Ano ang Pamamahala ng Proseso ng Negosyo?

Ang lahat ng mga negosyo ay may mga proseso, maging ito ay upang magtipun-tipon ng isang produkto, iproseso ang pagbabayad ng credit card, sakay ng isang empleyado o suriin para sa katiyakan ng kalidad. Minsan, ang mga prosesong ito ay gumagana nang walang putol, at iba pang mga oras na hindi nila ginagawa. Ang pamamahala ng proseso ng negosyo ay isang sistema na nakakakuha ng iyong mga proseso at pumuputok sa mga ito sa Olympic-swimmer na hugis. Ang isang mahusay na pagpapatupad ng BPM ay mapapabuti ang kakayahang makita sa iyong mga proseso, na ginagawang mas madaling alisin ang mga bottleneck at pigilan ang pagkopya ng trabaho.

Mga Tip

Pamamahala ng proseso ng negosyo ay isang pamamaraan para sa pag-streamline ng paraan na ang isang kumpanya ay gumagawa ng mga bagay, na may pagtingin sa pagpapabuti ng pagganap.

Ano ang Halimbawa ng Proseso ng Negosyo?

Ang isang proseso ng negosyo ay isang serye ng mga hakbang na ginagawa ng mga tao sa iyong organisasyon upang makamit ang isang partikular na layunin. Ang mga hakbang na ito ay paulit-ulit na naulit, kadalasan ng maraming tao at kadalasan sa isang pamantayang paraan. Lamang tungkol sa anumang bagay - mula sa pagpapahintulot sa isang kahilingan sa bakasyon sa pagtatasa ng triage na gumanap ng mga medikal na kawani sa emergency room - ay kwalipikado bilang isang proseso ng negosyo.

Kunin, halimbawa, ang halimbawa ng isang aplikasyon ng pautang sa isang bangko. Upang simulan ang prosesong ito, punan ng isang customer ang isang electronic application form sa website ng bangko. Ngayon, ang mga gulong ng bangko ay nagsisimula na. Una, papatunayan ng bangko na tama ang pormularyo ng customer. Pagkatapos, ang application ay pupunta sa pamamagitan ng isang credit check. Ang ibang tao ay maaaring magsagawa ng isang pag-verify ng kita, ang ibang koponan ay maaaring humiling ng karagdagang dokumentasyon at maaaring may iba pang mga gawain upang paganahin ng bangko ang isang desisyon tungkol sa kung aprubahan ang utang.

Ang susi ay ang proseso ay multifaceted. Tulad ng karamihan sa mga proseso ng negosyo, ito ay nagsasangkot ng maramihang mga hakbang at maraming tao, at ang mga taong ito ay gumagamit ng iba't ibang mga tool at system upang makakuha ng mga bagay-bagay. Ang lahat ng mga sistema ay dinisenyo upang i-convert ang isang serye ng mga input (ang application ng utang at mga dokumento na sumusuporta) sa isang ninanais na output (isang desisyon sa pag-apruba na ipinapaalam sa customer).

Ano ang Pamamahala ng Proseso ng Negosyo?

Kapag ang iyong negosyo ay napakaliit, ang mga proseso ng negosyo ay relatibong madaling pamahalaan. Maaaring may ilan lamang sa mga tao sa opisina na nagsasagawa ng mga pang-araw-araw na gawain, at lahat ay may matatag na pangkalahatang-ideya ng malaking larawan. Ang sitwasyong ito ay nagbabago habang lumalaki ka. Ang mga tungkulin na minsan ay sinalihan ng isang tao ay biglang nakuha sa pagitan ng maraming departamento. Ang mga taong doblehin ang pagsisikap ng bawat isa, ang mga gawain ay nahuhulog sa mga basag at may mas malaking potensyal para sa mga tao na magkamali.

Ang pangunahing layunin ng pamamahala ng proseso ng negosyo ay upang ilagay ang mga magulong proseso sa ilalim ng mikroskopyo at tayahin kung paano gawing mas mahusay ang mga ito. Ang pinakamadaling paraan upang maunawaan ito ay upang mailarawan ang lahat ng mga aktibidad sa iyong proseso bilang isang flowchart ng mga hakbang. Ang BPM ay ang disiplina ng pormal na mga hakbang na ito sa isang mas lohikal at pare-parehong daloy ng trabaho.

