Hindi maaaring tanggapin ng mga organisasyon ang bawat panukala na natatanggap nila, at samakatuwid ay kailangang magsulat ng mga titik upang ipaalam sa mga negosyo na tinatanggihan nila ang kanilang mga panukala. Madalas itong hawakan sa pamamagitan ng email. Ang kumpanya na tinatanggihan ang mga panukala ay lumilikha ng isang liham at nag-e-email ito sa mga angkop na negosyo. Anumang oras ng isang kumpanya writes isang pagtanggi sulat, ito ay dapat isaalang-alang ang ilang mga pangunahing mga punto, kabilang ang pagsunod sa mga sulat diplomatiko, taos-puso at maikling.
Gumamit ng linya ng paksa. Kapag sumulat ka ng isang email, may isang pagpipilian ng pagpuno sa isang paksa sa linya ng paksa. Kapag sumulat ng isang panukala na pagtanggi ng sulat, gamitin ang linya ng paksa upang ipaalam sa tao kung ano ang email ay tungkol sa. Hindi ito dapat maglaman ng mga salitang "Pagtatanggol sa Proposisyon" ngunit maaaring sabihin ang isang bagay tulad ng "Sa Tugon sa Iyong Panukala."
Panatilihin ang simpleng pag-format. Huwag gumamit ng mga uri ng fancy font o anumang uri ng espesyal na pag-format. Gamitin ang karaniwang pag-format na karamihan sa mga email ay may at panatilihin ang mga salita na mapula sa kaliwang margin.
Talakayin ang email. Simulan ang email sa pamamagitan ng pagtugon dito sa contact person na nagsulat ng orihinal na panukala. Kung walang isang partikular na contact person na nakalista sa panukala, tawagan ito sa departamento ng human resources ng kumpanya.
Sabihin ang layunin ng email. Maging malinaw, direkta at diplomatiko kapag sinimulan mo ang liham. Ipaalam sa mambabasa na sinusulat mo ang liham na ito upang ikinalulungkot ipaalam sa kanya na tinanggihan ng iyong kumpanya ang panukala na isinumite niya o ng kanyang kumpanya. Tiyaking isama ang pangalan ng iyong kumpanya at ang layunin ng orihinal na panukala.
Isama ang isang dahilan. Ang isang sulat ng pagtanggi ay dapat na taos-puso at taos-puso. Dahil dito, ang karamihan sa mga negosyo ay may kasamang dahilan na nagpapaliwanag kung bakit tinatanggihan nila ang panukala. Ang mga kadahilanan ay nag-iiba para sa pagtanggi sa panukala, ngunit karaniwang nakaugnay sa mga gastos.
Mag-alok ng mga positibong hangarin sa mambabasa.Ipaalam sa mambabasa na nais mo siya at ang kanyang negosyo sa hinaharap at mag-imbita sa kanya na mag-alok ng mga panukala para sa mga proyekto sa hinaharap na maaaring mayroon ang iyong kumpanya.
Mag-sign sa sulat. Sa dulo ng email, lagdaan ang titik na "Taos-puso" na sinusundan ng iyong pangalan at pamagat.
Mga Tip
-
Laging siguraduhing i-proofread ang mga titik ng negosyo bago ipadala ang mga ito. Huwag sabihin negatibong mga bagay tungkol sa kumpanya, sa halip subukan upang panatilihin ang mga sulat na positibo.
