Ang digital na mundo ay gumawa ng komunikasyon arguably ang pinaka-mahalagang kasanayan set para sa parehong mga indibidwal at mga korporasyon. Kapag nahihirapan ang mga komunikasyon sa loob ng isang kumpanya, kadalasan ay isang tagahula ng kapag ang iba pang mga dinamika sa lugar ng trabaho ay susunod sa pababang spiral. Upang makabisado ang komunikasyon, dapat na maunawaan ng isang tao ang mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga pormal at impormal na komunikasyon, at kapag ang bawat isa ay pinakamahusay na inilalapat. Kapag ang komunikasyon ay tuluy-tuloy at bukas, ito ay kadalasang humahantong sa mas mataas na kahusayan, mas mahusay na relasyon at higit na moral.
Ano ang Communication ng Kumpanya?
Bago makuha ang mga intricacies ng pormal at impormal na paraan ng komunikasyon, mabuti na magkaroon ng pangunahing kaalaman sa kung ano ang bumubuo sa komunikasyon ng korporasyon.
Ang komunikasyon sa korporasyon ay maaaring maging parehong panloob at panlabas. Kung minsan, ito ay maaaring tungkol sa pagtuturo ng mga empleyado sa imahen ng tatak at kung paano parehong mapanatili at ituturo ang tatak sa lahat ng kanilang mga pagsisikap. Ang komunikasyon ay ginagamit upang bumuo ng mga relasyon sa stakeholder. Ito ay sa pamamagitan ng pagmemensahe na pinsala ay kinokontrol o worsened kapag ang mga bagay na pumunta patagilid. Tinutukoy ng mga komunikasyon ang pagmemerkado, relasyon sa publiko at panlabas na kamalayan ng tatak Ito ay sa messaging at komunikasyon na ang mga korporasyon ay lumikha ng mga balangkas para sa kung saan sila ay tumuloy at kung anong mga proyekto ang bumababa sa mga tubo.
Sa madaling salita, ang mga komunikasyon sa korporasyon ay nasa likod ng halos lahat ng aspeto ng modernong negosyo. Upang maging mahusay sa komunikasyon ay isang mahalagang paraan ang mga empleyado at tagapangasiwa ay maaaring tumagal ng kanilang mga karera sa mas mataas na taas.
Ano ang Pormal at Pormal na Paraan ng Komunikasyon?
Anumang paraan kung saan ang isang pinipili na gumawa ng isang bagay na kilala ay isang paraan ng komunikasyon at ang iba't ay malawak. Kabilang sa ilan ang:
- Pakikipag-usap sa paligid ng tubig palamigan.
- Nagpapadala ng isang email sa buong kumpanya o tao-sa-tao.
- Pag-post sa mga corporate forum.
- Pagbabahagi sa isang corporate newsletter.
- Pinning isang pamplet sa bulletin board ng tanghalian.
- Pagmemensahe sa chat sa peer-to-peer.
- Mga pag-uusap ng grupo o koponan sa isang grupo ng Slack ng kumpanya o Basecamp board.
- Pagtugon sa isang corporate roundtable.
- Ang pagsasalita sa piknik ng isang kumpanya.
- Anumang uri ng texting, social media at kahit na mga video.
- Pag-isyu ng isang ulat ng stakeholder.
Wala sa mga pamamaraan na ito ay hindi epektibo sa pakikipag-usap. Nauunawaan nila ang lahat ng salita. Ang tanong ay, sila ba ay angkop na paraan para sa mensaheng iyon? Mas mahalaga pa, hindi ba sila nararapat?
Sa ilang mga rehiyon, ang pag-text pagkatapos ng mga oras ay maaaring labag sa batas o isang paglabag sa mga kinontrata ng isang empleyado. Ang pakikipagkaibigan sa Facebook ay hindi angkop para sa isang superbisor o tagapamahala dahil maaaring humantong ito sa walang pigil na impormalidad sa labas ng mga oras ng trabaho. Mula sa rehiyon-sa-rehiyon at kumpanya-sa-kumpanya, array ng komunikasyon ngayon ay nagtatanghal ng iba't-ibang mga dilemmas at mga pagsasaalang-alang na dapat na kinikilala at nauunawaan ng parehong mga tagapamahala at empleyado.
