumped sa virtual na trash maaari.
Ano ang Format ng Negosyo sa Email?
Ang format ng email sa negosyo ay mahusay na kasanayan para sa pagpapadala ng anumang uri ng sulat sa ngalan ng iyong kumpanya. Nagbibigay ito ng isang pormal na istraktura na tumutulong sa iyo na ihatid ang iyong mensahe at makakuha ng tugon.
Ang mga elemento ng isang email ng negosyo ay kinabibilangan ng:
- Detalyadong linya ng paksa. Gumamit ng linya ng paksa na naghihikayat sa mambabasa na buksan ang iyong email. Ang mas tiyak na ikaw ay, mas mabuti. Magsama ng ilang mga salita tungkol sa kung ano ang tungkol sa email - Paghaharap sa Susunod na Linggo upang Talakayin ang Panukala - sa halip na isang hindi malinaw na salita, tulad ng Kamusta. Ang pagiging partikular na tumutulong ay upang maiwasan ang iyong email mula sa pagkuha ng nahuli sa isang spam filter, hindi kailanman ginagawa ito sa tatanggap sa unang lugar.
- Propesyonal na pagbati. Ang pagbati mo sa tao ay depende sa iyong pre-existing relationship, kung mayroon ka. Kung ikaw ay umaabot sa isang bagong tao o kung sino ang nasa mas nakatataas na posisyon, angkop na gamitin ang isang mas pormal na pagbati tulad nito Mahal na G. Jones. Kung nagtrabaho ka sa taong ito bago at magkaroon ng isang mas kaswal na relasyon, okay na gamitin ang unang pangalan ng tao, tulad ng Hi, Kim. Tiyaking wastong nabaybay ang pangalan ng tao, at tama ang email address.
- Maayos na mensahe. Ang katawan ng email ng negosyo ay dapat direkta at sa punto. Ang taong nagbabasa nito ay hindi laging may maraming oras, kaya huwag gawin itong masyadong mahaba at detalyado. Gumamit ng mga maikling pangungusap at talata, at isama lamang ang mahalagang impormasyon. Halimbawa, isang pangungusap o dalawang tungkol sa kung bakit gusto mong matugunan at ang ipinanukalang mga oras. Ginagawa din nito na mas madali para sa mga tao na basahin ang mensahe sa kanilang mga telepono, na kung saan sila ay malamang na magbukas ng mga email. Tiyaking gamitin ang pangunahing pag-format ng email, kahit na natutukso kang gumamit ng maraming mga kulay o emojis.
- Lagda. Kapag nagpapadala ng email sa negosyo, palaging isang magandang ideya na isara ang isang email na lagda. Isama ang iyong pangalan, pamagat ng trabaho, impormasyon at impormasyon ng contact. Maaari rin itong isama ang mga link sa iyong social media o website, na ginagawang madali para sa tatanggap na magkaroon ng access sa mga iyon. Basta hindi isama ang napakaraming impormasyon na mukhang cluttered. Ang iyong pirma ay maaaring pre-program sa iyong mga setting ng email upang ito ay awtomatikong kasama sa anumang mga email na iyong ipinapadala.
Bakit Dapat Mong Malaman ang Format ng Email sa Negosyo
Ang isang email ng negosyo ay mahalagang tulad ng anumang iba pang mga sulat ng negosyo, ngunit ipinadala sa elektronikong paraan. At, tulad ng anumang sulat sa negosyo, siguraduhin na gamitin ang tamang format upang makatagpo ka nang propesyonal hangga't maaari. Hindi mo nais na magpadala ng isang email na masyadong kaswal o walang personal, lalo na para sa isang mahalagang alalahanin sa negosyo.
Ang format ng email ng negosyo ay nagbibigay ng isang madaling istraktura na maaaring iniangkop sa anumang email ng negosyo. Ito ay dinisenyo upang sabihin sa mga tatanggap kung ano mismo ang mensahe ay tungkol sa at hinihikayat ang mga ito upang buksan ang email at basahin ito. Pinapayagan ka rin ng format ng email sa negosyo na maging pormal o kaswal, depende sa tatanggap. Laging manatiling propesyonal at magiliw sa iyong email. Isulat sa isang paraan na naghihikayat sa tatanggap na basahin ang iyong mensahe at tumugon sa iyong kahilingan.
Kinakatawan mo ang iyong negosyo sa bawat email na iyong ipinadala. Ang pag-aaral ng format ng email sa negosyo ay makatutulong sa iyo upang makagawa ng isang mahusay na impresyon kapwa sa iyong mga trabaho at sa mga nais mong magtrabaho kasama.
Halimbawa ng Format ng Negosyo sa Email
Ang eksaktong paraan kung saan mo format ang email ng iyong negosyo ay nakasalalay sa iyong pagkatao, kung ano ang tungkol sa email at kung kanino mo ipapadala ito. Sundin ang pangunahing format ng email ng negosyo:
Paksa: Suriin ang Plano ng Marketing sa Tag-init
Hi Sam,
Nakalakip ang plano sa marketing ng tag-init na pinagsama ko. Gusto kong pahalagahan ito kung maaari mong suriin ito at ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga mungkahi.
Magkakaroon ka ba ng panahon upang mapunta ito sa akin sa susunod na Martes o Miyerkules?
Salamat,
Jenny
pamagat, pangalan ng kumpanya at impormasyon ng contact
Tulad ng dati, siguraduhin na repasuhin ang spelling at grammar bago mo maipadala ang pagpindot.
