Ang paghahanda at pagsusulat ng mga minuto ng mabuting pagpupulong ay mga kasanayan na maaaring makuha ng sinuman sa isang maliit na paghahanda at pansin sa detalye. Ang isang walang kinikilingan at tamang talaan ng mga pulong ay isang legal na kinakailangan para sa maraming mga negosyo. Kung sumulat ka ng mga minuto para sa isang negosyo, pampulitika, panlipunan o boluntaryong organisasyon, ang mga minuto ay magiging isang permanenteng bahagi ng kasaysayan ng samahan. Sa maraming mga kaso, ang mga minuto ay itinatago sa loob ng maraming taon, mga dekada at kung minsan ay mga siglo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Agenda
-
Listahan ng mga dadalo
-
Tape recorder
-
Kuwaderno
Dumating sa pulong nang maaga sa agenda ng pagpupulong, listahan ng mga dadalo at kagamitan na kailangan upang itala ang mga minuto. Pumili ng isang upuan malapit sa facilitator ng pagpupulong. Ang paglalagay ng malapit sa facilitator ng pagpupulong ay nagbibigay-daan sa iyo upang marinig ang mas mahusay at upang humingi ng mga paglilinaw nang madali.
Tanungin kung maaari mong gamitin ang isang tape recorder upang i-record ang audio transcript ng pulong. Kung gumawa ka ng mga tala sa isang computer, i-verify itong gumagana ng tama, at magkaroon ng isang papel na notebook at mga instrumento sa pagsusulat upang magamit bilang isang back up na paraan ng pagkuha ng tala kung sakaling nabigo ang computer.
Itala ang petsa at oras na tinatawag na pulong upang mag-order. Itala ang kakanyahan ng mga ulat ng mga opisyal at mga ulat ng komite. Karaniwan, ang mga buong ulat ay naka-attach sa mga minuto ng pulong. Magrekord ng mga galaw habang nagaganap ito. Isama ang ipinakilala sa bawat galaw, na nagpalipat sa paggalaw at kung naaprubahan ang kilos, na kilala bilang "dinala," o nabigo. Kung ang isang agenda item ay itinatakda - hindi kumilos sa panahon ng pulong ngunit gaganapin para sa ibang pagkakataon, tandaan kung sino ang nagpasimula ng paggalaw upang talahanayan ang item at sino ang pangalawa ang paggalaw. Mag-record ng mga anunsyo at ang mga petsa ng follow-up na mga pulong.
Hanapin o lumikha ng isang template ng pulong minuto. Ang iyong organisasyon ay maaaring magkaroon ng isang template ng pulong minuto. Kung hindi, maaari mong gamitin ang isa sa maraming mga template ng meeting minuto na magagamit online o lumikha ng iyong sariling template. Ang template ay nangangailangan ng heading, katawan at linya ng lagda. Kasama sa pamagat ang pangalan ng organisasyon at ang petsa, oras at lokasyon ng pulong.
Lumikha ng template ng katawan gamit ang agenda ng pulong bilang iyong gabay. Isama ang sumusunod na mga item sa bahaging iyon: mga istatistika ng pagdalo, pag-apruba ng huling minuto ng pagpupulong, mga ulat ng opisyal at komite, lumang negosyo, bagong negosyo, mga anunsyo at oras ng pag-aalsa.
Tiyakin na ang template ay may kasamang mga lagda ng mga linya at mga linya ng petsa para sa sekretarya at ng awtorisadong awtoridad.
Ihanda ang iyong mga minuto gamit ang template. Tanggalin ang labis na detalye. Itala kung ano ang napagpasyahan, na gagawin ang aksyon, kung kailan ito nararapat at kung paano malalaman ng samahan kung ang pagkilos ay nakumpleto. Matapos mong makumpleto ang iyong unang draft, suriin ang audio transcript ng pulong upang matiyak na nakuha mo ang lahat ng kailangan. Pagkatapos i-edit ang iyong mga minuto.
Ang mga minuto ay isang talaan ng mga aksyon na kinuha ng organisasyon. Ito ay hindi isang tala ng lahat ng sinabi, na isang transcript. Panatilihing propesyonal ang iyong mga minuto. Huwag isama ang iyong opinyon, paghatol o interpretasyon. Ang mga parirala na tulad ng "pinainit na debate" at "mahusay na komento" ay walang lugar sa mga minuto ng pulong ng propesyonal. Huwag isama ang mga galaw na na-withdraw.
Isama ang mga ulat ng opisyal at komite sa iyong mga nakumpletong minuto. Gawin ang kinakailangang bilang ng mga kopya. Kung maaari, ipamahagi ang mga pulong ng mga minuto bago ang susunod na pagpupulong upang ang mga pagdaragdag at / o mga pagwawasto ay maaring gawin nang mabilis.
Mga Tip
-
Lagyan ng check ang mga dadalo sa iyong listahan habang dumarating sa pulong. Magrekord ng mga kabutihan pati na rin ang mga alalahanin. I-verify nang wasto ang mga pangalan ng mga pangalan. Panatilihin ang isang backup na kopya ng iyong mga minuto. Huwag matakot na humiling ng paglilinaw.