Mga Halimbawa ng Pormal na Mga Paraan ng Komunikasyon
Ang mga impormal na komunikasyon ay anumang paraan ng pakikipag-usap na hindi sumusunod sa corporate chain of command o sumusunod sa itinatag na mga pinakamahusay na kasanayan sa loob ng kumpanya. Maaari itong isama ang tsismis, tsismis, kaswal na panayam, break-time banter at higit pa. Ito ay nangyayari sa mga email, sa pamamagitan ng mga teksto, sa mga application ng pagmemensahe ng grupo, sulat-kamay na mga tala, Post-na nakakabit sa mga ulat, sa mga tawag sa telepono at kahit sa mga blog ng koponan. Kadalasan, ito ay itinuturing na peer-to-peer, nangangahulugang ito ay bihirang nangyari sa mga tao sa iba't ibang antas ng awtoridad.
Sa pangkalahatan, maaari itong maging mapusok, hindi nagplano, kaswal at hindi na-verify. Hindi karaniwang ito ay sinadya upang makuha bilang isang pangwakas na sinasabi at madalas na inaasahan na maging off ang record.
Marahil na sinasabi ng isang empleyado na, "Nakita ko ang mga ulat sa pagbebenta at sa palagay ko ay nangangahulugan ito ng masasamang bagay para sa aming seguridad sa trabaho." Ito ay impormal na pakikipag-usap na walang anuman ang kumakatawan sa ilalim ng linya ng kumpanya. Ang pagbebenta ay maaaring pababa para sa anumang bilang ng mga kadahilanan, mula sa isang pangunahing kliyente na nagdedeklara ng pagkabangkarote sa pamamagitan ng pag-unlad ng produkto para sa isang bagong paglunsad na maaaring magbigay ng lumang produkto na hindi na ginagamit. Para sa sinuman na gumawa ng ganitong kabulagan na komento bilang ebanghelyo ay maaaring maging mapanganib sa koponan ng moral. Mahalaga na maunawaan ng mga empleyado ang mga kaswal na pagmamasid bilang "impormal na komunikasyon" mula sa isang tao ay maaaring makapinsala sa koponan.
Sabihin ng isa pang empleyado na magpapadala ng teksto sa buong kumpanya na nag-aanyaya sa lahat para sa mga inumin pagkatapos ng oras sa Wanda's Watering Hole, kung saan ang mga masayang oras na inumin ay ang cheapest kailanman. Ito ay maaaring nangyari sa isang corporate account at maaaring may kinalaman sa mga empleyado, ngunit ito ay isang impormal at hindi pinahihintulutang pagtitipon ng opisina. At ang mga ito ay mahusay na team-builders at dapat hinihikayat, ngunit ang kumpanya ay dapat magkaroon ng mga patakaran tungkol sa kung paano ang naturang mga kaganapan ay nakaayos - tulad ng hindi sa pamamagitan ng mga email account ng kumpanya.
Ang impormal na komunikasyon ay maaari ding maging anumang uri ng pagbaril sa simoy. Ang mga empleyado ay nagsasalita tungkol sa kanilang katapusan ng linggo o nagpapalaganap ng balita na ang sanggol ay si Joyce. Mga pool ng football, nakikipag-chat tungkol sa lagay ng panahon, nakakapit sa paradahan o nagtataka nang malakas tungkol sa paglabas ng produkto ng bagong quarter - ang mga ito ay walang porma.
Kapag ang pakikipagtalastasan sa lugar ng trabaho ay impormal, kadalasan walang pangangailangan na mapanatili ang pagkapribado o isang pag-asa sa privacy.
