Isipin ang isang kapaligiran sa trabaho kung saan wala kang patnubay kung paano makipag-usap nang epektibo sa iyong mga kasamahan at walang mga patakaran kung ano ang sasabihin sa labas ng mundo. Hindi mukhang tulad ng negosyo na magiging matagumpay, hindi ba? Ang paraan ng pakikipag-ugnayan ng isang organisasyon sa mga nasa loob nito at ang mga nasa labas nito ay mahalaga sa tagumpay nito. Ang mga patakaran at patnubay ng komunikasyon ay tumutulong sa mga empleyado na ibahagi ang impormasyon upang epektibong gawin ang kanilang mga trabaho at suportahan ang imahen ng organisasyon sa labas.
Tungkulin ng Panloob na Komunikasyon
Ang panloob na komunikasyon ay nangyayari kapag ang isang negosyo ay namamahagi ng impormasyon sa loob mismo nito sa mga tauhan nito. Ang mga kompanya ay maaaring makipag-usap sa loob ng sulat sa pamamagitan ng mga email at memo o sa salita sa mga pulong at kumperensya. Ang pangunahing layunin ng panloob na komunikasyon ay upang kilalanin at ibahagi ang mga layunin ng kumpanya. Mahalagang malaman ng mga empleyado kung ano ang kanilang ginagawa. Ang mga layunin ay maaaring maging kumpanya, departamento o indibidwal. Anuman, alam kung ano ang kanilang layunin sa trabaho ay tumutulong sa mga empleyado na manatili sa track.
Ang paglikha ng isang mas mahusay na kapaligiran sa trabaho ay isa pang dahilan kung bakit mahalaga ang panloob na komunikasyon. Sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa loob ng kumpanya tungkol sa mga pagbabago sa organisasyon, mga numero ng benta at mga isyu sa human resources, ang mga negosyo ay maaaring lumikha ng mga transparent at epektibong mga kapaligiran sa trabaho kung saan ang mga empleyado ay umunlad. Nakakatulong ito upang mabawasan ang mga rate ng pagbabalik ng puhunan, makaakit ng bagong talento at taasan ang kasiyahan ng empleyado. Ang mga negosyo ay maaari ring huminto sa mga alingawngaw ng kumpanya bago sila magsimula sa pamamagitan ng pagtiyak na sila ay nakikipag-usap nang hayagan at regular sa kanilang mga empleyado.
Ang panloob na komunikasyon ay tumutulong sa mga negosyo na manatili sa tatak at panatilihin ang kontrol ng mensahe. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang malakas na tatak ng pangako na nakipag-ugnayan sa loob, ang mga empleyado ay may isang mas mahusay na hawakan sa pakikipag-usap sa mga customer at iba pang mga panlabas na partido. Sa komunikasyon na humahantong sa mga malinaw na layunin at mahusay na sinanay na kawani, ang mga negosyo ay may mas mahusay na pagkakataon na tiyakin na ang mga pakikipag-ugnayan ng customer ay positibo.
Layunin ng Panlabas na Komunikasyon
Ang panlabas na komunikasyon ay nangyayari kapag ang isang negosyo ay nagpapalit ng impormasyon sa mga customer, prospect, kasosyo, supplier, mamumuhunan at iba pang mga stakeholder sa labas ng kumpanya. Mahalaga na ang organisasyon ay nagpapatupad ng mga polisiya na nag-uutos sa mga empleyado kung anong uri ng impormasyong ibabahagi sa labas ng kumpanya, kung sino ang magbabahagi nito at kung paano ito ibabahagi.
Ang pagkakaroon ng mga alituntunin tungkol sa kung anong uri ng impormasyon na ibabahagi kung aling partido ang mahalaga upang ang ilang impormasyon ay hindi mahuhulog sa maling mga kamay o gumawa ng mga problema para sa kumpanya. Halimbawa, kung ang isang kumpanya ay bumubuo ng isang bagong produkto na magbabago nang lubusan sa merkado, kritikal na hindi magbahagi ng mga tiyak na detalye ng produktong iyon sa mga kakumpitensya bago nito ilabas. Gayunpaman, maaaring naisin ng kumpanya na sabihin sa kanilang mga pinahahalagahang customer, mamumuhunan at kasosyo tungkol sa produkto bago ang sinumang iba pa.
Ang pagkontrol ng negatibong impormasyon tungkol sa kumpanya ay isa sa mga dahilan na ang epektibong panlabas na komunikasyon ay napakahalaga. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng isang diskarte sa lugar, mga organisasyon ay maaaring umabot sa mga panlabas na mga parokyano at talakayin ang mga isyu sa kamay. Kung ang isang kumpanya ay pakikitungo sa isang kalamidad sa PR, halimbawa, ang pagkakaroon ng isang plano upang makipag-usap sa media at mga customer ay isang mahalagang bahagi ng paghawak ng sitwasyon.
Pagtitiyak ng Pinag-isang Mensahe sa Panloob at Panlabas
Para sa isang negosyo na maging matagumpay, ang panloob at panlabas na komunikasyon ay kailangang magtulungan upang matugunan ang mga layunin ng kumpanya. Halimbawa, kung ang kumpanya ay nagbabahagi ng magkakasalungat na impormasyon sa mga empleyado nito at sa mga namumuhunan nito, maaari silang makitungo sa ilang malungkot at di-mapagpahirap na mga stakeholder, na maaaring humantong sa mas malaking isyu.
Kailangan ng mga negosyo na tingnan ang parehong panloob at panlabas na madla na magkasama upang magkaroon ng isang pinag-isang patakaran sa komunikasyon. Halimbawa, kung ang isang kumpanya ay bumubuo ng isang tatak ng mensahe, ito ay mahalaga upang lumikha ng mga punto ng pakikipag-usap para sa parehong panloob at panlabas na paggamit magkasama. Sa ganoong paraan, ang kumpanya ay maaaring bumuo ng messaging na apila sa kanilang mga empleyado at motivates sa kanila upang gawin ang kanilang mga trabaho, bilang karagdagan sa impormasyon na entices ang kanilang mga customer at mga kasosyo. Kung ang pagmemensahe na iyon ay hiwalay na binuo, maaaring magkakaroon ng magkasalungat na mga ideya o iba't ibang mga termino na nakalilito pareho sa loob at labas.
