Dapat kumpletuhin ng iyong negosyo ang form na W2 bawat taon para sa bawat empleyado. Ang mga form na ito ay nagpapakita ng impormasyon na nakakaapekto sa mga kalkulasyon ng buwis, kabilang ang mga sahod, pananagutan ng estado at pederal na buwis sa kita, at mga kontribusyon sa pensiyon. Ang empleyado ay responsable sa pagpapadala ng isang kopya ng form kasama ang taunang pagbabalik ng buwis sa Internal Revenue Service. Ang pagpuno ng isang W2 ay relatibong tapat kung mayroon kang tax accounting software upang subaybayan ang mga numero.
Format ng Mga Panuntunan
Ang iyong accounting software ay maaaring populate ang mga indibidwal na mga kahon sa form na awtomatikong mula sa nakaimbak na mga numero at kalkulasyon. Ang IRS ay nangangailangan ng isang karaniwang, nag-type o naka-print, itim na 12-point Courier font na walang mga pagwawasto at lahat ng mga entry na angkop sa loob ng mga kahon. Ang form ay machine-read, at kung ito ay kicked out para sa hindi tamang pag-format, o para sa pagiging sulat-kamay o sa maling kulay, kailangan mong muling isumite ito.
Higit pang Detalyadong Paglalarawan
Ipakita ang kabuuang sahod, paghawak, at lahat ng iba pang naaangkop na impormasyon sa tamang mga kahon. Ang IRS ay nagbibigay ng manu-manong "Impormasyon para sa Form W2," na magagamit sa alinman sa hard copy o online, na may pagkasira ng kinakailangang impormasyon. Ang ilang mga kahon ay pulos pang-impormasyon ngunit pa rin ang ipinag-uutos. Ang pagpapakita ng Code DD sa Box 12, halimbawa, ay nagsasabi sa IRS ang tagapag-empleyo ay nag-uulat ng kanyang kontribusyon sa isang kwalipikadong planong pangkalusugan, na hindi kasama mula sa kita ng pabuwis sa empleyado. Ang mga function sa kahon ay maaaring magbago habang ang batas sa buwis ay lumilikha ng mga bagong pangangailangan sa pag-uulat.
Ipamahagi ang Dokumento
File Copy A ng Form W2 sa Social Security Administration, na nangangailangan ng impormasyon para sa SSA ng sahod ng empleyado at mga rekord ng kontribusyon. Magpadala ng Kopya 1 sa dibisyon ng estado o lokal na buwis, kung kinakailangan ng batas. Kopyahin B, Kopyahin C, at Kopyahin 2 pumunta sa empleyado, at ang Kopya D ay para sa mga talaan ng tagapag-empleyo. Ang deadline upang ipamahagi ang form at file na ito ay nag-iiba bawat taon. Halimbawa, ang deadline na file para sa 2014 ay Marso 2, 2015, habang ang deadline na ipamahagi ito sa mga empleyado ay Pebrero 2, 2015. Maaari kang humiling ng isang extension ng oras upang ma-file sa IRS Form 8809. Dapat ay mayroong permanenteng kopya ng W2 sa iyong sistema ng accounting. Hinihiling sa iyo ng IRS na panatilihin ang form, kahit na hindi maipapadala sa empleyado, sa loob ng apat na taon.
I-save ang Oras sa BSO
Maaari mong gamitin ang Social Services's Business Services Online upang lumikha at / o mag-upload ng electronic na bersyon ng iyong W2s, na maaari ring ma-print para sa mga empleyado. Kung nagpapatakbo ka ng isang maliit na negosyo, ito ay kumakatawan sa isang alternatibo sa paghawak ng W2s sa pamamagitan ng iyong sariling sistema ng accounting o paggawa ng mga ito nang mano-mano. Ang SSA site ay nangangailangan ng pagpaparehistro. Dapat kang magkaroon ng web-enabled browser na may 128-bit na pag-encrypt at pinagana ang mga cookie, at ang Adobe Acrobat Reader upang lumikha ng mga dokumento online.