Mga Halimbawa ng Pormal na Pamamaraan ng Komunikasyon
Kapag pormal na nakikipag-usap sa lugar ng pinagtatrabahuhan, may pangkalahatang pagsasaalang-alang. Ito ay top-down, bottom-up, lateral o horizontal. Kabilang dito ang mga kagawaran at itinatag na mga kasanayan. Ang pormal na pakikipag-usap sa pangkalahatan ay nalalaman maagang ng panahon - ito ay isang mensahe na naisip-up at binalak pagkatapos disseminated para sa partikular na mga empleyado, mga partikular na departamento o kahit na ang kumpanya o mga stakeholder nito sa kabuuan.
Maaari rin itong mag-transpire sa mga email o sa pamamagitan ng pag-uusap sa telepono. Ngunit ang pinakamahalagang pamantayan para sa pormal na pakikipag-usap ay na ito ay isinasaalang-alang na "sa pamamagitan ng wastong mga channel" komunikasyon.
Ang isang halimbawa ay maaaring kapag ang kumpanya tanso isyu ng isang email na may isang attachment na pormal na nakasulat, na nagpapaliwanag kung bakit ang overtime ay hindi maaaring sisingilin at hindi bayad para sa isang tiyak na tagal. Ang nasabing liham ay may kasangkot sa pamamahala, accounting at posibleng maging ang legal na departamento upang mapoprotektahan nito ang kumpanya mula sa kahit sino na hindi maintindihan ang sulat at sumusubok na magbayad ng hindi inaprubahang obertaym. Ito ay malamang na may kinalaman sa isang "read receipt" sa isang email bilang patunay na ang bawat tatanggap ay nagbukas at nagbasa ng sinabi ng komunikasyon.
Ang isang ulat ng stock para sa mga stakeholder ay isang pormal na komunikasyon. Ang pagsusuri ng empleyado sa isang tagapangasiwa ay maaaring isaalang-alang ng isang pormal na komunikasyon kapag may nakasulat na ulat na kasangkot. Isang video na nilikha ng pamamahala upang ipaliwanag ang isang proyekto at mapupuntahan sa pamamagitan ng corporate cloud ay pormal, samantalang isang video chat ay impormal. Ang isang corporate blog post ay isang pormal na paraan upang makakuha ng balita tungkol sa mga bagong produkto o serbisyo, hindi lamang sa koponan ng kumpanya kundi pati na rin sa kanilang mga umiiral at inaasahang kliyente. Kapag ang masamang balita ay makakakuha ng tungkol sa isang proyekto at ang departamento ng mga relasyon sa publiko ay naglalagay ng apoy, iyon ay panlabas na pormal na komunikasyon.
Ang lahat ng mga paraan ng komunikasyon ay nagbabahagi ng isang malaking bagay sa karaniwan - wala sa kanila ay kusang-loob. Ang lahat ay malamang na isama ang magandang gramatika, maayos na wika, pananalita sa industriya, mga tuntunin ng korporasyon at marahil kahit na tatak ng kumpanya.
Bakit Kailangan Mo Pormal at Di-Pormal na Paraan ng Komunikasyon
Nakakaimpluwensya ang komunikasyon ng kung ano ang nangyayari sa ating buhay. Ito ay nag-iisip ng mga takot; binibigyang-inspirasyon at pinag-aaralan. Nagtatayo ito ng mga relasyon at maaaring magwasak sa kanila.
Ang mga kompanya na hindi nagkakaroon ng mabuting komunikasyon ay kadalasang nagdaranas ng maraming problema. Maaari itong malito ng mga empleyado kung ano ang gagawin o kung paano kumilos. Ang mga pag-aaway ay maaaring mangyari sa pagitan ng mga kagawaran. Mangyari ang mga pagkakamali. Ang mga Tempers ay maaaring sumiklab. Ang mga resulta ay maaaring maging lahat ng bagay mula sa mga inefficiencies sa pamamagitan ng mga legal na problema.
