Ang pang-unawa ng publiko sa isang kumpanya o ahensiya ay maaaring maapektuhan nang malaki sa pamamagitan ng panlabas na komunikasyon nito, samantalang ang kasiyahan sa trabaho ng mga empleyado ng kumpanya ay nakasalalay sa bahagi sa panloob na komunikasyon nito. Ang pagsasagawa ng isang epektibong mensahe o komunikasyon na kampanya ay nagsisimula sa isang pagsusuri ng maraming mga kadahilanan.
Pagsagot sa Pangunahing Tanong
Sa isang mundo kung saan ang mga tao ay nalulungkot sa libu-libong mga mensahe sa bawat araw, ang kanilang pangunahing tanong ay kadalasang "Bakit dapat akong mag-ingat?" O "Ano ang nasa para sa akin?" Ang epektibong komunikasyon ay ginagawang malinaw ang sagot sa mambabasa o tagapakinig. Tanungin ang iyong sarili kung anong impormasyon ang magiging pinakamahalaga sa iyo kung ikaw ay isang miyembro ng tagapakinig at tiyaking ang iyong mga materyales ay naghahatid ng mga detalyeng ito. Bigyang-diin ang mga benepisyo sa simula ng iyong mensahe o mga materyales bago magdagdag ng hindi gaanong mahalagang impormasyon.
Simplification
Ang pagpapanatiling diretso sa iyong komunikasyon ay nagdaragdag ng posibilidad na ito ay magiging epektibo. Target ang ika-anim hanggang ika-walong grado na antas ng pagbabasa para sa mga nakasulat na materyales. Iwasan ang paggamit ng mga acronym, mga tuntunin ng regulasyon o hindi maintindihang pag-uusap. Tanggalin ang mga salita kung ang isang karaniwang tao na tumigil sa kalye ay hindi alam ang kahulugan nito. Kapag naghahanda ng mga nakasulat na materyales, panatilihing maikli ang mga pangungusap at magbuwag ng kopya na may mga heading at graphics. Ang isang pahina na puno ng teksto ay hindi sumasamo sa mga potensyal na mambabasa.
Paraan
Gawing magagamit ang impormasyon sa mga customer at empleyado sa pamamagitan ng iba't ibang mga format. Maaaring gamitin ang mga pahayag ng balita, mga text message at e-mail upang makipag-usap ng kagyat na impormasyon, habang ang mga newsletter ay maaaring maging angkop na pagpili para sa nilalaman na mas kaunting oras-sensitibo. Ang isang website ay mahalaga para sa komunikasyon sa mga panlabas na madla, at isang mahusay na organisadong Intranet na nagpapakita ng nilalaman ng balita at praktikal na mapagkukunan ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa mga empleyado. Ang pagsasama ng mga pagtatanghal ng video ay nagpapahintulot sa iyo na mag-apela sa mga visual na mag-aaral at nag-aalok ng mga bagong pananaw o mga detalye. Ang paghawak ng mga pulong sa mga empleyado o pampublikong nag-aalok ng pakikipag-ugnayan sa mukha nang harapan na maaaring magtatag ng katotohanan at pakiramdam ang mga madla na pinapahalagahan.
Kapanahunan
Ang impormasyon na kailangang malaman ng iyong mga customer ay kailangang ipaalam sa lalong madaling panahon. Kapag natututo ang iyong madla ng impormasyon mula sa media sa halip na direkta mula sa iyong samahan, maaaring magkaroon ng pang-unawa na inilaan mo upang itago ang impormasyon o hindi mo talagang pinapahalagahan ang iyong madla. Ang mga kontrol ng Centers for Disease ay nakasaad sa kanyang handbook ng komunikasyon sa krisis na dalawa sa mga pinaka-seryosong pagkakamali na maaaring gawin ng isang organisasyon kapag nakikipag-usap sa mga stakeholder ay nagbibigay ng impormasyon na masyadong maliit at huli o nakararating bilang arogante at hindi pinahahalagahan ang mga stakeholder. Ang mga salitang ito ay summed up sa isang slogan ng ahensya: "Maging Una. Maging tama. Maging hindi kapani-paniwala."
Transparency and Frequency
Ang mga empleyado at ang publiko ay madalas na kahina-hinala sa mga korporasyon at mga ahensya ng gobyerno, ngunit maaari kang magtiwala sa pamamagitan ng pagtaas ng transparency ng iyong mga mensahe. Ang mga executive ay dapat na darating na may masamang balita at handang ipahayag ang ikinalulungkot na nadarama nila tungkol sa mga mahirap na kalagayan. Ang pagbabahagi ng pangangatwiran sa likod ng mahihirap na desisyon ay maaari ring bumuo ng pag-unawa.
"Kapag inihayag mo ang nakakapinsala na impormasyon na hindi mo kailangang ihayag, kumita ka ng isang reputasyon para sa transparency," sabi ni Peter Sandmann, isang dalubhasa sa panganib na komunikasyon at corporate consultant. "Sinisimulan ng mga tao na kapag gumawa ka ng mali, sinasabi mo ito; Sinusunod nito na kapag hindi mo sinasabi ito, wala kang nagawa na mali."
Ang mga kostumer at empleyado ay hindi dapat makarinig mula sa iyo kapag ang balita ay masama.Ang isang buwanang newsletter o quarterly na mga pulong ay maaaring ipaalam sa mga empleyado tungkol sa mga aktibidad ng kumpanya, habang ang mga artikulo sa website ng kumpanya at opt-in na mga e-mail ay nagpapanatili ng mga customer sa loop.
