Minsan, ang isang relasyon ng kliyente ay hindi gumagana. Siguro ang client ay masyadong hinihingi, ay may mga hindi makatotohanang mga inaasahan, binabayaran late o lamang ay hindi isang mahusay na magkasya sa iyong kumpanya. Kapag ito ay malinaw na ang isang nagtatrabaho na relasyon ay hindi na napapanatiling, oras na upang kunin ang mga kurbatang sa isang propesyonal at tapat na paraan.
Maging Propesyonal
Ang iyong sulat ay dapat dumating mula sa iyo sa letterhead ng kumpanya. Oras ng paghahatid ng sulat upang bigyan mo ang tumatanggap ng sapat na oras upang makahanap ng kapalit para sa iyong mga serbisyo. Talakayin ang indibidwal na nagtatrabaho ka, humantong sa isang pagkilala sa relasyon, pagkatapos ay kumuha ng karapatan sa punto. "Kahit na ang aking kasiyahan na maging kinatawan ng iyong relasyon sa publiko sa nakaraang limang taon, epektibong Mayo 1, 2015, hindi na ako makapaglilingkod sa kapasidad na iyon."
Mag-alok ng Paliwanag
Ang pagpapaliwanag kung bakit nagpapaputok ka ng isang kliyente ay maaaring maging mapanlinlang, lalo na kung ang relasyon ay walang katiyakan, o kung nababahala ka, ang kliyente ay maaaring makipag-usap nang masama tungkol sa iyo sa iba. Ang isang opsyon ay upang maging tahasan at sabihin ang tiyak na dahilan. "Sa kasamaang palad, natatakot ako na may iba't ibang pilosopiya kami tungkol sa pagtatapos ng mga deadline at mga iskedyul ng paglalathala, at hindi ko nararamdaman na maaari akong maging isang epektibong tagapagtaguyod para sa iyo sa posisyon na ito."
Kung mas gusto mong maging mas komprontasyon, ang isang mas pangkaraniwang dahilan ay maaaring maiwasan ang matinding damdamin. Halimbawa, "natatakot ako na labis na ang aking sarili at pinipilit kong ibalik sa bilang ng mga kliyente na kinakatawan ko."
Mag-alok ng Oras ng Pagkumpleto
Maliban kung ang isang kliyente ay kumikilos sa isang labis na hindi propesyonal na paraan na nangangailangan ng agarang paghihiwalay ng mga relasyon, magtatag ng isang takdang oras para sa pagkumpleto ng mga natitirang proyekto. "Bilang binalak, magkakaroon ako ng mga nakumpletong pindutin kit na ibinigay sa katapusan ng buwan. Susubukan ko ring i-update ang mga archive ng pindutin sa iyong website at ibigay sa iyo ang parehong mga digital at hard copy ng iba't ibang mga speech at mga presentasyon na isinulat ko para sa iyo sa nakalipas na ilang taon. Ang huling kuwenta ay naka-attach para sa iyong kaginhawahan."
Gumawa ng Referral
Kung ang iyong kliyente ay hindi lamang isang angkop para sa iyo, ngunit maaaring isang mahalagang halaga sa isang kasamahan, nag-aalok upang gumawa ng isang referral. "Gusto kong sumangguni ka sa isang kasamahan, Jane Smith ng ABC Public Relations. Siya ay may isang mahusay na pakikitungo ng mga karanasan sa paghawak ng mga kliyente sa iyong industriya at sa tingin ko ang iyong mga personalidad at mga pilosopiya sa negosyo ay isang magandang tugma. Kung gusto mo akong mag-ayos ng isang pulong, masaya ako na magtakda ng isa."
Sumulat ng Cordial Close
Dalhin ang iyong sulat sa isang dulo pormal at propesyonal. Mag-alok ng karagdagang pag-usapan ang bagay sa pamamagitan ng telepono kung mas gusto ng kliyente. "Muli, salamat sa pagkakataon na kumatawan sa iyong kumpanya. Kung mayroon kang anumang mga katanungan o nais na talakayin ang anumang bagay sa personal, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnay sa akin nang direkta. Nais kong patuloy kang magtagumpay sa lahat ng iyong mga propesyonal na pagsisikap."
Protektahan ang Iyong Sarili
Kung mayroon kang anumang mga kundisyon tungkol sa pagpapaputok ng isang kliyente mula sa isang legal na pananaw, hilingin sa isang abogado na repasuhin ang mga tuntunin ng iyong kontrata bago isulat ang liham. Hindi mo nais na labagin ang isang nakasulat na kasunduan, hindi upang matupad ang mga tungkulin na sinang-ayunan mo o nabigong magbigay ng tamang paunawa.
