Ang pagsulat ng isang detalyadong plano o proseso ng pamamahala ng proyekto ay nagsasangkot ng pagdodokumento ng mga hakbang at mga gawain na kinakailangan upang lumikha ng isang produkto o serbisyo. Ang iyong plano sa pagkilos ay dapat ilarawan ang kumpletong proyekto sa lahat ng mga yugto, simula sa pagsisimula at patuloy sa pamamagitan ng pagsubaybay, pagpapatupad, pagkontrol at pagsara, nagrerekomenda sa Project Management Institute. Isama ang isang pangkalahatang-ideya at mga detalye tungkol sa saklaw, iskedyul, mga gastos at kalidad. Dapat mo ring ilista ang mga miyembro ng koponan ng proyekto, diskarte sa komunikasyon, mga panganib, mga proseso ng pagbili at mga diskarte para sa pamamahala ng pagbabago.
Paggamit ng isang Template
Kahit na maaari kang lumikha ng iyong sariling format, kadalasan ay mas madaling magsimula sa isang umiiral na disenyo. Mag-download ng isang template mula sa isang website tulad ng Microsoft Office, PM Docs o PM Links. Tinitiyak ng paggamit ng isang template na saklaw mo ang lahat ng mga kinakailangang paksa at mapanatili ang pare-pareho sa bawat proyekto. Bukod pa rito, ang isang template ay nagpapaalala sa iyo na kilalanin ang mga taong aprubahan ang iyong plano, magtalaga ng pagpopondo at magbigay ng mga mapagkukunan.
Ang pahayag ng overview ay ginagamit upang ilarawan ang sitwasyon. Halimbawa, ilista ang mga kondisyon ng negosyo na nag-trigger ng pangangailangan para sa proyekto. Maaaring kasama dito ang feedback ng customer, mga plano ng katunggali o mga kinakailangan sa mamumuhunan. Lumikha ng mga seksyon para sa saklaw, iskedyul at badyet. Nagbibigay ang mga seksyon na ito ng mga detalye tungkol sa produkto o serbisyo na pinaplano mong likhain, mga pangyayari sa proyekto, kung gaano karaming mga tao ang kailangan mong magtrabaho sa proyekto at sa mga hadlang sa badyet. Gumawa ng isang seksyon na naglalarawan sa iyong proseso sa pamamahala ng kalidad at nagsasama ng isang diskarte sa kalidad ng katiyakan at mga pagkukusa sa pagkontrol sa kalidad. Sa pamamagitan ng pagdodokumento sa proseso na plano mong sundin, sinasabi mo sa lahat ng miyembro ng pangkat kung ano ang kailangan nilang gawin upang magawa ang mga layunin at layunin ng proyekto.
Mga Detalye
Ilista ang mga miyembro ng koponan ng proyekto, ang kanilang mga tungkulin at mga responsibilidad, at mga pagtatalaga ng oras sa mga sumusuporta sa mga seksyon. Bilang karagdagan, ilarawan ang diskarte sa komunikasyon na susundan, tulad ng pagkumpleto ng mga lingguhang ulat ng katayuan at pagpapatakbo ng buwanang mga pulong. Halimbawa, maaari mong isama ang isang talahanayan na nagpapahiwatig kung ano ang gusto mong magtrabaho ang bawat miyembro ng koponan. Isama ang gawain sa unang haligi at idokumento ang katayuan sa ikalawang haligi, tulad ng hindi nagsimula, nasa progreso, nakumpleto o naantala. Magdagdag ng espasyo para sa isang karagdagang komento sa isang ikatlong haligi.
Proseso
Panghuli, ilarawan ang mga plano upang mahawakan ang anumang mga potensyal na panganib, tulad ng pagkaantala sa tagapagtustos o mga karagdagang kinakailangan sa stakeholder. Tukuyin ang mga proseso ng pagbili at mga pamamaraan ng paglilista para sa pamamahala ng pagbabago, kabilang ang kung sino ang aprubahan ang mga pagsasaayos sa plano.
Pag-apruba
Sa sandaling tapos na ang iyong plano, suriin ang mga detalye sa koponan ng proyekto. Isama ang kanilang feedback bago ipamahagi ito sa iyong mga stakeholder para sa pag-apruba. Pagkatapos na maaprubahan ang plano, magsimulang magtrabaho sa pamamagitan ng mga hakbang. Patuloy na ipaalam sa mga miyembro ng pangkat ang pag-unlad, kasunod ng pamamaraan sa iyong diskarte sa komunikasyon. Habang patuloy ang trabaho, suriin ang iyong mga pagsisikap upang maisama mo ang mga diskarte na matututuhan mo sa iyong susunod na proyekto.
