Sa maraming lugar ng trabaho, ang mga memorandum ay nagsisilbi bilang isang maginhawa at epektibong paraan ng pakikipag-usap. Sa pamamagitan ng pagsagot sa mga tanong sa isang memorandum, sa halip na sa pakikipag-usap sa mukha, maaari mong dagdagan ang bilang ng mga manggagawa na naabot ng iyong sagot at bigyan ang mga manggagawa ng isang pisikal o elektronikong dokumento para sa pagtukoy sa ibang pagkakataon kung nakalimutan nila ang sagot na iyong ibinigay. Upang matiyak na ang iyong memo ay kasing epektibo hangga't maaari, i-format nang wasto ang iyong komunikasyon, at maingat na isulat ito sa iyong madla sa isip.
Lumikha ng memo heading. Isama ang "Petsa:" na sinusundan ng buong petsa kung saan ipinapadala mo ang iyong memo, "To:" na may isang paliwanag kung sino ang iyong pinapadala ang memorandum, "Mula:" kasama ang iyong pangalan, at "Subject:" kasama isang maigsi paglalarawan ng paksa. Kung ang paghahanda ng iyong memorandum sa pamamagitan ng email, ang heading na ito ay malamang na nasa lugar para sa iyo. Kung mag-type ng iyong memo, ilagay ang lahat ng impormasyong ito sa tuktok ng memo, nakahanay sa kaliwa.
Ilagay ang tanong sa linya ng paksa. Kung ang tanong na iyong tinutugunan ay sobrang mahaba, paikliin ito sa pamamagitan ng pagpapaikli nito sa isang parirala ng dalawa o tatlong makabuluhang salita. Kung plano mong tugunan ang higit sa isang tanong sa iyong memorandum, ilista ang paksa ng mga tanong, na sinusundan ng "Q & A" upang alertuhan ang mga empleyado sa mga nilalaman ng memo. Sa pamamagitan ng paglalagay ng tanong na ito o ng Q & A notasyon sa linya ng paksa, ginagawang mas madali para sa mga empleyado na mahanap ang memo kung kailangan nila upang irepaso ito mamaya.
Sagutin ang tanong o tanong nang malinaw pa. Gusto ng mga empleyado ang mga sagot sa kanilang mga tanong, hindi masigasig na pag-uusap. Sa pamamagitan ng pagpapanatiling malinaw at maikli ang iyong sagot, maaari mong dagdagan ang posibilidad na maunawaan ng mga mambabasa ang sagot at epektibong tumugon dito.
Sabihin sa mga empleyado na dapat silang makipag-ugnay kung kailangan nila ng karagdagang impormasyon. Kung nais mong i-clear ang anumang kalituhan tungkol sa mga katanungan sa iyong sarili, hilingin sa kanila na makipag-usap sa iyo. Kung may ibang departamento sa loob ng iyong negosyo na magiging mas mahusay-angkop sa pagsagot sa mga tanong tungkol sa paksa, sabihin sa iyong mga empleyado na i-reference ang isang partikular na indibidwal sa loob ng kagawaran na ito, at isama ang impormasyon ng contact ng indibidwal na ito.