Sa mahusay na komunikasyon - parehong impormal at pormal - kultura ng korporasyon ay may mas malakas, mas malusog at mas produktibo. Kapag nadarama ng mga empleyado na mayroon silang mga tool upang makipag-usap sa isa't isa at sa pamamahala, kadalasan ay may mas mahusay na pag-unawa sa kanilang mga tungkulin at kanilang mga layunin.
Kapag ang pamamahala ay may isang malawak na hanay ng mga avenues na magagamit para sa pakikipag-ugnayan sa mga empleyado, ito ay lumilikha ng mas mahusay na mga relasyon, binibigyang inspirasyon ang mas higit na katapatan at maaaring humantong sa mas mataas na produktibo pangkalahatang.
Kung ang komunikasyon ay nangyayari lamang sa pormal o pormal, lumilikha ito ng mga salungatan.
Mga halimbawa ng Mixed o Mismanaged Communication
Marahil ang pamamahala ay hindi kailanman humahalo sa kanilang koponan. Siguro si Peter, ang pinuno ng mga benta, ay walang ideya na si John ay pakiramdam na may sakit sa isang regular na batayan kamakailan lamang, salamat sa matapang na mukha ni John. Bilang resulta, hindi nauunawaan ni Pedro na ang pangkat ay binigyang diin dahil napakaraming labanan ni John. Nang ipabatid ni Juan kay Pedro na siya ay nasuri na may kanser, ito ay isang pagkabigla, sapagkat hindi kailanman pinahahalagahan ni Peter ang pakikipag-chat sa paligid ng mas malalamig na tubig, at humahadlang sa mga impormal na email volleys. Sapagkat napakalayo ni Peter sa isang hindi pormal na antas, ang kanyang departamento sa pagbebenta ay hindi naniniwala sa kanya, at mayroon silang mga takot tungkol sa kung ano ang ibig sabihin ng diagnosis ng kanser ni John para sa seguridad ng trabaho ni John at sa kanilang nalalapit na workloads.
Ang mga mahusay na tagapamahala ay nauunawaan na ang impormal na komunikasyon ay nagiging mas malakas na pakikipag-ugnayan, hindi lamang sa kanilang katapusan, kundi bilang isang pambuong-gusali na bloke para sa buong kumpanya, mula sa resepsyonista hanggang sa mga account na maaaring tanggapin.
Bilang isang flipside, bagaman, kung ang komunikasyon ay hindi kailanman impormal, ito ay nag-iiwan ng mga empleyado na nalilito at bigo. Kung ang bawat patakaran ng kumpanya ay bibigyan lamang ng mga spontaneous, reaksyunaryong mga blasts ng email, at hindi kailanman pormal na inisyu bilang isang mahusay na naisip na missive, maaari itong makaramdam na parang ang mga goalpost ay patuloy na gumagalaw. Ito ba talaga ang patakaran, o isa pang mood na nasa pamamahala?
Marahil, Mayo, ang pinuno ng pagpapaunlad ng produkto ay nagsasabog sa kumpanya na may isang casually-written email na nagsasabing, "Ang koponan ay nagtatrabaho nang husto sa isang bagong interface na gagawing mas madaling gamitin ng aming accounting software para sa mga kliyente. Hindi sigurado sa isang pangalan o release date, ngunit ito ay tiyak sa mga gawa."
Pagkatapos, sa Hulyo, isang email ang lumabas na nagsasabi, "Bumalik kami sa drawing board sa mga interface. Ang layunin ay nadagdagan ang pag-andar na nagreresulta sa mas kaunting mga tawag sa serbisyo sa customer."