Ano ang Mga Bentahe ng Pamamahala ng Proseso ng Negosyo?

Ang pangunahing thrust ng BPM ay upang i-save ka ng oras at pera sa pamamagitan ng pagbabawas ng taba sa iyong mga proseso, tulad ng pag-alis ng mga bottleneck, eliminating redundancies at pagpapahinto ng hindi kinakailangang pagkopya ng trabaho. Ang BPM ay hindi lahat tungkol sa pagtaas sa ilalim na linya, gayunpaman, at may iba pang mga positibong resulta kung saan ang mga negosyo ay makikinabang:

Ang parehong mga empleyado at mga tagapamahala ay nakikinabang mula sa isang mas malinaw na kahulugan ng kanilang mga tungkulin at responsibilidad, dahil lahat sila ay sumusunod sa sistematikong pipeline upang makakuha ng mga bagay-bagay.
Kumukuha ang mga koponan at mas mahusay na makipag-usap kapag ang lahat ay nasa parehong pahina tungkol sa mga output at deadline.
Mas mababa ang stress dahil ang mga empleyado sa trabaho ay hindi na kailangang dumalo sa mga follow-up meeting o salamangkahin ang maramihang mga pakikipagkumpitensya na gawain nang sabay-sabay.
Nilalaman ng BPM ang iyong mga proseso sa mga prayoridad sa organisasyon kaya hindi ka nag-aaksaya ng oras sa mga proseso na nagdaragdag ng hindi bababa sa halaga sa negosyo.
Ang mga tagapamahala ay nakakakuha ng mas mahusay na visibility sa daloy ng trabaho, na nagbibigay ng isang helpful trail para sa pag-audit at regulasyon pagsunod.
Nakikinabang ang mga customer mula sa mga pinahusay na oras ng lead, na humahantong sa mas higit na kasiyahan ng customer.

Paano Gumagana ang isang BPM?

Ang BPM ay una at pangunahin, isang pamamaraan. Binubuo ito ng isang malinaw na serye ng mga hakbang at mga diskarte na makakatulong upang gawing pormal ang proseso ng BPM upang ang basura at iba pang mga kawalan ng kakayahan ay makilala at mapabuti. Sa maraming itinatag na pamamaraan ng BPM, ang ilan, tulad ng Lean o Six Sigma, ay pumasok sa popular na bokabularyo. Sumunod sa maraming mga prinsipyo ang mga generic na pamamaraan. Alinmang pamamaraan ang pipiliin mo, maaari mong asahan na ito ay mag-focus sa tatlong haligi ng BPM: proseso, mga tao at teknolohiya.

Proseso

Ang pangunahing pokus ng BPM ay ang pag-optimize ng mga proseso ng negosyo upang sila ay angkop para sa layunin at makamit ang tamang kinalabasan sa tamang oras.

Mga tao

Ang pagsiguro na ang mga tao ay gumagawa ng tamang mga bagay sa tamang paraan ay susi sa isang matagumpay na proseso. Tinitingnan ng BPM ang mga gawain na ginagawa ng mga tao at nagtatanong ng mga katanungang tulad ng: Kaninong trabaho ba ito upang maisagawa ang Task A at sa anong oras? Ano ang mangyayari kung hindi sasalungat ng may-katuturang tao ang problema? Sino ang maaalalahanan kapag natigil ang proseso? Mahalaga ang antas ng kakayahang makita kung ikaw ay magtatayo ng kahusayan sa system.

Teknolohiya

Para sa iyong mga proseso upang gumana nang maayos, ang paglipat ng mga gawain ay dapat na tuluy-tuloy sa lahat ng oras. Ang software sa pamamahala ng proseso ng negosyo ay ang tool na tumutulong upang ipatupad ang proseso. Kaya, kung nagpapatakbo ka ng BPM exercise at tukuyin ang isang mas mahusay na proseso, makakatulong ang teknolohiya upang tiyakin na ang proseso ay gumaganap sa eksaktong paraan na iyong tinukoy ito. Ang pangunahing tampok ng teknolohiya ay upang mangolekta ng data ng pagganap upang masubaybayan mo ang mga sukatan na mahalaga sa tagumpay ng proseso.

