Ang paghawak sa mga reklamo sa customer ay isang mahalagang bahagi ng anumang negosyo; ang paraan kung saan hinarap ang reklamo ay maaaring mangahulugan ng pagkakaiba sa pagitan ng malaking kita at pagkalugi dahil sa kawalang kasiyahan ng customer. Ang kawalang kasiyahan ng customer sa pagsingil, presyo, oras ng pagtugon, tauhan, dokumentasyon o isang produkto o serbisyo ay karaniwang mga uri ng mga reklamo. Ang mga reklamo ay maaaring lehitimo, pinagrabe o kahit na hindi totoo. Maaaring malutas ng mga negosyo ang mga problema at matiyak ang hinaharap na negosyo sa isang customer sa pamamagitan ng paglutas ng mga problema sa parehong epektibo at mahusay.
Makinig sa reklamo sa customer nang hindi nakakaabala. Bigyan mo siya ng iyong buong at walang humpay na pansin. Kapag natapos na siya, magtanong kung may iba pang impormasyon na dapat mong malaman; pagkatapos ay pasalamatan siya sa pag-uulat ng reklamo.
Sumang-ayon sa customer na umiiral ang isang problema. Huwag sumang-ayon o magtalo.
Humingi ng paumanhin para sa problema at siguruhin ang customer na gagana mo upang malutas ang problema sa lalong madaling panahon.
Lutasin ang problema sa abot ng iyong kakayahan sa loob ng mga alituntunin na itinakda ng iyong kumpanya o organisasyon. Kung kinakailangan, magbigay ng isang alternatibong solusyon hanggang sa ang customer ay nasiyahan. Kung ang problema ay kukuha ng higit sa ilang minuto upang malutas, ganap na ipaliwanag ang mga pamamaraan o mga hakbang na kailangan upang malutas ang problema. Gustong malaman ng mga kostumer na ang kanilang mga problema ay malulutas sa isang makatwirang panahon, kung ang reklamo ay hindi mapangasiwaan kaagad.
Tiyakin ang customer na nais mong tiyakin na ang parehong problema ay hindi mangyayari muli sa sinumang iba pa. Mas gusto ng mga customer na bumalik sa isang negosyo na may malulutas na problema sa epektibong paraan; ang mga customer ay may higit na pagpapaubaya para sa mahihirap na serbisyo kaysa sa mahihirap na pagbawi.
Manatiling napapaalalahanan tungkol sa resolusyon ng problema sa pamamagitan ng pakikipag-ugnay sa mga kagawaran na nagtatrabaho upang malunasan ang isyu. Kung ang solusyon ay mangangailangan ng isang multi-step na proseso, tiyakin na ang lahat ng mga kagawaran o mga tao ay nagtatrabaho nang magkasama upang malutas ang problema sa isang makatwirang frame ng oras.
Ipagbigay alam sa customer ang solusyon ng problema. Ipaalam sa kanya ang tungkol sa pag-unlad, pakinggang mabuti sa kanyang mga alalahanin at tiyakin sa kanya na ang problema ay nasa paraan na maayos.
Sundin ang mga customer upang matiyak na ang lahat ng mga tamang hakbang ay kinuha upang masundan ang problema. Salamat sa customer para sa kanyang patuloy na pagtataguyod.
Mga Tip
-
Ang ilang mga reklamo sa serbisyo sa customer ay maaaring malutas sa isang pagbisita o isang tawag sa telepono. Ang mga mahahabang isyu ay dapat masubaybayan at susuriin upang matiyak na ang pag-unlad ay ginawa. Ang ilang mga solusyon ay hindi nangangailangan ng matagal na pakikipag-ugnayan sa customer.
