Kapag naghahanap ng trabaho, ang isang reference na sulat mula sa dating employer ay maaaring makatulong sa pagpapatunay ng mga kakayahan, kwalipikasyon at karanasan ng kandidato. Gayunpaman, ang takot sa mga legal na pag-angkin at mahal na paglilitis ay pumipigil sa mga employer na mabigyan ng mga sanggunian para sa mga natapos na empleyado. Samakatuwid, ang pagsusulat ng isang liham na sanggunian ay may maingat na pag-iingat.
Makipag-ugnay sa iyong departamento ng human resources tungkol sa patakaran ng kumpanya para sa mga sulat ng sanggunian para sa mga dating empleyado. Maraming mga tagapag-empleyo ang may mga patakaran tungkol sa mga sanggunian na lumilikha ng potensyal na pananagutan sa mga paghahabol na isinampa ng alinman sa kasunod na mga employer o ng dating empleyado. Pag-aralan ang batas ng iyong estado sa kaligtasan sa pag-empleyo na nauukol sa mga sulat ng sanggunian para sa mga dating empleyado. Gusto ng mga prospective employer na makakuha ng tapat at kumpletong mga sanggunian tungkol sa kasaysayan ng trabaho ng isang kandidato; gayunpaman, mahirap ang pagkuha ng impormasyon mula sa mga dating employer na nag-aalala tungkol sa mga legal na pag-uugali at mga potensyal na pag-angkin mula sa mga empleyado na may mas mababa kaysa sa mga talaan ng trabaho sa bituin.
Suriin ang file ng tauhan ng dating empleyado upang matukoy ang dahilan kung bakit siya umalis sa kumpanya. Ang dahilan ng pagwawakas ay maaari ring maging isang isyu habang ikaw ay nagtatayo ng isang sulat na sanggunian. Tandaan na ang taong pinapatnubayan mo sa sulat ay maaaring magtanong kung ang dating empleyado ay karapat-dapat para sa rehire o kung nagbigay siya ng sapat na abiso ng pagbibitiw.Kung sinunod niya ang patakaran ng kumpanya o protocol para sa pagpapalabas ng kanyang pagbibitiw, ang mga ito ay mga isyu sa pagtatalo, at malamang na sumulong ka upang makapagsulat.
Makuha ang buong pangalan at pamagat ng addressee. Kung sakaling hilingin sa iyo ng empleyado na sumulat ng isang pangkaraniwang sanggunian ng sulat na tinutugunan "kung kanino ito ay maaaring alalahanin," ipaliwanag ang mga limitasyon ng gayong liham. Sabihin sa kanya na mas gusto mong magsulat ng isang liham sa isang partikular na indibidwal o kumpanya upang magkaroon ka ng rekord ng kung paano ginagamit ang reference letter at para sa kung anong layunin Ang isang pangkaraniwang liham na sanggunian ay dapat maglaman ng mahigpit na impormasyon sa katotohanan, limitado sa mga petsa ng trabaho, pamagat ng trabaho at sahod Ang mga ito ay mga pangunahing katotohanan tungkol sa pagtatrabaho na ipagkakaloob sa panahon ng anumang pagpapatunay ng pagtatrabaho. hiniling na magsulat ng isang pangkaraniwang sulat ng sanggunian, iwasan ang pagbibigay ng higit pang impormasyon kaysa sa kung ano ang kadalasang isasama sa isang karaniwang pagpapatunay sa pagtatrabaho.
Magbalangkas ng sangguniang sulat kaysa sa naglalaman ng impormasyon sa totoo, tulad ng mga petsa ng trabaho, pamagat ng trabaho, isang maikling paglalarawan ng mga tungkulin at mga responsibilidad at, kung hiniling, simula at pagtatapos ng suweldo. I-double-check ang file ng tauhan ng empleyado upang matiyak na nagbibigay ka ng tumpak na impormasyon at suriin ang iyong draft sa human resources manager, kung kinakailangan. Kung nagsusulat ka ng liham na naglalaman ng higit pang impormasyon tungkol sa pagganap ng empleyado, limitahan ang impormasyong iyong ibibigay kung ang empleyado ay karapat-dapat para sa rehire. Kung ang dating empleyado ay isang modelo ng empleyado nang walang anumang mga isyu sa pagganap sa panahon ng kanyang trabaho, bumuo ng reference sa isang paraan na sumasalamin na hangga't mayroon kang mga review ng pagganap upang i-back up ito.
