Ang isang pag-imbento na gumaganap ng isang malaking bahagi sa mga pagpapatakbo ng negosyo ay ang word processor. Sa simula ay inilunsad noong 1800s sa anyo ng makinilya, ang computer-based word processing software na ngayon ay ang trabaho ng file cabinet, makinilya at tinta pen pinagsama. Kasama ang napakaraming mga kakayahan, ang kadalian ng paggamit at affordability ay gumawa ng isang makatuwirang investment ng negosyo.
Ginagawang Mas Madaling Gumawa ng Mga Template
Sa isang setting ng opisina, ang mga karaniwang ginagamit na mga dokumento ay kadalasang naka-personalize upang umakma sa mga indibidwal na sitwasyon. Karaniwang ginagawa ito sa paglikha ng mga template gamit ang word processing software tulad ng MS Word o Pages.
Ang isang template ay isang dokumento na nilikha bilang isang panimulang punto para sa mga dokumento sa hinaharap. Kasama ang kakayahang umangkop sa pagdagdag at pag-alis ng data, nag-aalok ang mga template ng mga gumagamit ng kakayahang mag-edit at mag-print ng ilang mga kopya ng mga mahalagang mga liham sa negosyo, lahat ay may iba't ibang mahalagang impormasyon.
Ginagawang mas madali ang I-save at Secure Documents
Ang tampok na "save" o "save bilang" na inaalok ng mga dokumento sa pagpoproseso ng salita ay nagpapahintulot sa mga user na magbigay ng mga di-malilimutang pangalan ng mga dokumento sa loob ng parehong lokasyon ng file o sa iba't ibang mga lokasyon ng file. Kapag ang mga dokumento ay nai-save sa isang secure na computer, ang impormasyon ng kliyente ay protektado at madaling makuha sa anumang oras.
Ang tampok na proteksyon ng password na magagamit sa mga bukas na dokumento ay pumipigil sa mga hindi awtorisadong pagbabago sa mga mahahalagang dokumento. Makatutulong ito kung kapaki-pakinabang kung maraming tao ang umaasa sa impormasyon sa loob ng mga dokumentong ito upang maisagawa ang kanilang mga trabaho (hal., Mga processor ng claim sa mga medikal na insurance na nagbabayad ng mga claim ayon sa mga kontrata na kasunduan na ginawa ng mga doktor).
Makakatipid ng Oras at Kapaligiran
Kapag ginagamit ang mga tampok na software sa pagpoproseso ng salita kasabay ng mahusay na mga kasanayan sa organisasyon, nagse-save ito ng mga gumagamit ng oras. Sa halip na gumugol ng oras sa pag-uuri at paghahanap para sa mga gawaing hindi wasto o napaliit na papel, gamit ang tampok sa paghahanap ng computer ay ginagawang madali ang paghahanap ng mga file.
Higit pa rito, ang pagpoproseso ng salita ay nakikinabang sa kapaligiran sa pamamagitan ng pagbawas ng dami ng papeles na kinakailangan upang maisagawa ang mga pang-araw-araw na gawain (hal., Pag-archive, pagpapadala ng mga titik, pagpapadala ng mga agenda sa pagpupulong). Sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng isang ligtas na email, ang halaga ng postage at papel na basura ay nabawasan nang malaki.
