Ang serbisyo sa komunidad ay marangal na trabaho - ngunit madalas na ito ay hindi mangyayari kung wala ang matibay na trabaho na ginagawa sa likod ng mga eksena. Ang pagsasagawa ng isang kaganapan sa paglilingkod sa komunidad ay isang multi-faceted na gawain, at responsibilidad ng tagapangulo na dumalo sa bawat detalye. Ang pagpaplano sa pag-unlad ay napakahalaga, na kinasasangkutan ng lahat mula sa pagtatakda ng mga layunin sa pagtatalaga ng mga gawain. Kung matutugunan mo ang isang listahan ng mga sangkap nang maaga, madaragdagan mo ang posibilidad na ang iyong kaganapan ay magiging matagumpay.
Pumili ng isang dahilan. Maraming uri ng proyekto ang nasa loob ng larangan ng serbisyo sa komunidad. Kabilang sa ilang mga ideya ang mga proyekto upang itaguyod ang kapaligiran, itaguyod ang kaligtasan, labanan ang krimen o tulungan ang mga walang tirahan.
Isaalang-alang ang pangunahing dahilan kung bakit kinakailangan ang proyekto. Kung pinaplano mo ang kaganapan sa ngalan ng isang samahan, isaalang-alang kung ang kaganapan ay nasa loob ng diwa ng organisasyong misyon nito.
Magtakda ng mga layunin. Ituro ang mga tiyak na layunin ng proyekto at tiyaking masusukat ang mga ito. Ang nasusukat na mga layunin ay tutulong sa iyo na suriin ang kaganapan pagkatapos na ito ay tapos na.
Idisenyo ang kaganapan. Piliin ang petsa, oras at lugar. Pagkatapos isaalang-alang kung ano ang gagawin nito - tulad ng isang kagiliw-giliw na speaker, pagkain o isang natatanging aktibidad - para sa mga tao upang isaalang-alang ang kaganapan masaya at kapaki-pakinabang.
Kailangan ng outline staffing. Detalye ng mga tiyak na tungkulin at kung sino ang gagawa ng mga tungkulin. Mag-recruit ng mga boluntaryo upang punan ang mga posisyon na ito.
Ilista ang mga kinakailangang mapagkukunan, materyales at supplies. Para sa mga layunin sa pagbabadyet, tandaan kung ang bawat item ay ibibigay o binili. Kung ang donasyon, i-record ang halaga ng in-kind.
Sa pamamagitan ng alinman sa nakasulat na komunikasyon o personal na mga presentasyon, anyayahan ang mga potensyal na kasosyo - tulad ng mga posibleng sponsor ng kaganapan - upang lumahok sa kaganapan. Magbahagi ng isang nakakahimok na kuwento tungkol sa kung paano positibo ang epekto ng iyong proyekto sa komunidad. Pagkatapos ay ipaliwanag sa kanila kung ano ang magagawa nila upang makatulong.
Kumpletuhin ang isang iminungkahing badyet na nagpapahiwatig ng lahat ng inaasahang kita at gastos. Isama ang lahat ng mga mapagkukunan, materyales at supplies mula sa iyong listahan sa badyet ng gastos. Tiyakin na ang halaga ng mga donasyon ay nakikita sa badyet.
Itaguyod ang kaganapan. Makipagkomunika sa kaganapan sa pamamagitan ng lahat ng posibleng paraan, tulad ng paglabas ng balita, direktang koreo, mga personal na paanyaya, poster, mga anunsyo sa website at sa pamamagitan ng iba't ibang mga social media outlet. Ang simpleng salita-ng-bibig ay lubos na mabisa para sa pagkuha ng salita. Siguraduhin na itaguyod ang kaganapan sa mga paaralan ng lugar (kung naaangkop) dahil maraming mga mag-aaral ang kinakailangan upang magsagawa ng mga oras ng serbisyo sa komunidad at maaaring maging handa na lumahok.
Magtakda ng isang alternatibong plano kung sakaling may mali ang isang bagay - hindi ito masasaktan upang magkaroon ng Plan B. Ilarawan ang mga potensyal na problema (tulad ng masamang panahon) na maaaring makapigil sa matagumpay na pagkumpleto ng proyekto. Pagkatapos ay magbuo ng mga solusyon sa mga problemang ito (tulad ng paglipat ng kaganapan sa loob).
Magbalangkas ng isang partikular na plano ng pagkilos. Ilista ang mga tukoy na hakbang upang dalhin ang proyekto sa isang matagumpay na pagkumpleto. Ipakita ang mga nakaplanong petsa para sa bawat hakbang. Iwaksi ang mga hakbang para sa araw ng kaganapan sa isang hiwalay na listahan, dahil maaaring ito ang pinaka detalyadong at ang pinaka-tinukoy na listahan sa panahon ng kaganapan mismo.