Paano Ka Idisenyo ang isang Pamamaraan ng BPM?

Iba't ibang gumagana ang BPM depende sa kung anong uri ng negosyo ang mayroon ka. Kaya, bago ka magsimula na mag-disenyo ng isang pamamaraan ng BPM, dapat mong suriin kung ano ang gusto mong mapabuti sa pamamagitan ng pagpapatupad nito. Kung ikaw ay isang samahan ng serbisyo, halimbawa, baka gusto mong mapabuti ng BPM ang iyong oras ng pagtugon sa mga kliyente. Ang mga kumpanya na gumagawa o bumuo ng mga produkto, sa kabilang banda, ay maaaring naghahanap ng mas mahusay na kahusayan at pagganap sa linya ng pagpupulong o pag-synchronize sa iba pang mga sistema at proseso.

Gamit ang mga komersyal na driver na ito bilang isang gabay, bawat pamamaraan ng BPM ay pagkatapos ay sundin ang isang cycle ng buhay ng mga phase, bawat isa ay may sariling hanay ng mga gawain na kailangang maipatupad. Ang pinaka-karaniwang pamamaraan ng BPM, DMEMO, ay sumusunod sa limang yugto: disenyo, modelo, execute, monitor at i-optimize.

Stage One: Disenyo

Ang disenyo ng yugto ay gumagamit ng BPM na teknolohiya upang mapa-out ang iyong proseso tulad ng ngayon, bago muling idisenyo ang workflow upang ang proseso ay tumatakbo nang mas mahusay. Ang nakukuha mo sa onscreen ay isang visual na paglalarawan ng daloy ng trabaho upang makita mo sa isang sulyap kung saan ang mga bottleneck at pagkopya ay maaaring nakatayo. Ang ideya ay upang lumikha ng pinakasimpleng, pinaka-tapat na daloy ng trabaho na posible upang ang proseso ay maaaring makumpleto sa hindi bababa sa dami ng oras habang ginagawa ang pinakamaliit na pagkakamali.

Stage Two: Modeling

Ang bahaging ito ay tungkol sa pagsubok sa iyong proseso upang makita kung paano ito gumagana sa ilalim ng iba't ibang mga kondisyon. Isipin ito bilang isang "kung ano ang" ehersisyo. Paano kung inilaan namin ang dalawang tao sa gawaing ito? Paano kung ang empleyado na ito ay huli sa paghahatid ng kanyang output? Paano kung ang gawaing ito ay ginawa sa ibang paraan? Maaari ba tayong gumawa ng karagdagang mga pagpapabuti?

Tatlong yugto: Pagpapatupad

Sa sandaling simulate mo ang daloy ng trabaho, ang susunod na hakbang ay upang masubukan ang pinabuting proseso sa lupa gamit ang workflow engine ng iyong BPM software upang ilaan ang bawat gawain sa proseso sa isa o higit pang mga tao.

Stage Four: Pagsubaybay

Ang pagsubaybay ay ang proseso ng pagtitipon ng data upang tiyakin na ang proseso ay gumaganap gaya ng inaasahan mo. Gamit ang iyong teknolohiya, maaari mong subaybayan ang parehong isang solong hakbang sa iisang proseso - sa parehong paraan na susubaybayan mo ang isang pakete ng FedEx - o maaari mong pagsama-samahin ang data at makita kung paano mo ginagawa sa kabuuan ng workflow nang buo. Kasama sa mga yugto na inilunsad sa yugtong ito ang pagmamanman ng aktibidad ng negosyo, mga dashboard, pag-uulat at mga tool sa pag-audit.

Limang yugto: Pag-optimize

Sa yugtong ito, ang iyong proseso ay maaaring malayo sa perpekto. Ngayon, kailangan mong isaalang-alang kung ano ang maaari mong gawin upang higit pang ma-optimize ang proseso. Halimbawa, kailangan mo bang magdagdag ng isa pang mapagkukunan sa mga partikular na lugar kung saan madalas na mangyari ang mga bottleneck? Tandaan na ang pag-optimize ay hindi isang pangyayari at isang kaganapan. Sa halip, kailangan mong makinig sa feedback ng mga empleyado at mga customer at gumawa ng mga pagbabago sa tuwing may mga problema mangyari. Kung ang bagong proseso ay hindi nagpapabuti sa iyong mga stakeholder 'karanasan sa serbisyo, pagkatapos ay hindi ito maaaring sinabi na maging isang tagumpay.

