Ang sulat ng reklamo ay nagsisilbi bilang isang permanenteng rekord ng iyong karaingan sa isang indibidwal o organisasyon. Ang isang mahusay na nakasulat na liham ay malinaw na nagsasaad ng problema na iyong nakatagpo sa isang partikular na produkto o serbisyo at ang inaasahang resolusyon. Kapag isinulat ang iyong sulat, magpatibay ng isang tahimik at propesyonal na tono. Iwasan ang anumang mga banta, hindi pinahihalagahan na mga tono, pang-iinsulto o di-angkop na wika. Sa karamihan ng mga kaso, nagsusulat ka ng liham sa isang indibidwal na hindi mananagot sa iyong problema, ngunit maaaring makatulong sa paglutas nito.
I-address ang iyong sulat sa isang partikular na tao. Huwag gagamitin ang "Dear Sir" o "Kung Sino ang Maaaring mag-alala." Tawagan ang switchboard ng kumpanya at hilingin ang pangalan at pamagat ng naaangkop na tagapamahala. Kumpirmahin ang tamang spelling ng kanyang pangalan. Kung hindi mo makilala ang isang pangalan, gumamit ng naaangkop na pamagat tulad ng "Customer Service Manager."
Gamitin ang panulat at papel o ang draft na bersyon ng iyong programa sa pagpoproseso ng salita upang itala ang lahat ng mga detalye na may kinalaman sa iyong reklamo. Isama ang impormasyon tulad ng pangalan ng produkto at paglalarawan, numero ng order, pangalan ng tatak, numero ng modelo, presyo at petsa ng pagbili. Kopyahin ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa iyong reklamo. Basahing muli ang lahat ng impormasyon at tiyakin na ang iyong reklamo ay lehitimong.
Simulan ang sulat sa isang positibong tala. Gamitin ang unang talata upang talakayin ang ilang mga positibong aspeto ng samahan. Halimbawa, maaari mong banggitin ang iyong katapatan sa pangalan ng tatak o anumang partikular na pakikitungo sa mga tauhan ng kumpanya. Halimbawa, "Noong nakaraan, masaya ako sa pagbisita sa iyong tindahan. Marami sa mga nag-uugnay sa mga benta ang bumati sa akin sa pamamagitan ng pangalan at humiwalay sa kanilang paraan upang matiyak na nasiyahan ako sa aking mga pagbili."
Sabihin ang katangian ng iyong reklamo sa pangalawang talata. Isama ang lahat ng mga detalye na kailangang malaman ng mambabasa upang maproseso ang iyong reklamo. Halimbawa, "Sa ilalim ng mga kondisyon ng aking 30-araw na garantiya, binabalik ko ang monitor na binili ko noong Marso 7, 2011, para sa $ 373.89. Ang nakalakip ay isang kopya ng resibo." Huwag magpadala ng mga orihinal na kopya ng mga resibo o iba pang mga dokumento.
Gamitin ang ikatlong talata upang malinaw na sabihin ang iyong mga inaasahan. Halimbawa, "Dahil ang toaster ay hindi gumanap gaya ng ipinahiwatig ng tagalikha, inaasahan ko ang isang buong at kagyat na pagbabalik ng $ 47.83 kasama ang postage na binayaran ko para sa pagbabalik ng toaster. mula sa iyo, makikipag-ugnay ako sa Better Business Bureau."
Mga Tip
-
Isama ang iyong pangalan, address, numero ng telepono at e-mail address. Isulat ang maikling talata at panatilihin ang haba ng sulat sa isang pahina. Magtanong sa isang pinagkakatiwalaang kaibigan o kamag-anak sa pag-proofread ang iyong sulat. Bilang karagdagan sa pag-check ng mga spelling at grammatical na mga pagkakamali, dapat niyang tiyakin na angkop ang tono ng sulat.
