Ang pagsulat ng mga titik ng negosyo ay maaaring nakakalito. Umupo ka upang mag-alis ng isang mabilis na titik at boom, ikaw ay stumped karapatan sa pagbati. Ang pagsulat sa isang tao ay may sapat na mga isyu kung hindi mo alam ang pangalan o kasarian ng tao. Kapag nagdagdag ka ng ilang mga tao, ang mga tanong ay dumami. Ilang mga tao ang sinusulat mo? Dalawa, tatlo o isang pulutong? Alam mo ba ang mga ito sa pangalan? Sila ba ang iyong mga malapit na pals, o ang mga kakilala? Sa kabutihang palad, may mga patakaran at alituntunin para sa lahat ng mga sitwasyong ito.
Sumulat sa Dalawang o Tatlo
Kung sumusulat ka sa dalawa o tatlong, ito ay isang madaling sagot: Isulat lang ang kanilang mga pangalan. Kung alam mo ang mga ito nang maayos at nasa batayan ng unang pangalan, maaari mong gamitin ang kanilang mga unang pangalan, gaya ng "Dear Will, Kiersten and Pat."
Kung hindi mo alam ang mga ito nang maayos, o hindi ka sigurado kung ang mga unang pangalan ay angkop, gamitin ang higit pang pormalidad: "Mahal na Mr Sothers, Ms Thompson at Ms Crump." Sa pangkalahatan, hindi ka magkasala dahil sa pagiging masyadong pormal, ngunit ang mga kilay ay babangon kung ikaw ay masyadong impormal.
Pagsusulat sa isang Grupo
Kapag sumulat ka sa higit sa tatlong tao, ang pagbabaybay sa mga pangalan ay mukhang masalimuot. Ang mga tao ay madalas na pakiramdam na parang isa lamang sila sa isang mahabang listahan. Mas mahusay na gumamit ng term sa grupo tulad ng "Minamahal na Koponan" o "Mga Minamahal na Kasamahan." Nakakatawa kung paano ang pagbabaybay ng mga pangalan ng grupo ay maaaring makaramdam sa kanila na tulad ng isa sa karamihan ng tao, ngunit ang "Minamahal na Koponan" ay nagpapasaya sa kanila tulad ng pagmamay-ari ng grupo; bahagi sila ng koponan. "Mga Minamahal na Kasamahan," ang sabi mo ay itinuturing mong karapat-dapat na maging isang kasamahan, isang pantay at isang nagkakahalaga na kalahok.
Gayunpaman, huwag gamitin ang "Dear Colleagues" kapag sumulat sa mga taong senior sa iyo. Technically, sila ang iyong mga superiors, hindi ang iyong mga kasamahan. Ngunit kung nasa koponan rin sila, ang "Mahal na Koponan" ay gagana nang maayos.
Paano Pangalan ng Mga Pangalan
Sumulat sa mga tao sa pangalan kung posible. Halimbawa, kung maraming tao ang sumulat sa iyo tungkol sa isang paksa at nais mong isulat muli, magsikap na hanapin at gamitin ang kanilang mga pangalan. Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang trabaho, o ikaw ay nasa ibang sitwasyon kung saan nais mong mapabilib ang isang tao, ang paghahanap ng mga pangalan ay nagpapakita na gagawin mo ang dagdag na pagsisikap sa iyong trabaho, masyadong, kung tinanggap. Alam mo ba ang isang tao sa kumpanya na maaaring malaman ang mga pangalan ng mga kawani ng human resources na nasasangkot?
Ang isa pang ideya ay upang pumunta sa website ng samahan at makita kung ang direktor o tagapamahala ng departamento ay nakalista. Kung iyan ang tanging pangalan na nakikita mo, maaari mong tugunan ang sulat bilang: "Mahal na Mr. Burns at Mga Kasamahan" o "Minamahal na Mr Burns at Mga Miyembro ng Selection Committee." Kung hindi mo mahanap ang mga tukoy na pangalan, ang pagsusulat ng "Mga Minamahal na Miyembro ng Piniliang Komite" ay magagawa lang. Habang maaari mong isulat, "Minamahal na Pinili ng Komite," pagdaragdag ng "mga miyembro ng" ay nagbibigay ng isang espesyal na ugnayan. Kinikilala ng "Mga Miyembro" na nakikita mo sila bilang mga indibidwal, hindi lamang bilang isang malaking hindi nakikilalang komite.