Sino ang Nagsasagawa ng Pamamahala ng Proseso ng Negosyo?

Kadalasan ay nangangailangan ng isang koponan ng mga eksperto na may IT at kaalaman sa negosyo upang ipatupad ang isang proyekto ng BPM, ngunit talagang nakasalalay ito sa saklaw ng proyektong pinaplano mong patakbuhin. Kung naghahanap ka upang makamit ang ilang mga mabilis na panalo sa pamamagitan ng pagpapabuti ng ilang mga mababang-panganib, mataas na return proseso sa iyong sariling maliit na negosyo, pagkatapos ay dapat na medyo madali upang makakuha ng isang BPM proyekto off sa lupa aided sa pamamagitan ng isang maliit na panloob na koponan at ilang kalidad na software upang i-map ang iyong mga proseso.

Ang isang mahusay na paraan upang magsimula ay sa pamamagitan ng pagdalo sa kurso ng pagsasanay ng BPM. Ang isang mabilis na paghahanap sa Google ay dapat na i-upo ang ilang mga lokal na pagpipilian o isang online na programa. Maraming mga kumpanya ang nagpasyang ilagay ang kanilang mga empleyado sa pamamagitan ng isang programa sa pamamahala ng certification ng proseso ng pamamahala na nagbibigay-daan sa mga pangunahing tauhan upang makakuha ng opisyal na sinanay sa angkop na mga pamamaraan. Ang Business Process Management Institute ay kasalukuyang nag-aalok ng 30 mga programa at pitong mga sertipiko sa iba't ibang disiplina at pamamaraan na nauugnay sa BPM. Tingnan ang kanilang website para sa mga detalye.

Ano ang Tool ng BPM?

Simple lang, isang tool ng BPM ang software na ginagamit mo upang i-automate ang pagpapatupad ng BPM. Ang trabaho nito ay upang paganahin ang iyong negosyo pagbabagong-anyo upang maaari mong gawin ang iyong mga proseso sa mga bagong taas. Ang mga opsyon ay mas malawak hangga't sila ay mahaba, ngunit sa pangkalahatan, ikaw ay naghahanap ng isang sistema na may hindi bababa sa mga sumusunod na tampok:

Visual processing diagram tooling: Pinapayagan ka nito na i-modelo ang iyong mga proseso at lumikha ng mga bagong daloy ng trabaho. Ang ilang mga tool ay nangangailangan ng coding skills bilang isang paraan upang ipatupad ang pagmomodelo; Nag-aalok ang iba pang mga vendor ng isang mababang-diskarte diskarte na gumagamit ng isang "i-drag at drop" na sistema. Ang huli ay maaaring gumana nang mabuti kung wala kang isang hardcore programmer sa koponan.
Pamamahala ng mga dashboard at access control: Nagbibigay ito ng mga gumagawa ng desisyon na kakayahang makita ang pagsubaybay at nagbibigay ng seguridad sa pamamagitan ng paghihigpit sa pag-access ng impormasyon sa ilang mga tao.
Paghawak ng error: Nakatutulong na magkaroon ng isang module ng pag-verify na hahanapin at malulutas ang mga error at malfunctions.
Pagsasama sa umiiral na software: Ang iyong BPM solusyon ay magiging limitadong paggamit kung hindi ito nakikipag-usap sa iba pang mga pangunahing sistema ng ERP / CRM.
Mga ulat at analytics: Ang isang mahusay na solusyon ng BPM ay magpapatakbo ng mga ulat sa mga pangunahing sukatan tulad ng bukas na mga item, ang average na oras na kinakailangan upang makumpleto ang isang gawain at kung gaano kadalas ang isang item ay makakakuha ng rerouted.

Sa mga tuntunin ng partikular na mga tool sa pamamahala ng proseso ng negosyo, ito ay isang medyo masikip na merkado. Kabilang sa ilan sa mga malalaking manlalaro ang Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian at Process Street. Ang mga review ay madaling magagamit sa internet, at karamihan sa mga tool ay may libreng 14 na araw na pagsubok upang masuri mo ang mga pag-andar bago ka gumawa ng pangwakas na pagbili.