Kung ang mga mamimili ay maglaan ng oras upang sumulat ng isang sulat ng reklamo, ang ibig sabihin nito ay negosyo. Habang ang isang hindi nasisiyahang customer ay maaaring mag-telepono at magreklamo sa isang taong nasa harap ng linya o magsunog ng isang email na nagtatapos sa ilang pile ng reklamo, ang isang sulat ay opisyal at isang tugon ay kinakailangan. Ang mga titik ng reklamo na nagsisimula sa CEO at gumagana ang kanilang paraan down ang kadena ng utos ay nangangailangan ng partikular na pansin bilang isang pangalawang sulat sa CEO ay maaaring umalis sa iyo sa isang masamang liwanag. Kahit na ang paghawak ng isang sulat ng reklamo ay maaaring mukhang daunting sa unang pagkakataon na kailangan mong gawin ito, may ilang mga hakbang sa lugar upang matulungan kang harapin ito nang naaangkop.
Kilalanin ang sulat ng reklamo. Magagawa ito gamit ang isang tawag sa telepono, isang email o isang sulat. Ang Hong Kong Polytechnic University ay nagmumungkahi na isama mo ang mga pariralang tulad ng "Salamat sa iyong liham …" o "Tinutukoy ko ang iyong liham …" dahil ipapaalam nito ang nagpadala ng sulat na ang kanyang reklamo ay tinutugunan.
Magplano na magsulat ng isang tugon sa reklamo. Dahil ang isang sulat ng reklamo ay pormal, nangangailangan ito ng pormal na tugon.
Siyasatin ang pagiging lehitimo ng reklamo. Batay sa imbestigasyon, magpasya kung tatanggap o tanggihan ng kumpanya ang reklamo.
Humingi ng paumanhin para sa problema kung tinanggap. Gumamit ng mga polite na parirala tulad ng "Humihingi kami ng paumanhin para sa abala …" o "Mangyaring tanggapin ang aming taos-puso pasensiya …" Kung, gayunpaman, ang reklamo ay tinanggihan, express ikinalulungkot sa kawalang kasiyahan ng customer "Habang naiintindihan namin ang iyong pagkadismaya …" at pagkatapos ay sundin ito na may "ikinalulungkot naming ipaalam sa iyo na …"
Imungkahi upang matugunan ang kahirapan kung ang reklamo ay tinanggap at nag-aalok ng isang paliwanag kung bakit ito nangyari, tulad ng "Ang pagkakamali ay sanhi ng …" o "ang kawalan ng pagmamanupaktura ay hindi napansin."
Tanggihan ang pananagutan para sa problema at mag-alok ng mga dahilan kung bakit hindi ito lalayo. Ang mga parirala na tulad ng "sa kasamaang-palad ay ang pag-expire ng warranty" ay nangangahulugan na wala nang iba pa ang magagawa.
Mag-alok ng refund, tanggapin ang ibinalik na mabuti o bigyan ng diskwento kung tinatanggap mo ang reklamo. Ang Hong Kong Polytechnic University ay nagpapahiwatig ng mga pariralang tulad ng "Bilang isang kilos ng mabuting kalooban …" o "nagpadala kami ng kapalit ng courier …" ay angkop.
Direktang sumulat ang manunulat ng sulat sa isang ikatlong partido - ibang tao o organisasyon - kung ang pananagutan ay namamalagi sa ibang lugar. Gumamit ng isang parirala na tulad ng "Ikinalulungkot namin na hindi kami makatutulong sa iyo, ngunit maaaring gusto mong makipag-ugnay sa tagagawa."
