Ang general ledger ay koleksyon ng isang bookkeeper (accountant's) at buod ng mga account ng isang kumpanya. Ang pangkalahatang journal ay isang sunud-sunod na rekord ng pang-araw-araw na transaksyon sa pananalapi at ang ledger ay na-itemize ng mga account. Ang pangkaraniwang ledger ay kadalasang tumatagal ng anyo ng isang simpleng dalawang haligi na T-account. Ang mga pormal na rekord ay maaaring gumamit ng higit pang mga hanay upang maipakita ang balanse sa account pagkatapos ng bawat pag-post ng debit at credit. Ito ay isang bahagi ng isang paraan upang subaybayan ang pinansiyal na kalusugan ng iyong negosyo.
I-set Up
Nasa upa ng accountant o bookkeeper kung paano mag-set up at pangalanan ang mga account para sa Ledger, ngunit isang tipikal at simpleng paraan na ito ay ginagawa sa kabuuan ng board ay ang paggamit ng T-paraan mula sa kung saan ay iguguhit ang impormasyon na ipinasok sa ang journal. Sa kaso ng pormal na ledger, ang isang "running balance" ng araw-araw na transaksyon ay ipinapakita sa dulo ng bawat araw sa isang hiwalay na haligi.
Pangalan at Pag-numero ng Mga Account
Naming mga account ang ginagawa upang malinaw na ihatid kung anong uri ng account ito. Kadalasan, ang Cash ay tinatawag na Cash, Capital ay Capital, Mga Gastusin ay Gastos - malinaw na may label na sa uri ng gastos (upa, telepono), Kita at Mga Account na Receivable (kinita sa pera o kita) at Mga Bayad sa Account (utang na utang), at iba pa. Ang mga ito ay ilang iba't ibang uri ng mga account na nasa ledger, depende sa uri ng negosyo. Karamihan sa mga "tagatustos" na mga code para sa salapi ay ang 100 mga account; na sinusundan ng 200, 300, 400 account at iba pa. Ang pagbubukas ng balanse ay hindi laging zero at nakasalalay sa kung binuksan mo ang iyong negosyo na may nasasalat na mga ari-arian at mga pananagutan na nagdadagdag o nagbawas ng halaga mula sa iyong negosyo.
Electronic Ledgers
Ang mga electronic ledger ay may mga module ng accounting na nagbibigay ng mga advanced na tool na dinisenyo upang pamahalaan ang patuloy na pagpasok at pag-uulat ng mga detalyadong transaksyon sa pananalapi. Ang ilan ay may mga tool tulad ng pinagsamang pagsubaybay sa proyekto. Ang mga electronic system na ito ay maaaring makabuo ng maraming iba't ibang mga uri ng mga ulat tulad ng isang listahan ng mga entry, Income Statement, Balance Sheet, ratio analysis at iba pa. Ang kagandahan ng mga ito ay ginagawa nila ang lahat ng mga kalkulasyon para sa iyo, inaalis ang pangangailangan sa pagdaragdag ng mga makina at calculators, maliban sa pinakamatigpit na kalagayan. Pinapayagan ka rin ng mga electronic ledger na magpatakbo ng mga detalyadong trail ng pag-audit, gayundin ang kumplikado o simpleng mga badyet at magpatakbo ng mga pahayag ng Profit and Loss (P & L). Pinadadali ng elektronikong accounting na subaybayan ang mga pagkakaiba tulad ng mga dobleng pag-post o nawawalang mga pagbabayad at mga kredito na maaaring magpakita sa iyong buwanang bank statement.
Pagluluto ng mga Aklat
Kapag ang isang kumpanya ay nagdadagdag ng pinansyal na data upang magbigay ng mga di-umiiral na mga kita, ito ay tinatawag na "pagluluto ng mga libro." Ang mga Ledger ay maaaring gamitin upang mapanatili ang ganitong uri ng pandaraya mula nangyayari dahil ang pagluluto ng libro ay nagsasangkot ng mabilis na mga kita at pagpapaliban ng mga gastusin, pati na rin ang pagpapatupad ng mga transaksyong sintetiko upang makakuha ng higit pang mga lehitimong financing pati na rin upang mapabuti ang mga pinansiyal na standing sa Wall Street. Kahit na ang Sarbanes-Oxley Act (tingnan Resources) ay hindi nalalapat sa isang maliit o negosyo na pagmamay-ari ng pamilya, ito ay nilikha, sa liwanag ng Enron at Worldcom iskandalo, upang mamamahala sa "creative financing" at upang makontrol ang mga insidente na maaaring humantong sa pandaraya, pati na rin ang tapat na error.
Mga Karaniwang Tinatanggap na Mga Prinsipyo sa Accounting
Ang mga karaniwang tinatanggap na mga prinsipyo sa accounting (GAAP) ay nagpapahintulot sa mga mamumuhunan ng pinakamababang antas ng pagiging pare-pareho kapag sinusuri ang mga pahayag sa pananalapi para sa mga layunin ng pamumuhunan. Ang mga prinsipyong ito ay sumasakop sa mga bagay tulad ng pagkilala ng kita, pag-uuri ng Balanse ng item at mga natitirang mga sukat ng hati. Ito ay isang set ng pangkalahatang mga pamantayan, gayunpaman, na maaaring magulo. Ang mga kulang na pamantayan sa accounting ay maaaring magresulta sa kung ano ang tinatawag na "ingay ng accounting," na ingay na nagpapahintulot sa ilang mga kumpanya na magpinta ng isang larawan ng kanilang financially bottom line na kung ano talaga ang umiiral. Sa lahat ng kaso, ang mga namumuhunan ay dapat maging maingat kapag sinusuri ang hindi lamang mga ledger, kundi pati na rin ang mga journal, resibo, pagsingil at mga pahayag sa bangko, mga gastos sa pamumura ng mga makina at kagamitan, at anumang iba pang pinansyal na data na magagamit upang matukoy ang "tunay" katatagan o potensyal ng isang negosyo bago pamumuhunan.