Pagkuha ng Paikot na Kasarian
Sa mga pangalan tulad nina John, Maryann, Wayne at Daisy, madaling sabihin sa kanilang kasarian. Ang iba pang mga pangalan ay maaaring mapanatili ang iyong paghula, tulad ng Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew at Alex. Kung minsan ang kanilang spelling ay nagbibigay sa kanila ng malayo. Halimbawa, karaniwang si Adrian ay lalaki, samantalang Adrienne ay isang babae. Ngunit ang mga pangalan ay sumalungat sa karaniwang mga panuntunan ng pagbaybay, kaya kung hindi mo alam, huwag ipagpalagay.
Kung alam ng isang kakilala mo ang taong pinag-uusapan, maaari mong malaman. Gayundin, suriin ang website upang makita kung ang tao ay nakasulat tungkol sa at tinutukoy bilang siya. Ang pangkalahatang paghahanap sa internet para sa pangalan ay maaaring magbunga ng mga sagot, masyadong. Kung ang lahat ng hindi sumasagot sa tanong ng kasarian, katanggap-tanggap na isulat ang "Dear Chris Trainor."
Sa Kanino o Hindi
Habang ang "Kung Sino ang May Pag-aalala" ay tila matigas at napaka-pormal, ito ay isa pa ring tinatanggap na pagbati na gagamitin kapag wala kang anumang pahiwatig kung kanino ikaw ay sumusulat.
Sa kabilang panig, ang "Mga Mahal na Mahal" ay lipas na sa panahon. Ito ay isang grammar trap na isang tira mula sa mga araw kung kailan ang mga negosyo ay isang tao ng domain. Ang "Minamahal naming mga Sir" ay hindi nararapat sa araw na ito kapag ang iyong sulat ay maaring matanggap ng isang babae. "Mga Minamahal naming Pinuno o Madam" ang hindi bababa sa kumikilala na ang isang babae ay maaaring maging isang tatanggap, ngunit ito pa rin ang tunog luma. Una sa lahat, walang sinuman ang tinutugunan bilang ginoo o madam pa, maliban sa marahil sa pamamagitan ng kanilang mga mayordomo o tsuper. Kung wala kang mga pangalan at walang ideya tungkol sa kanilang kasarian, subukan ang ibang bagay, tulad ng "Pagbati" o "Hello." Ang mga tunog na ito ay magiliw at angkop sa kasarian.
Pag-uugali Matter sa Email, Masyadong
Sa lahat maliban sa mga pinaka-pormal na kaso, ito ay katanggap-tanggap na magpadala ng isang sulat ng email sa halip na ipadala ang sulat. Maraming mga pag-post ng trabaho ang iminumungkahi ng email reply. Ang email ay isang mas lundo na paraan ng komunikasyon, ngunit tulad ng sa isang pabalat sulat, ang mga patakaran ng grammar at etiquette pa rin mag-aplay. Ang mga pagkakamali at mga maling pagkakamali ay mapapansin at ikaw ay hahatulan ng mga ito.
Nalalapat ang parehong mga alituntunin kapag nagsusulat sa dalawa o tatlong tao o isang grupo. Gayunpaman, kapag nagpapadala ng isang email, mahalagang ilagay ang mga email address sa patlang ng "bcc" sa halip na field na "Upang". Maraming mga tao ang ayaw sa kanilang mga email address na maging kaalaman sa publiko, lalo na kapag napakadaling magpasa ng isang email na may impormasyon ng contact ng lahat sa plain sight. Ang "bcc," na kung saan ay nangangahulugang "bulag na kopya ng carbon," ay nangangahulugang makikita mo ang address ngunit ang ibang mga tatanggap ay hindi.
