Ang kumpidensyal na impormasyon ay anumang piraso ng data na nais mong mapanatiling pribado, maging para sa negosyo o personal na mga dahilan. Kung magpadala ka ng kumpidensyal na impormasyon sa ibang partido, ito ay isang mapanganib na pagkilos. Dapat mong secure ang kumpidensyal na mensahe tulad ng iyong pinoprotektahan ang anumang bagay na sa tingin mo ay may mataas na halaga.
Mga karaniwang sitwasyon
Ang mga negosyo ay karaniwang nagpapadala ng kumpidensyal na impormasyon sa iba pang mga kasosyo sa negosyo o mga kasamahan tungkol sa mga proyektong pang-lihim. Ang isang halimbawa ay kung ang isang kumpanya ay isinasaalang-alang ang pagsama-sama sa isa pa, kailangang makipag-usap ang ipinanukalang plano at hindi nais ang kakumpitensya na makilala lamang. Ang isa pang karaniwang sitwasyon kung saan ang isang partido ay kailangang magpadala ng kumpidensyal na impormasyon ay kung nais ng isang manunulat ng pelikula na magpadala ng isang hindi na-rewriter na script sa isang direktor. Ang isang tagapag-empleyo ay maaaring magpadala ng kumpidensyal na alok sa trabaho sa isang kandidato, o maaaring humiling ang kandidato na panatilihing pribado ang kanyang aplikasyon. Sa lahat ng tatlong mga kaso, ito ay matalino upang bumuo ng isang liham sulat na kumpidensyalidad bilang isang paunang salita sa impormasyon nakapaloob.
Bakit isang Sulat ng Cover?
Kapag nagpadala ka ng kumpidensyal na impormasyon, kung sa pamamagitan ng email o koreo, ipagsapalaran mo ito na naharang ng mga hindi awtorisadong third party. Ngunit kahit na ang impormasyon ay nakarating sa ligtas na tagatanggap nito, namamalagi ka pa rin ang kawalang kabuluhan sa bahagi ng tinukoy na tatanggap pagdating sa pamamahala ng impormasyon at pagpapanatiling pribado. Maaari mong i-minimize ang panganib sa pamamagitan ng pagsulat ng isang cover letter na nagpapatibay sa iyong pagnanais para sa kumpletong pagiging kumpidensyal.
Ano ang Dapat Isama
Ang isa sa mga unang item na isama sa isang pabalat na sulat ay ang label na "Kumpedensyal" o "Personal at Kumpedensyal" na naka-print sa naka-bold, naka-capitalize na titik sa tuktok o nang direkta sa itaas ng katawan ng sulat. Paalalahanan ang tatanggap sa mga pangkalahatang tuntunin kung ano ang tinutukoy ng komunikasyon, tulad ng "talakayan na kamakailan naming nauugnay sa Project X." Ipinaliwanag nang malinaw na ang lahat ng nilalaman ng kung ano ang babasahin ng tatanggap ay gaganapin sa kumpletong pagiging kompidensiyal - walang partido dapat itong tingnan maliban kung tahasang pinangalanan ang mga tatanggap.
Iba Pang Pagsasaalang-alang
Bago ka magpadala ng kompidensyal na dokumento sa ibang partido sa ilang mga pangyayari, mahusay na makuha ang taong magrerepaso at mag-sign ng isang kasunduan na walang katibayan (NDA) - lalo na kung ito ay lubhang kumpidensyal na data. Tinutukoy ng NDA kung ano ang kasama kapag tinutukoy mo ang kumpidensyal na impormasyon, ang mga obligasyon ng tatanggap at anumang tukoy na takdang panahon para mapanatiling pribado ang impormasyon. Muling patibayin ang mga pangunahing tuntunin ng iyong kasunduan sa pagtatalo sa iyong cover letter. Dapat mo ring isama ang isang kopya ng naka-sign na NDA nang direkta sa likod ng cover letter pati na rin.
