Ang isang standard operating procedure ay isang nakasulat na dokumento na nagdedetalye ng mga tukoy na aksyon upang gawin upang makumpleto ang isang paulit-ulit na gawain o proseso. Sinusunod ng mga SOP ang walang set outline o template, habang ang mga ito ay nag-iiba ayon sa organisasyon at paggamit. Halimbawa, ang isang SOP para sa mga operasyon ng produksyon sa isang planta ng pagmamanupaktura ay mag-iiba nang malaki mula sa isang itinatag para sa mga kawani sa pagbebenta ng pagsasanay sa isang retail na kapaligiran.
Mga Layunin
Ang mga negosyo ay maaaring magsagawa ng mga SOP upang mabawasan ang basura at dagdagan ang mga kita. Ang isang hindi pangkalakal ay maaaring gumamit ng SOP upang mas mahusay ang paglilingkod sa komunidad. Ang ilang mga kumpanya ay gumagamit ng SOPs upang matiyak ang pagsunod sa mga regulasyon ng pamahalaan o upang mapabuti ang kaligtasan sa lugar ng trabaho. Kahit na ang mga dahilan para sa naghahanap ng pagpapabuti ay maaaring mag-iba ng medyo, anuman ang kapaligiran kung saan ginagamit ang SOP, ang pangunahing layunin ay upang mapabuti ang kahusayan sa ilang kapasidad.
Si David Grusenmeyer, isang senior associate extension sa Cornell University, ay nanawagan ng mga variant sa isang operating system na "kaaway" ng kalidad at kahusayan. Kaya, ang isang standard operating procedure ay maaaring magamit upang i-streamline ang mga operasyon sa pamamagitan ng pag-set up ng isang walang pagbabago na hanay ng mga hakbang upang magawa ang isang tiyak na layunin.
Bakit Gumamit ng mga SOP?
Ang mga organisasyong mula sa militar ng Estados Unidos hanggang sa mga nonprofit sa mga malalaking korporasyon ay gumagamit ng mga SOP sa:
- Mapabuti ang kahusayan.
- Taasan ang kalidad.
- Tiyakin ang kaligtasan.
Maaaring maisulat ang mga partikular na SOP para sa mga linya ng produksyon, paglilinis sa lugar ng trabaho, pagsasanay sa empleyado, proseso ng payroll at pagsusuri sa pagganap ng empleyado, bukod sa iba pang mga gawain.
Paghahanda para sa Paglikha ng mga SOP
Upang lumikha ng na-customize na SOP, nagmumungkahi ang Grusenmeyer ng ilang hakbang:
- Maghanap ng mga lugar sa iyong negosyo kung saan ang mga karaniwang pamamaraan ng pagpapatakbo ay magiging kapaki-pakinabang.
- Mula sa iyong mga natuklasan, ituro ang isa o dalawang lugar kung saan ang tagumpay ay malamang at ang kita ay magiging pinaka-apektado.
- Para sa iyong mga lugar na pokus, pumunta sa mga hakbang na kailangan upang maisagawa ang bawat operasyon at i-ranggo ang mga ito sa pamamagitan ng kahalagahan.
- Panghuli, magtipon ng isang koponan ng mga tagapamahala at empleyado na may pinakamaraming kaalaman tungkol sa proseso at makipag-ugnay sa grupo upang lumikha ng mga SOP.
Pagsusulat ng SOP
Pangalanan ang SOP at ilarawan kung anong mga gawain ang kasama. Sa paglalarawan, magbigay ng mga detalye tungkol sa:
- Sino ang gagawa ng trabaho.
- Anong mga materyales at kagamitan ang kinakailangan.
- Ano ang resulta ng huling resulta.
Magbigay ng tiyak na mga hakbang-hakbang na mga detalye kung paano ganapin ang gawain, hanggang sa punto kung saan ang isang hindi pinangangasiwaang empleyado ay maaaring gumaganap ng sapat na gawain sa pamamagitan ng pagsunod sa gabay. Turuan ang lahat ng mga empleyado na gagana sa ilang mga kakayahan sa gawain tungkol sa mga detalye ng SOP, at masubaybayan at suriin ang SOP ng tuloy-tuloy.
Mga Tip
-
Kung ang iyong organisasyon o negosyo ay magsagawa ng isang operasyon o pamamaraan minsan, tulad ng para sa isang espesyal na proyekto, ang isang SOP ay hindi nauugnay. Gayunpaman, kapag ang mga paulit-ulit na pamamaraan ay bahagi ng paggawa ng negosyo, ang paglikha ng SOP ay mahusay na pamamahala ng negosyo.
