Ang isang pabilog na titik ay ginagamit upang ibahagi ang parehong impormasyon sa isang malaking madla. Ito ay naiiba sa layunin mula sa isang personal na sulat, na nagpapadala ng partikular na impormasyon sa isa o ng ilang mga tatanggap. Ang mga pormal na titik ay madalas na ginagamit upang ipahayag ang bagong impormasyon o upang linawin ang mga patakaran. Ang mga ito ay medyo pangkalahatan sa paksa, dahil ang mga ito ay malawak na nababasa. Ang pagsulat ng isang pabilog na titik ng anumang uri ay nangangailangan ng ilang mahahalagang hakbang.
Alamin ang iyong madla. Para sa mga pabilog na titik, ang pagbabasa ay magkakaiba, sa gayon ito ay maaaring maging mahirap na sukatin ang antas ng iyong madla ng naunang kaalaman o pamilyar sa nilalaman na nais mong ibahagi. Gayunpaman, isaalang-alang ang karamihan ng mga posibleng mambabasa kapag sumulat ka, upang ang iyong sulat ay kapaki-pakinabang sa karamihan ng mga tao.
Kilalanin ang mga panloob at panlabas na mga titik ng circular. Ang isang panloob na pabilog na liham, bagaman nagpapalipat-lipat sa isang malaking grupo, ay hihigit pa rin sa isang grupo. Halimbawa, ang isang negosyo ay maaaring magpakalat ng isang panloob na sulat sa mga empleyado tungkol sa isang bagong patakaran ng kumpanya. Sa kaibahan, ang isang panlabas na sulat ay isang liham na ipinalimbag sa lahat ng kliyente o sa publiko.
Gamitin ang tono at boses na angkop para sa uri ng komunikasyon (panloob o panlabas) na kung saan ang pabilog na titik ay gagana. Halimbawa, ang isang mahigpit tono ay angkop para sa isang pabilog na sulat sa lahat ng mga empleyado na nagtutugon sa pagiging tardiness o absenteeism. Gayunpaman, ang isang tono ay hindi angkop na gamitin para sa isang liham na ipakalat sa mga kliyente.
Ibahagi lamang ang awtorisadong impormasyon. Dahil ang mga pabilog na titik ay inilaan para sa isang malaking tagapakinig, hindi angkop ang mga ito upang ibunyag ang kumpidensyal na impormasyon o mga detalye na hindi nilayon para sa isang malawak na madla.