Gayunpaman, walang pormal na komunikasyon sa anumang bagay na gagawin sa mga muling pagdidisenyo ng interface. Ano ang dapat sabihin o gagawin ng mga empleyado tungkol sa mga isyu ng interface kung tinatanong ng mga kliyente? Sa pagkakataong ito, kinakailangan ng kumpanya na magkasama at magpalabas ng isang pormal na komunikasyon na nagsasabi nang eksakto kung ano ang nagtatrabaho sa pag-unlad ng koponan, dahil ang kritikal na impormasyon para sa bawat antas ng kumpanya, mula sa pagbabadyet hanggang sa marketing, at mga kagawaran ay maaaring bumuo ng isang plano ng aksyon sa mga paparating na interface.
Paano Ituro ang mga Pormal na Pormal at Di-Pormal na Paraan ng Komunikasyon
Pagdating sa komunikasyon, mayroong higit pa sa taya kaysa kailanman. Ang mga patakaran ay kritikal sa mga kapaligiran ng korporasyon, at kapag inihahain ito, pormal na iyon. Ang mga nakasulat na patnubay ay kinakailangan, na may mga paglilinaw na ibinigay kung kinakailangan. Marahil na ang paglilinaw ay maaaring mangyari sa pamamagitan ng pagtugon sa mga tauhan sa isang pulong, o pagpapahintulot ng isang Slack channel para sa talakayan, ngunit mahalaga ito ay walang mga ambiguities.
Mag-imbita ng mga empleyado upang makisali at magtanong kung hindi sila sigurado sa anumang bagay. Ipaalam sa kanila na mahusay na magpadala ng isang email o iba pang nakasulat na komunikasyon kung gusto nila ng isang papel-trail sa mga sagot. Ang ganitong papel-trail ay nagpoprotekta sa kumpanya, masyadong.
Dapat ipahiwatig ng mga patakaran kung saan nakatayo ang kompanya sa mga bagay na tulad ng tsismis - na maaaring maging mapaminsala at walang bunga, na ang lahat ng empleyado ay karapat-dapat sa paggalang at pagkapribado sa mga bagay na kapwa sa lugar ng trabaho at sa labas nito. Ang mga patakaran ay dapat ding linawin na habang ang mga tao ay malayang gumamit ng social media bilang mga pribadong tao, hindi sila dapat magbahagi ng produkto sa trabaho o magsalita tungkol sa mga usapin ng kumpanya sa kanilang mga social channel.
Maaari ring linawin ng mga patnubay kung ok lang na gumamit ng email sa impormal sa loob ng trabaho o kung ang mga komunikasyon na ito ay dapat na limitado sa mga apps ng pagmemensahe at iba pa. Dapat nilang itakda kung mayroong mga patakaran sa pag-text o pag-email pagkatapos ng mga oras at kung inaasahan ng mga empleyado na subaybayan ang mga off-site na ito.
Ito ay din kung saan ang mga patakaran tungkol sa paglalantad at panliligalig ay dapat na paulit-ulit dahil laging sila ay impormal na mga komunikasyon na kadalasan ay nagpapakita ng mga patakaran ng kumpanya.
Sa huli, ang isang nakasulat na handbook tungkol sa komunikasyon sa loob ng kumpanya ay ang pinakamahusay na paraan upang maitatag ang kultura ng komunikasyon ng korporasyon. Tandaan, ang impormal na komunikasyon ay isang mahalagang, bahagi ng pag-unlad ng moral sa anumang lugar ng trabaho at dapat itong pahintulutan na umunlad minsan. Oo naman, maaari itong mawalan ng kamay kung ito ay hindi hihinto, kaya ang kumpanya ay dapat magkaroon ng mga alituntunin tungkol sa kung kailan ito ay angkop at kung ano ang nararapat na talakayin sa impormal. Sekswal na pananakop, hindi, ngunit isang mahusay na katapusan ng linggo ang layo sa isang cabin, na multa.
Sa katapusan, sa pamamagitan ng paglikha ng isang positibo, bukas na komunikasyon sa trabaho na kapaligiran, makikita mo ang iyong kumpanya Tinatangkilik ng isang mas mababa nakababahalang, mas produktibong kapaligiran, sa mga empleyado na pakiramdam mas tapat at nagkakahalaga sa lugar ng trabaho.
