Kung nagpapatakbo ka ng isang kawanggawa, ibinabato ang taunang piyesta opisyal o nagsisimula ng isang bagong programa sa pagsasanay at nangangailangan ng isang consultant, ang mga titik ng paghingi ay isang pangunahing instrumento para sa pag-akit ng tulong. Ang mga sulat ng paghingi ng negosyo ay dapat na itinuturo at maigsi, na naglalaman ng lahat ng mahalagang impormasyon na kailangan ng iyong tatanggap na gumawa ng isang desisyon at kumilos. Bukod pa rito, kakailanganin mong malaman ang batas na pang-aalala sa iyong lugar upang matiyak na ang lahat ay aboveboard.
Kilalanin ang layunin ng iyong sulat. Nag-aalala ka ba ng mga donasyon o naghahanap ng isang quote para sa isang trabaho sa kontrata? Ang mga liham ng paghingi ay karaniwang ginagamit ng mga entity tulad ng mga organisasyon ng kawanggawa na naghahanap ng mga donasyon o mga negosyo na naghahanap ng mga panipi mula sa mga potensyal na provider para sa isang partikular na kaganapan, inisyatiba o programa. Gumawa ng komprehensibong listahan ng mga naaangkop na entity na nais mong ipadala ang sulat, at tiyakin na natutugunan nila ang pamantayan para sa mga serbisyong iyong hinahanap.
Balangkasin ang mga detalye na may kinalaman. Upang makuha ang pinakamahusay na tugon, ang iyong sulat ay dapat na magsama ng mga tukoy na sanggunian sa mga serbisyong iyong hinahanap. Kabilang sa mga detalyeng ito ang petsa at oras ng kaganapan o proyekto, at kinakailangan ang mga gawain. Ang sulat ay dapat ding malinaw na humingi ng isang quote ng presyo mula sa tatanggap upang maisagawa ang hiniling na mga gawain. Kung ito ay para sa isang pagsisikap na nagpapalaki ng pondo para sa isang kawanggawa na organisasyon, maging maliwanag tungkol sa katotohanang ikaw ay humihingi ng pera. Dapat mo ring ilarawan ang minimum o karaniwang donasyon na iyong inaasahan. Kung wala kang pinakamababang donasyon, maaari mo ring isama ang impormasyong iyon.
Magdagdag ng mga benepisyo. Sabihin sa nilalang, sa sulat, kung anong mga benepisyo ang makukuha niya mula sa kanyang paglahok sa iyong pagsisikap. Ang mga benepisyo ay maaaring magsama ng ilang porma ng publisidad para sa kanyang negosyo o organisasyon, o pagkilala ng publiko sa kanyang mga gawa. Isama kung anong uri ng publisidad na ito, kung saan ito lilitaw at para sa kung anu-anong frame.
Gawing malinaw ang prosa. Ang nilalaman at estilo ng liham ay dapat na malinaw, maigsi at magalang. Iwasan ang mabulaklak na wika at mahirap na pangungusap at istraktura ng talata. Igalang ang katotohanan na ang iyong nilalayon na madla ay abala at gusto mong basahin sa pamamagitan ng materyal na may kahusayan at kadalian.
Magkaroon ng kamalayan sa mga lokal na batas sa paghingi ng paumanhin. Maraming mga estado ang may mga batas patungkol sa pangangalap ng negosyo o pera. Halimbawa, ang isang kawanggawa na organisasyon ay maaaring kailanganin upang magparehistro nang pormal sa estado bago maipamahagi ang mga titik ng ganitong uri. Ang mainam na pag-aaruga sa mga bagay na ito ay hindi lamang makukuha ang iyong proyekto sa legal na pag-uusapan kundi i-save din mo ang malaking pananakit ng ulo sa mga opisyal ng estado at lokal. Magsimula sa opisina ng iyong comptrollers ng estado upang alamin ang iyong mga karapatan at responsibilidad.
